Использование системных столбцов для автоматического внесения данных в строку

Применить к

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Добавлять или изменять столбцы могут владелец и администраторы таблицы. Для использования этой возможности необходима лицензия.

С помощью системного столбца можно быстро узнать:

  • автора строки;
  • последнего пользователя, вносившего в строку изменения;
  • время создания строки;
  • время последнего изменения строки.

По мере добавления или изменения строк таблицы информация в системных столбцах заполняется или обновляется.


Если изменить тип существующего столбца на системный, данные в ячейках будут перезаписаны.

Чтобы создать системный столбец, выполните указанные ниже действия.

  1. Щёлкните стрелку раскрывающегося списка под заголовком любого столбца и выберите пункт Вставить столбец справа или Вставить столбец слева.

    Откроется окно Вставить столбец.
     
  2. В качестве типа столбца выберите Автонумерация/система.

    Форма Вставить столбец обновится, и в ней отобразятся доступные столбцы автонумерации и системные столбцы.
     
  3. Выберите тип столбца в разделе Столбец, созданный системой. (Если вы не знаете точно, какой тип выбрать, см. дополнительные требования в статье "Определения типов системных столбцов".)

    ПРИМЕЧАНИЕ. Каждая таблица может включать в себя по одному типу каждого системного столбца.

  4. Чтобы вставить столбец в таблицу, нажмите кнопку ОК.

Следует учитывать, что ячейки в системном столбце будут пусты, пока вы не нажмёте кнопку Сохранить.

Определения типов системных столбцов

В таблице ниже указаны типы системных столбцов и их назначение.

Тип Назначение
Автонумерация Каждой строке таблицы назначается буквенно-цифровое значение с автоматическим приращением.
Изменено (дата) Содержит дату и время последнего изменения строки. Изменения, внесенные в обсуждения, вложения или форматирование (цвет шрифта, фона и т. д.), в этом столбце не отображаются.
Автор изменений Содержит адрес электронной почты соавтора, который внес последнее изменение в строку. Изменения, внесенные в обсуждения, вложения или форматирование, в этом столбце не отображаются.
Создано (дата) Содержит дату и время создания строки.
Автор Содержит адрес электронной почты соавтора, который создал строку.

Советы и рекомендации

Предоставляя группе доступ к элементам Smartsheet, учитывайте следующее:

  • В таблице можно использовать только один системный столбец каждого типа.
  • Значения в столбцах доступны только для просмотра, изменить их вручную невозможно. Однако вы можете изменить внешний вид столбца, применив к нему форматирование.
  • Если изменить тип существующего столбца на системный ("Изменено (дата)", "Автор изменения", "Создано (дата)" или "Автор"), данные в ячейках будут перезаписаны. При изменении типа столбца на "Автонумерация" данные в ячейках сохраняются, и при необходимости их можно использовать в шаблонах автоматической нумерации.
  • Время, указанное в системных столбцах Изменено (дата) и Создано (дата), зависит от часового пояса, выбранного в разделе "Личные параметры" учётной записи Smartsheet.
  • Значения в системных столбцах доступны всем соавторам только для чтения, но вы можете применить к ним форматирование (например, цвета фона и шрифта) вручную или с помощью правил условного форматирования.
  • По умолчанию в качестве имени столбца будет указан его тип, но при необходимости имя можно изменить.