Smartsheet Control Center: perguntas frequentes sobre arquivamento de projetos

O Arquivamento de Projetos torna o Smartsheet Control Center uma ferramenta completa de gerenciamento do ciclo de vida de projetos: ele permite que os Líderes de Programa automatizem e gerenciem o arquivamento, o estágio final do ciclo de vida do projeto.

O Control Center é uma oferta premium disponível para aquisição pelos clientes do Smartsheet que usam o plano Executivo (ou superior). Para obter mais informações sobre como comprar o Control Center, entre em contato com o Departamento de Vendas da Smartsheet.

Quais são os requisitos para o arquivamento de projetos e quem pode usar esse recurso?

O Arquivamento de Projetos está disponível para todos os clientes que usam o Smartsheet Control Center. Você deve ser um Líder de Programa no Smartsheet Control Center para acessar o Arquivamento de Projetos: somente os Líderes de Programa podem criar e executar fluxos de trabalho de arquivamento.

Quais recursos fazem parte do Arquivamento de Projetos?

Com um fluxo de trabalho de arquivamento, você poderá:

• Defina as condições de filtragem para que os Líderes de Programa possam selecionar rapidamente projetos para arquivamento.
• Forneça à sua equipe de projeto um diretório mais limpo de áreas de trabalho movendo projetos para arquivar as áreas de trabalho.
• Altere a propriedade, atualize o compartilhamento e limite o acesso aos projetos para preservar dados históricos para auditorias e análises.
• Desative Alertas e Ações para que um projeto finalizado não gere mais notificações.
• Cancele coletivamente a publicação de todas as planilhas, painéis ou relatórios arquivados.
• Mantenha os dados de resumo dos projetos arquivados para que eles possam fazer parte dos relatórios do portfólio do exercício fiscal vigente.(Também pode ser interessante arquivar os dados de resumo na virada do exercício fiscal vigente.)
• Forneça uma lista de projetos arquivados no Control Center, caso sua equipe precise acessá-los para referência posterior.

Será possível arquivar itens do Smartsheet que não foram criados usando o Control Center?

Não. Somente itens criados usando o Control Center poderão ser arquivados.

Quais são os cenários comuns compatíveis com o Arquivamento de Projetos?

Alguns cenários comuns são:

• Arquivamento completo - bloqueie todos os itens do Smartsheet relacionados a um projeto concluído de uma só vez. Remova em massa os projetos concluídos dos painéis e relatórios no âmbito do portfólio, sem precisar editar manualmente os painéis e relatórios existentes.
• Arquive com visibilidade limitada - bloqueie os projetos concluídos e remova o acesso a eles, mas mantenha-nos em painéis e relatórios no âmbito do portfólio até o final do exercício fiscal vigente. No início do exercício fiscal seguinte, você poderá remover os projetos arquivados dos painéis e relatórios.

Eu posso restaurar um projeto arquivado?

O arquivamento de um projeto é uma ação permanente. No momento, não é possível restaurar um projeto arquivado.

Projetos podem ser arquivados automaticamente?

Não. O Líder de Programa deve arquivar os projetos manualmente a partir do aplicativo do Control Center. O Control Center executará automaticamente as ações definidas no fluxo de trabalho de arquivamento de projeto para todos os projetos selecionados.

Quem poderá visualizar e acessar os projetos arquivados?

Os usuários poderão ver uma lista de projetos arquivados no Control Center. Somente usuários com permissão (configurada como parte do arquivamento) poderão acessar os itens do projeto no Smartsheet.

Os projetos arquivados serão removidos dos resultados de pesquisa?

Um projeto aparecerá apenas nos resultados de pesquisa dos indivíduos que tiverem acesso a ele. Uma das opções do fluxo de trabalho de arquivamento é mover a pasta do projeto para uma área de trabalho de arquivamento. Depois que a pasta for movida, apenas usuários com permissões para acessar a área de trabalho de arquivamento verão aqueles projetos nos resultados de pesquisa.

É possível arquivar parcialmente um projeto a fim de deixá-lo aberto para revisão final ou auditorias?

Sim. O Arquivamento de Projetos oferece suporte para arquivamento em várias etapas. Quando um projeto é concluído, ele pode ser movido para a área de trabalho de itens Pendentes de Arquivamento, na qual apenas determinadas pessoas terão acesso a ele. Após a conclusão de todas as revisões e auditorias, você poderá executar o arquivamento completo para remover todos os acessos e bloquear o projeto.