Ускорение работы и экономия времени с помощью автоматизированных рабочих процессов

Автоматизированный рабочий процесс — это определённая последовательность связанных операций, визуально представленных на одном экране (например, автоматическое утверждение несколькими заинтересованными лицами). Такие рабочие процессы позволяют экономить время и гарантируют согласованность действий. Вот пример автоматизированного рабочего процесса, который может использоваться авторским коллективом:

  1. Разработчик документации завершает создание черновика и отмечает свою задачу в Smartsheet как выполненную.
  2. Это инициирует отправку запроса утверждения соответствующему техническому редактору в зависимости от темы статьи.
  3. Когда редактор утверждает черновик, ещё один запрос утверждения автоматически отправляется веб-разработчикам, которые должны проверить новую статью и утвердить её к публикации.
  4. После публикации статьи контент-директор получает автоматическое оповещение об этом.

Создание визуального рабочего процесса

Вы можете создавать оповещения и напоминания для себя независимо от вашего уровня разрешений совместного доступа. Однако если вы захотите создать или изменить рабочий процесс, который оповещает других пользователей или требует от них совершения некоторых действий, то вам потребуется доступ к таблице с правами администратора. (Дополнительные сведения о разрешениях см. здесь.)

В открытой таблице выполните указанные ниже действия.

  1. В левом верхнем углу таблицы выберите пункт Автоматизация.

    Пункт «Автоматизация» в меню
     
  2. Здесь вы можете выбрать тип автоматизации для рабочего процесса. Выбор зависит от того, какие действия должны выполняться автоматически.

    Дополнительные сведения о различных типах автоматизации см. здесь.
     
  3. Выбрав тип автоматизации, настройте блок триггеров, пути и блоки условий, а также блоки действий, чтобы создать рабочий процесс. (Дополнительные сведения о блоках и путях см. в статье Как устроен автоматизированный рабочий процесс.)

    Общий вид автоматизированного рабочего процесса
  4. Завершив настройку рабочего процесса, нажмите кнопку Сохранить в правом нижнем углу Конструктора рабочих процессов.

Вот и всё! Теперь у вас есть рабочий процесс, при активации которого будут автоматически выполняться действия.

Создание базового рабочего процесса

Вы можете создать базовый рабочий процесс для выполнения любого из следующих действий:

  1. Оповещение пользователя при любом изменении:
    • когда строки добавлены, изменены или удалены;
    • когда комментарии в строке или таблице добавлены, изменены или удалены;
    • когда вложения в строке или таблице добавлены, изменены или удалены;
    • когда к таблице предоставлен доступ.
  2. Оповещение пользователя о предоставлении доступа к таблице.
  3. Оповещение пользователя об удалении строки.

Чтобы создать базовый рабочий процесс, выполните указанные ниже действия.

  1. В левом верхнем углу таблицы выберите пункт Автоматизация, а затем в раскрывающемся списке выберите пункт Управление рабочими процессами…
  2. Внизу раскрывающегося списка Создать рабочий процесс выберите пункт Базовые рабочие процессы.Пункт «Базовые рабочие процессы»

    Откроется окно «Базовые рабочие процессы».

  3. В окне «Базовые рабочие процессы» можно выбрать тип рабочего процесса, который нужно создать.
  4. После нажатия кнопки «Создать» можно изменить триггер, получателей и настраиваемое сообщение.

    Завершив настройку, не забудьте присвоить имя рабочему процессу и сохранить его. Базовый рабочий процесс создан.