Эффективное взаимодействие в рабочих группах с приложением календаря Smartsheet

Приложение календаря Smartsheet — это премиум-приложение, с помощью которого можно создавать гибкие настраиваемые календари для совместного доступа на основе данных Smartsheet. Возможности приложения календаря:

• Цветовое кодирование по категориям
• Возможность легко экспортировать календарь для отправки по электронной почте или вывода на печать
• Синхронизация с данными существующих проектов

 

---

Вход в приложение Smartsheet Calendar

Чтобы запустить приложение, откройте панель запуска.

Если у вас возникают проблемы с доступом к приложению с панели запуска, см. статью Доступ к премиум-приложениям и шаблонам с помощью панели запуска.

После входа в приложение вы увидите страницу с представлением календаря. На этой странице будут отображены все календари, которые вы создали и к которым вам открыт совместный доступ. Щёлкните имя календаря, чтобы открыть его.

СОВЕТ. Чтобы сузить результаты поиска, используйте список Фильтр (или введите имя календаря в поле поиска).

Если отображаются не все календари, попробуйте нажать кнопку Обновить в правом верхнем углу окна приложения.

Чтобы вернуться на страницу представления календаря, нажмите Календарь Smartsheet в верхней части окна приложения.

Создание основного представления календаря

Создать новое представление можно с помощью соответствующего мастера.Выберите Добавить новое в левом верхнем углу приложения календаря, чтобы запустить мастер, и следуйте его указаниям.

Шаг 1. Выбор таблицы

Выберите таблицу или отчёт с календарными данными, которые вам нужно отобразить. После выбора таблицы щёлкните Далее.

ПРИМЕЧАНИЕ. Выбранная таблица или отчёт должны содержать хотя бы один столбец с датами.

Шаг 2. Выбор представления

Выберите представление по умолчанию для своего календаря, щёлкнув одну из плиток:

• По месяцам
• По дням
• По неделям
• Несколько месяцев
• Квартал
• День–месяц

Когда календарь будет создан, вы сможете переключаться между представлениями.

Шаг 3. Сопоставление столбцов

Сопоставьте столбцы своей таблицы с соответствующими полями нового календаря.

1. В поле Столбцы Smartsheet выберите столбцы с данными, которые нужно отобразить в представлении календаря. Столбцы «Имя задачи» и «Дата начала задачи» обязательны.
   
   
   СОВЕТ. Если вы используете отчёт, у вас должны быть согласованные названия столбцов. Для контроля за согласованностью данных и более упорядоченного представления календаря используйте столбцы с раскрывающимися списками в исходной таблице.
   
   
2. Необязательно: в разделе Группирование данных можно настроить группирование по категориям или подкатегориям для создания отдельных наборов, которые будут отображаться в календаре слева и задавать его цветовое кодирование.
   
   
   
   Путем группирования данных можно создавать группы задач, относящиеся к различным маркетинговым кампаниям или розничным промоакциям.
   
   ПРИМЕЧАНИЕ. Выберите элементы группы в пункте Группирование данных и задайте цвет каждой категории.
    
3. Если вы хотите посмотреть, что получилось, выберите Добавить, чтобы завершить создание календаря. Чтобы ознакомиться с расширенными функциями, перейдите к разделу Настройка календаря с помощью расширенных функций этой статьи.

Изменение существующего календаря

Процедура изменения календаря зависит от текущего представления приложения.

• Если отображается календарь, щёлкните стрелку вниз и нажмите кнопку Настройки.
  
  
  
  -или-
• На странице Представления календаря нажмите на значок настроек в строке календаря, параметры которого хотите изменить.
  
  

ПРИМЕЧАНИЕ. Изменить настройки может только владелец календаря.

Настройка календаря с помощью расширенных функций

После создания календаря с базовыми функциями вам могут потребоваться его расширенные возможности. Вот лишь некоторые из них:

• Добавление столбцов
• Сортировка задач
• Настройка отображения времени и даты, а также вида плиток календаря
• Изменение логотипа календаря
• Показ и скрытие выходных дней

Для этого выполните шаг 3 «Сопоставление столбцов» в мастере приложения календаря и нажмите Дополнительно, чтобы перейти к шагам 4–7.

При нажатии кнопки Дополнительно её название меняется на Основные, а в окне отображаются шаги 4–7.

Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к шагу 4 мастера.

Шаг 4. Добавление столбцов

На странице «Добавление столбцов» вы можете добавить информацию в свой календарь.

• Здесь также можно выбирать столбцы, которые уже сопоставлены.
• Выберите пункт Сортировка столбцов, чтобы автоматически отсортировать плитки по содержимому столбцов.

Шаг 5. Формат времени и внешний вид

На этой странице вы можете настроить отображение дат и интервалов времени. Например, можно задать формат даты, указать количество интервалов (столбцов), на которое вы хотите разбить свои данные, а также настроить отображение плиток календаря.

Шаг 6. Дополнительные настройки

На этой странице можно задать такие параметры, как название календаря, день начала недели, месяц начала квартала, включить и выключить учёт выходных дней, а также настроить добавление пользователями событий прямо из созданного вами представления календаря.

Включить вложения

Установите флажок Включить вложения, чтобы пользователи могли вкладывать файлы в задачи календаря.

ПРИМЕЧАНИЕ. Файлы, прикреплённые к комментариям, будут отображаться вместе с комментариями, а не в столбце «Вложения» в задачах календаря.

Включить комментарии

Установите флажок Включить комментарии, чтобы пользователи могли добавлять комментарии к задачам календаря. Эта функция включена по умолчанию при создании календаря.

Комментарий, добавленный к календарю, также добавляется к исходной таблице или отчёту, на основе которых был создан этот календарь.

СОВЕТ. Для привлечения внимания к записям в календаре также можно использовать @упоминания. Дополнительные сведения см. в статье Беседуйте о работе

ПРИМЕЧАНИЯ.

• Для добавления комментариев к календарю у вас должны быть права доступа к исходной таблице или отчёту уровня не ниже редактора. Просматривать комментарии могут пользователи с правами наблюдателя в отношении исходного элемента.
• Файлы, прикреплённые к комментариям, будут отображаться вместе с комментариями, а не в столбце «Вложения» в задачах календаря.

Включить добавление событий

Установите этот флажок, чтобы все пользователи с правами редактора исходной таблицы могли добавлять события напрямую через представление календаря.

Ссылка на веб-форму

Если исходная таблица содержит форму для внесения информации, ссылку на неё можно вставить в поле Ссылка на веб-форму, и она появится в меню с раскрывающимся списком в этом календаре. Дополнительные сведения о формах см. в статье Сбор информации с помощью формы.

Использование календаря 454

Установите флажок Календарь 454, чтобы добавить календарь 454 в список отображения (можно также установить флажок Календарь 454 по умолчанию, если вы хотите отображать его по умолчанию).

В календаре 454 год делится на месяцы в следующем формате: 4 недели — 5 недель — 4 недели. (Такое деление часто используется в розничной торговле для более точного сравнения уровней продаж по годам.) В формате календаря группируются праздничные дни, а количество суббот и воскресений равномерно распределяется по сравниваемым месяцам.

Шаг 7. Подтверждение

На этой странице вы можете ещё раз проверить все настройки перед созданием календаря. Если что-то необходимо изменить, нажимайте кнопку Назад, пока не найдете страницу, на которой нужно внести правки.

После проверки всех настроек нажмите Добавить (или Обновить), чтобы создать или обновить календарь.

Публикация календаря или открытие совместного доступа к нему

Настройка совместного доступа

1. На странице «Представление календаря» (нажмите на изображение Smartsheet в правом верхнем углу окна приложения) нажмите на значок совместного доступа в строке календаря, чтобы открыть окно настройки совместного доступа.
   
   
2. Переведите переключатель совместного доступа в положение ВКЛ., чтобы открыть доступ к календарю каждому пользователю, которому предоставлен доступ к исходной таблице или отчёту.
   
   
3. Необязательно: если вы хотите открыть совместный доступ к представлению календаря пользователям, у которых нет доступа к таблице или отчёту, введите их адреса электронной почты в поле Доступ по электронной почте или имени домена.
4. Выберите Сохранить, чтобы зафиксировать изменения.

ПРИМЕЧАНИЕ. Любой пользователь с правами редактора исходной таблицы или отчёта сможет редактировать информацию напрямую из представления календаря.

Расскажите другим о возможности совместного доступа к представлениям календаря

Пользователи с доступом к представлению календаря могут перейти в него по прямой ссылке либо просмотреть его после входа в приложение календаря.

Если вы пользуетесь панелями мониторинга или порталами Smartsheet, вы можете помочь другим быстрее найти нужный календарь, разместив там ссылку на его представление. (Более подробная информация о панелях мониторинга Smartsheet приведена в статье Создание и изменение панели мониторинга или портала Smartsheet.)

Публикация календаря

Настройки совместного доступа позволяют опубликовать календарь без возможности его редактирования.

Чтобы опубликовать календарь, вы должны быть владельцем исходной таблицы или отчёта либо иметь к ним разрешения совместного доступа уровня не ниже администратора. 
 
Для публикации установите переключатель Опубликовать в положение ВКЛ., скопируйте адрес календаря из поля ниже и отправьте его пользователям.

Чтобы закрыть доступ к опубликованному календарю, установите переключатель Опубликовать в положение ВЫКЛ. и обновите страницу браузера. Старая ссылка станет недействительной.

ПРИМЕЧАНИЯ.

• Если публикация включена, владелец представления календаря может напрямую редактировать опубликованный календарь. Для этого необходимо войти в приложение календаря.
• Если включены публикация и совместный доступ, владелец, администратор или редактор с доступом к исходной таблице могут напрямую редактировать опубликованный календарь. Для этого необходимо войти в приложение календаря.

Сравнение режимов совместного доступа и публикации

Совместный доступ предоставляется пользователям, которым открыт доступ к указанной таблице или адреса которых находятся в списке доступа по электронной почте. Для перехода в календарь по ссылке совместного доступа им потребуется войти в свою учётную запись. Опубликованная прямая ссылка даёт доступ к календарю любому пользователю.

Дополнительные сведения о возможностях календаря после его создания см. в статье Приложение календаря: взаимодействие с календарём.

Передача календаря другому пользователю

1. Для передачи календаря другому пользователю исходный контент должен быть доступен новому владельцу с разрешениями не ниже уровня администратора.
2. В приложении календаря щёлкните значок передачи.
   
3. Введите электронный адрес нового владельца и выберите Передать.

После изменения адреса электронной почты вы потеряете возможность вносить изменения в свои календари. Чтобы этого избежать, обратитесь в службу поддержки и сообщите старый и новый адреса электронной почты для передачи владения.