Приложение Smartsheet Calendar для эффективной координации работы в команде

Smartsheet Calendar — это премиум-приложение, с помощью которого можно создавать гибкие настраиваемые календари с возможностью совместного доступа на основе данных Smartsheet. Возможности приложения календаря:

• цветовое кодирование по основным и дополнительным категориям;
• простой экспорт представления календаря для отправки по электронной почте или вывода на печать;
• синхронизация с данными существующих проектов.

 

---

Вход в приложение Smartsheet Calendar

Для доступа к приложению календаря выполните следующие действия:

1. На панели навигации слева нажмите кнопку Средство запуска. 
2. Выберите Calendar.

Другой способ доступа к приложению календаря — открыть этот URL-адрес: calendar.smartsheet.com.

 

Если у вас возникают проблемы с доступом к приложению с панели запуска, см. статью Доступ к премиум-приложениям и шаблонам с помощью панели запуска.

После входа в приложение вы увидите страницу Calendar Views (Представления календаря). На этой странице будут отображены все календари, которые вы создали или к которым у вас есть доступ. Чтобы открыть конкретный календарь, нажмите его имя.

Отображаются не все календари, которые вы ожидаете? В правом верхнем углу экрана нажмите Refresh (Обновить).

Чтобы сузить результаты поиска, используйте опцию Filter (Фильтр) или введите имя календаря в поле поиска.

Создание основного представления календаря

Создать календарь вам поможет мастер на панели Create New View (Создать новое представление). Как запустить мастер

1. Выберите Smartsheet Calendar.
2. Нажмите Add New (Добавить). 

Далее приведены инструкции по шагам на каждой вкладке мастера.

Шаг 1. Выбор таблицы (Select Sheet)

Выбранная таблица или отчёт должны содержать хотя бы один столбец с датами.

1. Выберите таблицу или отчёт с данными Smartsheet, которые нужно отобразить. 
2. После выбора таблицы нажмите Next (Далее).

Шаг 2. Выбор представления (Choose a View)

Чтобы выбрать для календаря представление по умолчанию, щёлкните одну из плиток:

• Monthly (по месяцам);
• Daily (по дням);
• Weekly (по неделям);
• Multi-Month (несколько месяцев);
• Quarterly (квартал);
• Day-Month (день–месяц).

После создания календаря можно будет переключиться на любое из этих представлений. 

Шаг 3. Сопоставление столбцов (Map columns)

Сопоставьте столбцы своей таблицы с соответствующими полями нового календаря.

1. В разделе Smartsheet Columns (Столбцы Smartsheet) выберите столбцы с данными, которые нужно отобразить в представлении календаря. Поля с красной звёздочкой обязательны для заполнения.
   Если вы используете отчёт, присвойте столбцам согласованные названия. Для большей согласованности данных и более упорядоченного представления календаря используйте столбцы с раскрывающимися списками в исходной таблице.
   
   
2. Необязательно: в разделе Data Grouping (Группирование данных) можно настроить группирование элементов в календаре по категориям или подкатегориям. Эти группы будут отображаться в календаре слева и задавать его цветовое кодирование.
   
   После выбора элементов в разделе Data Grouping (Группирование данных) можно задать цвет для каждой категории.
3. Если вы хотите посмотреть, что получилось, выберите Add (Добавить). 
4. Если вы хотите настроить календарь с помощью расширенных функций, выберите Advanced (Дополнительно).

Настройка календаря с помощью расширенных функций

После создания календаря с базовыми функциями вам могут потребоваться расширенные возможности. Вот лишь некоторые из них:

• добавление столбцов;
• сортировка задач;
• настройка отображения времени и даты, а также вида плиток календаря;
• изменение логотипа календаря;
• показ и скрытие выходных дней.

При нажатии кнопки Advanced (Дополнительно) её название меняется на Basic (Основные), а в окне отображаются следующие вкладки:

• Additional Columns (добавление столбцов);
• Time & Design (формат времени и внешний вид);
• More Options (дополнительные настройки);
• Confirm (кнопка подтверждения).

Чтобы перейти на вкладку Additional Columns (Добавление столбцов), нажмите Next (Далее).

Ниже описаны последующие вкладки и шаги в мастере.

Шаг 4. Добавление столбцов в календарь

1. Чтобы добавить информацию в календарь, используйте следующие разделы на вкладке Additional Columns (Добавление столбцов):
   • Additional Columns (Добавление столбцов): выберите столбцы, которые уже сопоставлены;
   • Sort Columns (Сортировка столбцов): автоматическая сортировка плиток по содержимому столбцов.
2. Нажмите Next (Далее). 

Шаг 5. Настройка отображения дат и интервалов времени.

На вкладке Time & Design (Формат времени и внешний вид) можно настроить отображение дат и интервалов времени. Например, можно указать количество интервалов (столбцов), на которое следует разбить данные, чтобы настроить формат даты. Затем можно настроить стиль плиток календаря.

Шаг 6. Изменение других сведений о календаре

На вкладке More Options (Дополнительные параметры) можно выполнить следующие действия:

• добавить название календаря;
• указать день начала недели;
• указать месяц начала квартала;
• показывать задачи только в рабочие дни, скрывать выходные дни или показывать и рабочие, и выходные дни;
• открыть и найти ссылку на веб-форму;
• настроить отображение календаря для пользователей и доступные для них действия. 

Опция Allow Attachments (Включить вложения)

Выберите этот параметр, чтобы пользователи могли прикреплять файлы к задачам в приложении календаря.

Файлы, вложенные в комментарии, будут отображаться вместе с комментарием. Вы не увидите их в столбце Attachments (Вложения) или в задаче приложения календаря.

Опция Allow Comments (Включить комментарии)

Выберите этот параметр, чтобы другие пользователи могли комментировать задачи в приложении календаря. Эта функция включена по умолчанию при создании календаря.

Комментарий, добавленный к календарю, также добавляется к исходной таблице или отчёту, на основе которых был создан этот календарь.

Используйте @упоминания в комментариях для привлечения внимания к записям в календаре.

Для добавления комментариев к календарю у пользователя должны быть права доступа к исходной таблице или отчёту уровня не ниже редактора. Просматривать комментарии могут пользователи с правами наблюдателя для исходного элемента.

Опция Allow New Events (Включить добавление событий)

Установите этот флажок, чтобы все пользователи с правами редактора для исходной таблицы могли добавлять события напрямую в представление календаря.

Опция Web Form Link (Ссылка на веб-форму)

Если исходная таблица содержит форму, вставьте ссылку на неё в поле Web Form Link (Ссылка на веб-форму). После добавления ссылки на веб-форму в календарь можно будет открывать форму из приложения календаря.

Чтобы открыть веб-форму из приложения календаря, выполните следующие действия:

1. В левом верхнем углу приложения календаря нажмите значок раскрывающегося списка. 
2. Затем выберите Open Web Form (Открыть веб-форму).

Использование календаря в формате "454"

Чтобы включить отображение календаря в формате "454", установите флажок 454 Calendar (Календарь 454). Можно также установить флажок Default 454 Calendar (Календарь 454 по умолчанию), если вы хотите отображать его по умолчанию.

В календаре в формате "454" год делится на месяцы в следующем формате: 4 недели — 5 недель — 4 недели. В структуре календаря группируются праздничные дни, а количество суббот и воскресений равномерно распределяется по сравниваемым месяцам. (Формат "454" часто используется в розничной торговле для более точного сравнения уровней продаж по годам.)

Шаг 7. Проверка настроенных параметров

На вкладке Confirm (Подтверждение) проверьте и подтвердите изменённые параметры. 

Чтобы внести изменения, выполните следующие действия:

1. Нажмите Previous (Назад). 
2. Найдите страницу с параметрами, которые нужно изменить. 
3. Внесите необходимые корректировки.

После проверки всех настроек нажмите Add (Добавить) или Update (Обновить).

Изменение существующего календаря

Изменить настройки может только владелец календаря.

Процедура изменения календаря зависит от текущего представления приложения.

• Если вы просматриваете календарь: в левом верхнем углу нажмите стрелку раскрывающегося списка. Затем выберите Settings (Параметры).

• На странице Calendar Views (Представления календаря): перейдите к строке нужного календаря. Затем нажмите  .

 

Публикация календаря или открытие совместного доступа

Если вы находитесь на другой странице приложения календаря, вернитесь на страницу Calendar Views (Представления календаря), чтобы найти календарь, к которому следует предоставить доступ. 

Как сделать календарь доступным для соавторов таблицы или отчёта

Пользователи с доступом к исходной таблице или отчёту уже имеют доступ к календарю. Пользователи с правами редактора для исходной таблицы или отчёта могут редактировать информацию непосредственно в представлении календаря.

При открытии доступа к календарю создаётся ссылка для совместного доступа (прямая ссылка на календарь), и пользователям предлагается выполнить вход.

Чтобы открыть доступ к представлению календаря пользователям без доступа к таблице или отчёту и сделать представление видимым на странице Calendar Views (Представления календаря), выполните следующие действия:

1. На странице Calendar Views (Представления календаря) перейдите к строке нужного календаря.
2. Нажмите .
3. Установите переключатель Sharing (Совместный доступ).
4. Введите адреса электронной почты или домены добавляемых пользователей.
5. (Необязательно) Скопируйте ссылку.
6. Нажмите кнопку Save (Сохранить).

 

Как уведомить других пользователей о совместном доступе к представлению календаря

Пользователи с доступом к представлению календаря могут открыть его по прямой ссылке. Они также могут просматривать календарь, выполнив вход в приложение календаря.

Если вы пользуетесь панелями мониторинга или порталами Smartsheet, вы можете разместить там ссылку на представление календаря, чтобы другим пользователям было проще его найти.

Публикация календаря

Вы можете опубликовать версию календаря только для чтения. 

Обратите внимание на следующие моменты

• Чтобы опубликовать календарь только для чтения, необходимо быть владельцем или администратором исходной таблицы или отчёта для этого календаря. 
• Владелец опубликованного календаря может вносить в него изменения напрямую. 
• Если опции и Publish (Публикация) и Sharing (Совместный доступ) включены, то владелец, администратор или редактор исходной таблицы могут напрямую редактировать опубликованный календарь.
• Перед изменением опубликованного календаря владельцы, администраторы и редакторы должны войти в приложение календаря.

Как опубликовать календарь только для чтения

1. На странице Calendar Views (Представления календаря) перейдите к строке нужного календаря.
2. Нажмите .
3. Установите переключатель Publish (Публикация). 
4. Скопируйте ссылку.
5. Нажмите Save (Сохранить).

Как запретить доступ к опубликованному календарю

1. В диалоговом окне Sharing (Совместный доступ) отключите переключатель Publish (Публикация). 
2. Обновите окно браузера. 

После этого старая ссылка станет недействительной.

Сравнение совместного доступа и публикации

Совместный доступ предоставляется пользователям, у которых есть доступ к этой таблице или отчёту, а также пользователям, указанным в поле Allow Emails/Domains(Включить адреса/домены). Для перехода по ссылке совместного доступа им потребуется войти в свою учётную запись. 

Опубликованная прямая ссылка даёт доступ к календарю любому пользователю. Пользователям с доступом к опубликованному календарю не придётся входить в приложение Calendar.

Передача календаря другому пользователю

Обратите внимание на следующие моменты

Убедитесь в том, что новый владелец является администратором исходной таблицы календаря.

1. На странице Calendar App (Представления календаря) перейдите к строке нужного календаря. 
2. Нажмите .
3. Введите адрес электронной почты нового владельца. 
4. Нажмите Transfer (Передать).

Если ваш адрес электронной почты изменится, вы не сможете редактировать свои календари. Чтобы исправить эту проблему, обратитесь в службу поддержки и сообщите старый и новый адрес электронной почты для передачи владения.