Smartsheet Control Center: глобальные обновления в проектах

Функция глобальных обновлений в Smartsheet Control Center предназначена для корпоративных пользователей и позволяет легко редактировать шаблоны проектов, автоматически применяя изменения к имеющимся и будущим проектам. Это помогает постоянно оптимизировать процессы и согласованно работать над всеми проектами в портфеле.

Цель глобальных обновлений — помочь администраторам избежать расхождений между старыми и новыми проектами. Существуют четыре типа глобальных обновлений:

  • добавление столбца;
  • редактирование столбца;
  • добавление метаданных;
  • поиск и замена.

Глобальные обновления можно применять только к проектам в Control Center. Если вам нужно отредактировать проекты, созданные не в этом приложении (например, до перехода на Control Center), их следует в него перенести.

Содержание статьи

Базовые инструкции по глобальным обновлениям

Работа с разными типами глобальных обновлений

Требования для доступа к глобальным обновлениям

Для применения глобальных обновлений в Smartsheet Control Center нужно иметь права руководителя проекта. Сведения о том, как предоставить такие права другому пользователю Smartsheet Control Center, см. в статье Доступ к Smartsheet Control Center.


Базовые инструкции по глобальным обновлениям

Выбор типа обновления

  1. Войдите в Smartsheet Control Center на странице https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
  2. Щёлкните значок меню и выберите название нужной программы.
    Меню SCC
  3. Нажмите Manage Program (Управление программой) рядом с полем поиска программ.
  4. Выберите Global Updates (Глобальные обновления) и нажмите New Update (Создать обновление).
  5. На странице Global Updates (Глобальные обновления) нажмите Create New Update (Создать обновление).
  6. Выберите нужный тип обновления (когда вы щёлкнете соответствующую плитку, вместо знака «плюс» на ней появится «галочка»).

    Типы глобальных обновлений
  7. Нажмите Next (Далее), чтобы перейти к настройке обновления. Возможные параметры зависят от его типа.

    Сведения о настройке разных типов обновлений см. ниже в разделах Добавление столбца, Редактирование столбца и Добавление метаданных. Задайте изменения, следуя экранным инструкциям и нажимая Next (Далее) для перехода между страницами мастера.
     
  8. Указав всю необходимую информацию, вы попадёте на страницу с кнопкой Create & Test (Создать и протестировать) внизу. Нажмите эту кнопку.

Тестирование и проверка изменений

Нажав кнопку Create & Test (Создать и протестировать), вы сможете проверить, как заданные изменения повлияют на активные проекты и таблицы. Это обязательный этап. Тестирование проходит на временной копии проекта, чтобы у вас не возникало лишних проблем с неудачными изменениями.

  1. На странице тестирования обновления выберите проект и нажмите внизу Apply Test (Применить тестовые правки).

    Кнопка применения тестовых правок

    Когда правки будут применены, значение в столбце Status (Статус) на странице тестирования сменится с New (Новое) на Success (Успешное). Это значит, что созданы временные копии таблиц, затронутых правками, и теперь вы можете проверить, как желаемые изменения выглядят на практике.

    СОВЕТ. Если навести указатель мыши на статус Success (Успешное), появится подсказка с кратким описанием обновления.

    Сообщение об успешном тестировании
  2. Нажмите Open Test Sheets (Открыть тестовые таблицы) и проверьте, как копии таблиц выглядят после изменений. Всё ли получилось так, как вы планировали? Если нет, нажмите Close (Закрыть), удалите неудачное глобальное обновление и начните сначала.

    СОВЕТ. Чтобы дополнительно протестировать обновление на других проектах, нажмите Close (Закрыть), на появившейся странице Update Summary (Сводка обновления) выберите Test Update (Протестировать обновление) и щёлкните другой проект, который хотите протестировать. Так можно делать сколько угодно раз, пока вы не будете полностью уверены в своих правках.
     
  3. Если изменения сработали правильно, закройте тестовую таблицу и вернитесь на страницу Test Update (Тестирование обновления).
  4. Нажмите Confirm (Подтвердить). Вы перейдёте на страницу Update Summary (Сводка обновления).

Подтверждение и применение изменений

Это последний этап обновления и последняя возможность перепроверить изменения. После этого вам предстоит подтвердить их и выбрать, к каким проектам их применять.

  1. Просмотрите сведения на странице Update Summary (Сводка обновления) и удостоверьтесь, что заданные изменения правильны.

    Эти сведения зависят от типа обновления.
     
  2. На странице Global Updates (Глобальные обновления) > Update Summary (Сводка обновления) нажмите Apply Update (Применить обновление).
  3. На странице Apply Update (Применение обновления) выберите, какие проекты обновлять. Для этого установите или снимите соответствующие флажки (например, если снять флажок рядом с определённым проектом, он не будет обновлён).

    Доступные здесь варианты зависят от типа обновления. Возможные варианты описаны в таблице в конце этого раздела.
     
  4. Нажмите Apply (Применить). Когда появится уведомление о том, что отменить изменения будет невозможно, нажмите Yes (Да).

Готово! Вот так всего несколькими действиями можно обновить все проекты в портфеле, сделав их более актуальными и полезными.

Объекты, которые можно обновлять

Таблица ниже поможет вам определиться с такими объектами.

Тип обновления Доступные действия
Новый или обновлённый столбец Обновления базовых шаблонов: установите флажок Apply update to the base project template(s) (Применить обновление к базовым шаблонам проекта), чтобы изменения отражались в будущих проектах.

Включённые проекты: чтобы не обновлять определённый проект, снимите флажок рядом с его именем.
Метаданные
Обновления базовых шаблонов: установите флажок Apply update to the base project template(s) (Применить обновление к базовым шаблонам проекта), чтобы изменения отражались в будущих проектах.

Метаданные в таблице конфигурации Control Center): метаданные будут добавлены как поле с данными, которое пригодится при создании проектов. Это поле можно применять, чтобы запрашивать у пользователей информацию по мере подготовки проектов.

Метаданные в отчётной таблице: во время обновления проектов будут созданы ссылки на ячейки.

Включённые проекты: чтобы не обновлять определённый проект, снимите флажок рядом с его именем.
 


Работа с разными типами глобальных обновлений

По ходу проекта вам может понадобиться дополнительная информация для работы, например, о том, не находится ли задача под угрозой срыва. Для этого можно добавить столбец «Под угрозой».

Глобальные обновления в SCC позволяют добавить такой столбец сразу во все проекты в портфеле, в том числе в уже активные.

Значок «Под угрозой»

А если добавить данные нового столбца в метаданные проекта, то их можно будет использовать для расчётов. В нашем примере это поможет следить за общим количеством задач, находящихся под угрозой.

Добавление столбца: выбор источника

Если выбран тип глобального обновления Add New Column (Добавление столбца), то вы сможете воспользоваться одним из двух способов. Оба позволяют обновить все проекты в портфеле SCC, созданные на основе определённого шаблона.

Доступны следующие варианты:

  • Create a new column (Создать новый столбец). Создаётся совершенно новый столбец.
     
  • Use an existing column from the template (Использовать готовый столбец из шаблона). Если вы уже добавили новый столбец в базовый шаблон, то можно глобально применить это изменение ко всем развёрнутым проектам. Этот вариант также подойдёт, когда нужны свойства столбца, недоступные при глобальном обновлении с параметром Create a new column (например, валюта, десятичные разряды и т. д.).

    Вариант «Использовать готовый столбец»
     
Вариант 1. Создание столбца в рамках глобального обновления

Чтобы с нуля создать столбец в рамках глобального обновления, необходимо задать следующие свойства:

  • Column Title (Название столбца)
  • Column Type (Тип столбца)

Также можно задать следующие свойства:

  • Options (Варианты) — символы, пункты раскрывающегося списка и т. д.
  • Column Position (Положение столбца) — любое, кроме позиции непосредственно справа от основного столбца (она зарезервирована для хранения пар «имя — значение» метаданных).
  • Column State (Состояние столбца) — позволяет скрыть или заблокировать столбец.
  • Column Styles (Стили столбца) — шрифт, размер, цвет фона и т. д.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы не видите нужных параметров, нажмите Advanced (Расширенные параметры) над кнопкой Tips (Советы).

Вариант 2. Добавление столбца из базового шаблона

Если, уже подготовив ряд проектов, вы решили вручную добавить в базовый шаблон Smartsheet новый столбец, используйте обновление типа Add New Column (Добавление столбца). Так можно применить изменения к подготовленным проектам в соответствующем портфеле SCC. Этот способ также удобен, если вам нужен столбец с определённым форматированием, недоступным в Control Center.

ПРИМЕЧАНИЯ

  • Форматирование, применённое к столбцу напрямую, будет перенесено в активные проекты, а созданное правилами условного форматирования — нет.
  • Чтобы скрыть или заблокировать столбец, задайте в параметрах глобального обновления свойство Column State (Состояние столбца).

Сведения о том, как вручную добавить столбец в базовый шаблон, см. в статье Smartsheet Control Center: вопросы и ответы.

Включение данных столбца

Чтобы добавить в новый столбец данные, следует указать фиксированное значение по умолчанию или формулу. Эти данные будут добавлены в каждую строку шаблона после раздела Summary (Сводка).

Значения по умолчанию следует указывать в поле Default Column Cell Value (Стандартное значение ячеек столбца), как показано на изображении ниже.

Добавление значения нового столбца в Control Center

 

ПРИМЕЧАНИЕ. Можно указать не больше одной формулы либо значения по умолчанию.

Редактирование столбца

Вариант глобального обновления Modify Existing Column (Редактирование столбца) позволяет внести изменения в столбец, который уже содержится в таблицах проектов. Это полезно, когда нужно сделать следующее:

  • изменить положение или цветовую маркировку столбца, чтобы улучшить удобочитаемость таблицы;
  • добавить или переименовать пункты в раскрывающемся списке;
  • изменить формулу в столбце так, чтобы в ней учитывались данные из нового столбца;
  • изменить значение пункта в раскрывающемся списке (например, после переименования отдела).

Изменения можно вносить в такие свойства столбцов:

  • Column Name (Название столбца), Column Type (Тип столбца)
  • Options (Варианты) — символы, пункты раскрывающегося списка и т. д.
  • Column Position (Положение столбца)

    Обратите внимание: новое положение столбца может быть любым, кроме позиции непосредственно справа от основного столбца (она зарезервирована для хранения пар «имя — значение» метаданных).
     
  • Column State (Состояние столбца) — позволяет скрыть или заблокировать столбец.
  • Column Styles (Стили столбца) — шрифт, размер, цвет фона и т. д.

Для некоторых типов столбцов действуют ограничения:

  • В системные столбцы нельзя добавлять данные (т. е. задавать значения и формулы).
  • В столбцы со списками контактов нельзя добавлять формулы.

Редактирование данных столбца

Глобальные обновления позволяют не только добавлять данные и редактировать значения в столбцах, но и массово изменять текущие данные в активных проектах. Вот как можно это сделать:

  1. Установите флажок Change column cell data (Изменить данные в ячейках столбца).
     
  2. Выберите в столбце старое значение и укажите, на что его заменить. Новое значение может быть фиксированным или основанным на формуле.

    Окно Pick a value from the list (Выберите значение из списка)

СОВЕТ. Проверьте формулу и убедитесь, что она работает правильно. Для этого нажмите кнопку Test a formula (Тестировать формулу). Откроется таблица, в которой можно будет проверить и при необходимости доработать формулу. Закончив, скопируйте её обратно в поле New Value (Новое значение) в параметрах глобального обновления.

Требования к формулам

Чтобы в рамках глобального обновления задать формулу, ссылающуюся на ячейки в других столбцах той же строки, необходимо использовать нотацию @row. Не применяйте относительные ссылки на строку: они будут работать неправильно. Пример: вы хотите добавить формулу в строку 12. Это неправильный вариант:

=[Стоимость]12 + [Надбавка]12

Вместо него используйте такой вариант:

=[Стоимость]@row + [Надбавка]@row

Дополнительные сведения об использовании нотации @row в формулах см. в этой статье.

Добавление метаданных

Глобальное обновление типа Add New Metadata (Добавление метаданных) позволяет добавлять новые строки с метаданными в раздел Summary (Сводка) в шаблонах проекта. Это полезно в таких случаях:

  • Нужно рассчитать новую метрику проекта, которой в нём не было изначально, и добавить её в раздел Summary (Сводка). Пример: если вы добавили в готовые проекты столбец «Под угрозой», стоит добавить и метаданные для отслеживания таких задач в рамках портфеля.
  • Во время создания проекта нужно регистрировать дополнительную информацию о нём.

Для метаданных можно использовать как статические (текстовые) значения, так и формулы. Например, эта формула будет подсчитывать все ячейки, для которых установлен флажок в столбце «Под угрозой»:

=COUNTIF([Под угрозой]:[Под угрозой], true)

Поиск и замена

Для простейшего обновления типа Find/Replace (Поиск и замена) следует указать значения Find (Найти) и Replace (Заменить на).

По умолчанию замена выполняется во всех столбцах. Чтобы ограничить их выборку, укажите в поле In these columns (В этих столбцах), какие столбцы следует обновить.

Если задать несколько операций поиска и замены, они выполняются одновременно.

Ограничения для поиска и замены

К некоторым типам столбцов это обновление не применяется или применяется с ограничениями:

Тип данных столбца или ячейки Поиск и замена игнорируются? Применяются с ограничениями? Примечания
Система Да Нет  —
Столбцы, настроенные в параметрах проекта:
  • Дата начала
  • Дата окончания
  • Предшественник
Да Нет  —
Список контактов Нет Да См. раздел Ограничения для данных в столбце со списком контактов.
Дата Нет Да См. раздел Ограничения для данных в столбце с датами.
Длительность Нет Да При поиске данных по столбцу типа «Длительность» всегда применяется точное соответствие.

Функция поиска и замены не конвертирует значения времени.

Пример: поиск строки «2 дня» вернёт только ячейки с точно таким значением — «2 дня». Ячейки со значением «16 ч» не будут найдены, хотя по сути эти два значения длительности одинаковы.
Комментарии Да Нет  
Ячейки с входящими ссылками Да Нет Обратите внимание: исходящие ссылки на ячейки можно редактировать.
Ячейки с гиперссылками Да Нет  —
Ячейки с изображениями Да Нет  —

Ограничения для данных в столбце со списком контактов

В поле Find (Найти) можно задавать только имя и фамилию человека, указанные в таблице, или адрес электронной почты этого контакта. Таким образом, доступен поиск только по запросам вида Иван Иванов или ivan.ivanov@mbfcorp.com.

При поиске данных по спискам контактов учитывается только точное соответствие. Это значит, что для поискового запроса в поле Find необходимо указать в поле Restrict to (Ограничить) один из следующих критериев:

равно
не равно
пусто
не пусто

Для значения в поле Replace (Заменить на) необходимо указать в поле Restrict to (Ограничить) критерий replace entire cell (Заменять всю ячейку).

Если выбрать в поле Restrict to любой другой критерий, поиск и замена будут выполнены только в других столбцах, а списки контактов останутся без изменений.


Рекомендация: используйте для поиска и замены адреса электронной почты, а не имена и фамилии людей из списка контактов Smartsheet. Это поможет избежать проблем с поиском.

Ограничения для данных в столбце с датами

Для успешного поиска по датам необходимо назначить для поля Find (Найти) один из следующих ограничительных критериев:

равно
не равно
пусто
не пусто

В любом другом случае поиск и замена по датам не будут выполнены. Аналогично для значения в поле Replace (Заменить на) необходимо указать ограничительный критерий replace entire cell (Заменять всю ячейку), иначе заменить даты не получится.

Пример: если вы попытаетесь найти во всех столбцах ячейки, которые содержат значение «30.01», и заменить его на «01.02», то ячейка в столбце типа «Дата» со значением «30.01.2017» НЕ ИЗМЕНИТСЯ, потому что использовался ограничительный критерий содержит. Изменения будут применены только к ячейкам в столбцах типа «Текст или число».

Обратите внимание: если ввести дату в поле Find (Найти) или Replace (Заменить на), а затем выбрать столбец типа «Дата» или «Дата и время», то появится предупреждение о том, как программа интерпретирует эту дату (например, 15 февраля 2018 г.). У вас также будет возможность конвертировать значение в универсальный формат YYYY-MM-DD. Такая конвертация удобна, так как помогает избежать проблем с разными форматами дат (например, mm/dd/yy и yyyy/mm/dd).

Отображение дат в Smartsheet зависит от личных параметров, которые каждый пользователь может выбрать на свой вкус. Дополнительные сведения о форматах дат см. в статье Указание форматов даты и чисел по умолчанию в региональных параметрах.