Обзор: автоматизированные рабочие процессы

Применить к

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

В Smartsheet можно создавать рабочие процессы, чтобы автоматизировать выполняемые вручную рутинные задачи. Шаблоны с инструкциями помогут вам быстро и легко настроить автоматизированные процессы для сбора обновлений, отслеживания дат выполнения и т. д.

Примеры рабочих процессов

Коллекция шаблонов поможет вам в создании рабочих процессов для большинства стандартных ситуаций. К коллекции прилагаются инструкции по использованию и настройке рабочих процессов.

Ниже приведено несколько примеров.

Предназначение шаблона

Действие

Оповещать пользователя при выполнении указанных условий

Пользователю отправляются сообщения о назначении задач или изменении сроков.

Отправить пользователю напоминание в определённую дату

Заинтересованные лица получат напоминания о приближении важных сроков.

Запрашивать изменения каждую неделю

Каждую неделю собираются отчёты о статусах проектов и уточняются сведения в них.

Переместить строку в другую таблицу при выполнении указанных условий

Строка автоматически перемещается в другую таблицу в результате изменений (например, после завершения задачи, обновления статуса или назначения группы).

Это лишь несколько примеров того, как можно настраивать шаблоны в соответствии с рабочими сценариями.

Создание автоматизированного рабочего процесса

Для создания и управления рабочими процессами вы должны быть лицензированным пользователем. Пользователи с правами наблюдателя или редактора таблицы могут создавать оповещения и напоминания для себя. Если вы захотите создать или изменить рабочий процесс, который оповещает других пользователей, требует от них совершения действий или выполняет какие-либо действия в Smartsheet (перемещение строк или запись дат), вам потребуется доступ к таблице с правами администратора.

В открытой таблице выполните указанные ниже действия.

  1. В левом верхнем углу таблицы выберите пункт Автоматизация > Создать рабочий процесс из шаблона…
  2. Выберите шаблон рабочего процесса из коллекции и нажмите Использовать шаблон. Для примера мы рассмотрим шаблон Отправить напоминание пользователю в определённую дату
  3. Блок триггеров служит для указания момента запуска рабочего процесса. Можно настроить отправку напоминаний каждую пятницу или в зависимости от конкретной даты в таблице (например, за три дня до срока выполнения). Можно указать в качестве триггера определённые изменения в таблице (например, добавление или изменение строки).
  4. В блоке "Оповещать пользователя…" укажите получателей. Кроме того, вы можете настроить тему и текст сообщения и даже вставить в него поля с помощью заполнителей {{имя поля}} или выбрать столбцы, которые будут отображаться в нижней части письма. 
  5. Для большинства рабочих процессов достаточно указать триггер и действие, но можно также добавлять условия для более точной настройки напоминаний. Например, можно отправлять уведомления только о невыполненных задачах. В рабочий процесс можно добавить дополнительные действия, такие как сохранение даты отправки напоминания и отображение её в столбце таблицы. 
  6. Выберите Сохранить в правом нижнем углу окна конструктора рабочих процессов.

Теперь у вас есть рабочий процесс, который будет уведомлять пользователя о приближении сроков выполнения. 

Вы также можете создавать рабочие процессы с нуля.

  • Выберите пункт Автоматизация > Создать рабочий процесс, настройте блок триггеров и выберите действия и условия или пути условий.