Создание представления портфеля с помощью сводного отчёта по таблицам

Применить к

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Вы можете обобщать сводные данные из нескольких таблиц с помощью сводных отчётов для просмотра сведений на уровне всего портфеля. 

Сводный отчёт по таблицам позволяет:

  • на основе ключевых полей сводок из нескольких таблиц получить общее представление о состоянии проектов и назначенных вам рабочих элементах, проблемах общего бюджета, приоритетных элементах и т. п.;
  • представить сводку портфеля и метрики хода выполнения на панелях мониторинга для руководителей;
  • представить статистику на уровне портфеля с помощью диаграмм и графиков.

Перед началом работы

  • Убедитесь, что поля сводок называются одинаково во всех таблицах. Даже небольшие различия (например, в пробелах или регистре символов) могут привести к тому, что сводные данные не будут включены в отчёт.
  • Чтобы столбцы в отчёте не дублировались, все поля сводок, используемые для сбора одинаковых данных, должны иметь один и тот же тип. Например, при сборе сведений о бюджете рекомендуется задать для всех соответствующих столбцов формат валюты. Если часть столбцов имеет формат валюты, а часть — формат числовых значений, вы получите по столбцу на каждый тип полей. 


Сводный отчёт по таблицам недоступен для премиум-приложений.

Создание представления портфеля

Для создания представления портфеля необходимо в первую очередь создать сводный отчёт по таблицам, а затем указать, какие сведения необходимо включить. 

Создание сводного отчёта по таблицам

  1. Щёлкните значок Центра решений (плюс) и выберите Отчёт
  2. Введите имя отчёта на панели навигации, выберите Сводный отчёт по таблицам и нажмите кнопку ОК.

Определение сведений, включаемых в отчёт 

После создания отчёта настройте представление портфеля с помощью параметров на панели инструментов отчёта.

Вкладка

Действие

Исходные таблицы

Позволяет выбрать таблицы, данные из которых (включая их сводки) будут отображаться в отчёте.

СОВЕТ. При выборе рабочего пространства в отчёт будут включены все таблицы этого пространства. В отчёте происходит динамическое обновление объёма включаемых в него данных по мере добавления таблиц в рабочее пространство и их удаления из него. В то же время при выборе папки в отчёт добавляются только таблицы, которые находятся в ней на соответствующий момент: объём включённых данных динамически не меняется.

Отображаемые столбцы

Позволяет выбрать поля сводки, которые должны отображаться в этом отчёте.

Условия фильтра

Позволяет задать параметры для сводной информации, отображаемой в отчёте.

Группа
Позволяет объединять похожие значения в группы, распределяя строки по логическим категориям или классам.
Сводные данные
Позволяет извлекать из отчёта определённые сведения, например количество завершённых проектов.

Сортировка

Позволяет задать способ сортировки сводной информации в отчёте.

Настроив все вкладки, нажмите Сохранить для подтверждения всех параметров. В отчёте будут отображаться сводные данные, которые соответствуют указанным критериям.

Дополнительные сведения обо всех этих настройках см. в статье Создание отчёта по строкам с помощью Построителя отчётов.

Изменение настраиваемых полей сводки таблицы

  1. Щёлкните значок Дополнительно в левой ячейке строки, которую нужно изменить, и выберите Изменить. Вы также можете щёлкнуть правой кнопкой мыши ячейку с именем таблицы и выбрать пункты «Действия со строкой...  > Изменить».
  2. Если в исходной таблице есть настраиваемые поля, откроется форма «Сводка по таблице». В противном случае появится сообщение «В этой таблице не определены настраиваемые поля сводки».
  3. Внесите изменения и нажмите кнопку Сохранить.