Dados de insights no Smartsheet

Os dados do Brandfolder Insights na integração com o Smartsheet permitirão que os usuários movam os dados do Brandfolder diretamente para Smartsheet. Isso lhes dará o poder de manipular e compartilhar esses dados usando ferramentas Smartsheet, como relatórios e painéis.
Para usar essa integração, os usuários precisarão ativar o Insights em sua conta do Brandfolder e também ter uma conta Smartsheet.

Criação da integração

1. Navegue até Olá, o seu nome no canto superior direito. Selecione Meu perfil. Selecione a guia Integrations (Integrações) do lado esquerdo.
2. Nesta página, clique em Conectar ao Smartsheet na caixa Conector de dados do Smartsheet Insights.
3. Um novo modal aparecerá. Selecione Permitir para que a Brandfolder possa acessar sua conta Smartsheet.
4. Os usuários podem selecionar um espaço de trabalho do Smartsheet no menu suspenso para se conectarem à sua conta da Brandfolder. Clique em Conectar. Quando a conexão for bem-sucedida, uma tela aparecerá informando que você está conectado com sucesso ao Smartsheet
5. Depois que as duas plataformas forem conectadas, você verá uma tabela que inclui o nome da Brandfolder, o status de sincronização de dados de cada Brandfolder, um menu de reticências que abriga as opções para redefinir as planilhas de dados e, por fim, uma alternância sata de sincronização.

Se a sincronização estiver ativada, a Brandfolder enviará imediatamente os dados do Insights para o Smartsheet. A partir daí, ele será atualizado uma vez por dia às 5:00 AM MST. Se uma sincronização falhar, o usuário será notificado na interface do usuário.

Se um usuário não tiver acesso a Brandfolders específicos em uma organização, ele não será listado no painel de integrações.
 

Navegando pela integração no Smartsheet

Depois de ativar a sincronização de dados na Brandfolder, uma pasta chamada Brandfolder Integrations aparecerá no espaço de trabalho Smartsheet que você selecionou. Esta pasta conterá duas folhas; uma para os principais ativos da Brandfolder, a outra para os principais usuários.

Ao abrir a planilha de ativos, você receberá os dados mais recentes disponíveis para o dia. As colunas na folha de ativos superior incluem o nome do ativo, as visualizações, os compartilhamentos, os downloads e o link do ativo.
Selecionar o ícone de clipe de papel em cada linha abrirá uma área de anexo para visualizar uma CDN e o URL do ativo. Ao clicar neles, a imagem será aberta na Brandfolder.

A planilha do usuário inclui colunas para e-mail, nome completo, localização dos usuários, bem como o número de ativos que eles visualizaram, compartilharam ou baixaram.

Manipulando planilhas

Para obter a melhor experiência possível, os usuários devem tratar as planilhas geradas como somente leitura. Ao criar um relatório Smartsheet e selecionar a planilha de insights como uma planilha de origem ou uma planilha derivada, os usuários podem selecionar quais colunas exibir, adicionar formatação ou adicionar filtros sem modificar a planilha de origem. 

Somente proprietários e administradores nas planilhas poderão editar. Se um usuário precisar editar as planilhas geradas, veja como as manipulações das planilhas de origem afetarão a sincronização de dados:

1. Pasta Padrão: os usuários podem renomear ou mover a pasta padrão criada pela integração.
2. Nome e localização da planilha: os usuários podem renomear ou mover as planilhas criadas pela integração. Se o usuário excluir a planilha ou perder o acesso de proprietário ou administrador à planilha, a sincronização falhará. 
3. Colunas: os usuários podem excluir colunas de uma planilha. As colunas excluídas não são adicionadas novamente na próxima sincronização. Os usuários também podem adicionar formatação, classificar, filtrar, reposicionar, renomear, congelar ou ocultar colunas.
4. Linhas: os usuários podem excluir linhas de uma planilha. As linhas excluídas não são adicionadas novamente na próxima sincronização. Os usuários podem adicionar formatação, classificação, filtro, resolução, renomear, congelar ou ocultar linhas. Os usuários também podem adicionar linhas adicionais à planilha.
5. Células: durante cada sincronização, todas as células da planilha são preenchidas com os dados mais recentes disponíveis. Portanto, quaisquer modificações dos dados em uma célula serão substituídas. Os usuários podem adicionar formatação a uma célula e a formatação será preservada entre as sincronizações. As células dentro de linhas ou colunas adicionadas pelo usuário não são modificadas por sincronizações noturnas. 
6. Links de linha ou célula: se um usuário gerar um link de linha ou célula, ele não deve ser considerado permanente. Os principais usuários e as principais folhas de ativos incluem atividades dos últimos 30 dias. Se um ativo não for acessado nos últimos 30 dias ou um usuário não interagir com uma Brandfolder por 30 dias, a linha correspondente aos dados será excluída na próxima sincronização. Na exclusão, os links para esses dados ficarão inválidos.

Se quaisquer alterações acidentais forem salvas em suas planilhas e seus dados se tornarem irreconhecíveis, você poderá selecionar a opção redefinir planilhas de dados na Brandfolder para restaurar a versão original. Para fazer isso, basta confirmar que você está tentando criar uma nova planilha e a versão original será restaurada no seu Smartsheet Workspace.