Smartsheet Control Center: глобальные обновления в проектах

Функция глобальных обновлений (Global Updates) в Smartsheet Control Center предназначена для корпоративных пользователей и позволяет легко редактировать шаблоны проектов, автоматически применяя изменения к имеющимся и будущим проектам. 

Во время работы над проектом вам может потребоваться дополнительная информация. Например, вы можете добавить столбец "Под угрозой", чтобы пользователи отмечали в нём задачи с горящими сроками. С помощью глобальных обновлений можно внести такое изменение и распространить его на весь портфель проектов.

В этой статье описаны доступные виды глобальных обновлений и рассказано, как создавать и тестировать глобальные обновления в портфеле Control Center.

Виды глобальных обновлений

Перед тем как создать и провести глобальное обновление, изучите подтипы и возможности этой функции. С помощью глобальных обновлений можно выполнить перечисленные ниже действия.

• Добавить новый столбец.  Добавление нового столбца в таблицы и шаблоны проекта.
• Изменить существующий столбец.  Изменение существующего столбца в таблицах и шаблонах проекта.
• Добавить данные профиля. Добавление новых строк данных профиля в раздел сводки одного или нескольких шаблонов проекта.
• Найти и заменить.  Поиск и замена значений в проекте и шаблонах.
• Обновить отчёты.  Изменение подготовленных отчётов проекта и шаблонов отчётов.
• Обновить панели мониторинга.  Изменение подготовленных панелей мониторинга проекта и шаблонов панелей мониторинга.

Глобальные обновления не применяются к виджетам для названия, связанным с элементами Smartsheet. Для внесения этого изменения необходимо отдельно отредактировать панель мониторинга.

Создание глобального обновления

Начало работы и выбор обновления

1. Чтобы войти в систему, выберите Control Center на панели запуска приложений Smartsheet или откройте страницу https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Щёлкните по значку меню и выберите название нужной программы.
   
3. В левом верхнем углу нажмите кнопку Manage Program (Управление программой). 
4. Выберите Global Updates (Глобальные обновления), а затем нажмите кнопку New Update (Создать обновление).
5. Выберите обновление. После выбора обновления знак плюс изменится на галочку.
   
   
6. Нажмите Next (Далее) и введите параметры обновления.
7. В правом нижнем углу нажмите кнопку Create & Run (Создать и запустить).

Тестирование и проверка изменений

Тестирование является необходимым этапом. 

Нажмите кнопку Create & Run (Создать и запустить), чтобы протестировать и проверить обновление на активных проектах и таблицах.  При тестировании создаётся временная копия проекта, позволяющая проверить изменения перед их фиксацией.

1. На странице тестирования глобального обновления выберите проект и нажмите внизу кнопку Apply Test (Применить тестовые правки).
   
   
   Когда правки будут применены, значение в столбце "Статус" на странице тестирования поменяется с New (Новое) на Success (Успех).
   
   СОВЕТ. Наведите указатель мыши на сообщение об успешном тестировании, чтобы просмотреть сводку обновления.
   
   
2. Нажмите кнопку Open Test (Открыть тест), чтобы изучить тестовую таблицу, отчёт или панель мониторинга и убедиться, что обновления выполняются должным образом.
   ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы изменить обновление и закрыть тест, нажмите кнопку Close (Закрыть), внесите изменения и запустите тест снова. Дополнительные сведения см. в разделе Edit a Global Update ("Изменение глобального обновления").
   СОВЕТ. Чтобы дополнительно протестировать обновление в других проектах, нажмите кнопку Close (Закрыть) и вернитесь на страницу Update Summary (Сводка обновления). Нажмите кнопку Test Update (Протестировать обновление) и выберите проект, который хотите протестировать. Это действие можно повторить любое количество раз, пока вы не будете полностью уверены в том, что правки можно сохранить.
3. Если изменения сработали правильно, закройте тест и вернитесь на страницу Test Global Update (Тестирование глобального обновления).
4. Нажмите кнопку Confirm (Подтвердить), чтобы перейти на страницу Update Summary (Сводка обновления).

Подтверждение результатов и применение изменений

На этом этапе у вас будет последняя возможность перепроверить и подтвердить подготовленные изменения, а также выбрать, к каким проектам их применить.

1. Просмотрите сведения на странице Update Summary (Сводка обновления) и убедитесь, что ваши обновления настроены правильно.
2. Нажмите кнопку Apply Update (Применить обновления).
3. На странице Apply Update, где предлагается применить обновления, выберите проекты, которые хотите обновить.
   ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы хотите обновить свои шаблоны, установите флажок Apply update to the base project template(s) (Применить обновление к базовым шаблонам проекта).
4. Нажмите кнопку Apply (Применить). Когда появится уведомление о том, что отменить изменения будет невозможно, нажмите кнопку Yes (Да), чтобы завершить обновление.

Глобальные обновления останутся на странице Global Updates (Глобальные обновления). Вы можете запускать их в любое время. Для этого выберите нужное обновление и запустите его, как описано выше.  

Изменение существующего глобального обновления

Чтобы изменить существующее глобальное обновление, выполните следующие действия.

1. Чтобы войти в систему, выберите Control Center на панели запуска приложений Smartsheet или откройте страницу https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Щёлкните по значку меню и выберите название нужной программы.
   
3. В левом верхнем углу нажмите кнопку Manage Program (Управление программой). 
4. Выберите Global Updates (Глобальные обновления), а затем нажмите кнопку New Update (Создать обновление).
5. Найдите глобальное обновление, которое хотите изменить, затем наведите указатель мыши на значок с тремя точками (слева от названия обновления) и выберите команду Edit (Изменить).
6. Внесите изменения, а затем выберите команду Update & Run (Обновить и запустить), чтобы протестировать и проверить их. Дополнительные сведения см. в разделе Test and Validate Your Changes ("Тестирование и проверка изменений").

Ответы на типичные вопросы о Global Updates и Smartsheet Control Center приведены в статье Smartsheet Control Center: вопросы и ответы.