Центр администрирования: управление группами контактов Smartsheet и их использование

Функции управления группами в центре администрирования позволяют администратору группы группировать контакты, что упрощает совместный доступ к информации и её рассылку всем участникам группы.

Создавать группы и управлять ими могут пользователи с правами администратора групп многопользовательского плана («Бизнес» или «Корпоративный»). После создания группы любой пользователь многопользовательского плана может предоставлять совместный доступ к информации и отправлять её всей группе.

Кому доступна эта возможность?

Значок необходимых разрешений Входить в центр администрирования и управлять группами могут системные администраторы и администраторы групп.

Значок доступности планов Эта функция доступна в рамках планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».

Необходимые разрешения

Для получения разрешений администратора группы необходим статус лицензированного пользователя. Дополнительные сведения о предоставлении прав администратора группы см. в статье Управление пользователями.

Системные администраторы в рамках плана «Корпоративный» могут установить ограничения, согласно которым добавлять в группы можно будет только пользователей из учётной записи организации. Дополнительные сведения см. в справочной статье Контроль безопасности.


Создание группы

  1. В центре администрирования нажмите на значок в левом верхнем углу и выберите «Управление группами».
    Откроется страница «Управление группами».
  2. Нажмите кнопку Создать группу в правом верхнем углу. Откроется панель Создать группу.

    Создать группу
  3.  Введите название (например, «Отдел продаж») и описание группы. Необязательно: добавьте описание и участников группы.

    Чтобы добавить сразу много участников группы, можно скопировать до 1000 адресов электронной почты из файла Excel или CSV и вставить их в поле Добавить участников.

  4. Выберите Создать. Группа будет добавлена в список, а вы автоматически станете её участником.

Дополнительные сведения о работе с контактами Smartsheet см. в статье Создание новых контактов.


Управление существующей группой

Управлять группой может её владелец или любой системный администратор учётной записи. Выберите название группы, чтобы открыть панель Изменить группу

Изменить группу

По умолчанию откроется вкладка Сведения о группе, на которой можно изменить имя группы и ее описание, а также посмотреть владельца и число участников. Откройте вкладку Добавить участников, чтобы добавить в группу пользователей.

Также можно нажать на значок меню, который отображается справа от каждой группы, в котором доступны перечисленные ниже команды.

Операция

Действия

Изменить сведения о группе…

Открытие панели «Изменить группу».

Просмотр группы…

Просмотр списка всех участников группы с указанием соответствующего типа пользователя (например, наблюдатель ресурсов, системный администратор).

Добавить участников…

Добавление новых участников в группу. Следует иметь в виду, что новые участники получат доступ ко всем элементам, которые доступны другим участникам группы.

Передать владение группой

Передача владения группой другому администратору группы или системному администратору в многопользовательской учётной записи.

Только для системных администраторов: создать отчёт о доступе к таблицам группы

Создание и отправка в виде приложения к электронному письму отчёта обо всех таблицах в учётной записи, к которым у участников выбранной группы есть доступ. В файле также указывается имя владельца таблицы, уровень разрешений группы в отношении таблицы и дата последнего изменения таблицы.

Удалить группу

Удаление группы из списка. При этом группа будет лишена доступа ко всем ранее предоставленным ей таблицам, а её участники также будут удалены из списков рассылок. Данное действие нельзя отменить, поэтому будьте внимательны.

Дополнительные сведения об управлении группами см. в статье Управление группами контактов Smartsheet и их использование.