Integração do Workspace + Smartsheet

O Brandfolder Workspace também se integra estreitamente ao Smartsheet. A automação robusta do Smartsheet também pode ser usada para gerar notificações adicionais, fluxos de aprovação e muito mais, tudo a partir dos detalhes da tarefa. Os usuários podem fazer atualizações e novas tarefas no Smartsheet e as tarefas serão atualizadas no Brandfolder.

Criação da integração

1. Os membros da equipe do espaço de trabalho podem se autenticar e se conectar facilmente ao Smartsheet a partir da Brandfolder clicando em Abrir no Smartsheet, que fica ao lado da guia de configurações. 

2. Uma vez autenticado, você será levado à planilha que a Brandfolder criou. Esta planilha será associada ao Espaço de Trabalho e outros membros da equipe terão acesso a ela se conectarem suas contas Smartsheet. 

Atualizando tarefas no Smartsheet

Após a configuração inicial, os usuários podem atualizar uma tarefa no Smartsheet fazendo o seguinte:

1. Edite o valor de uma célula e salve as alterações no Smartsheet.

2. Navegue até o Espaço de Trabalho da Brandfolder para ver as alterações refletidas. 

As alterações serão feitas desde que estejam em um formato aceitável para a tarefa do Espaço de Trabalho. As alterações rejeitadas simplesmente reverterão o valor desse campo no Smartsheet para o valor da tarefa Brandfolder Workspace após alguns segundos. Se os campos obrigatórios (por exemplo, seção) não forem preenchidos ou os campos forem preenchidos incorretamente, você deve preencher esse valor ou revisar a entrada para um valor aceito. Uma vez corrigidas, essas linhas serão sincronizadas com o Brandfolder.

Um exemplo de alteração incompatível seria inserir um valor de texto na coluna de datas no Smartsheet, em vez de escolher uma data por meio do seletor de datas.

Criando novas tarefas no Smartsheet

1. Preencha uma nova linha no Smartsheet, incluindo seções que são um campo obrigatório. Se não for preenchido ou preenchido incorretamente, você deve preencher esse valor ou revisar a entrada para um valor aceito.

2. Depois de preenchidas corretamente, essas linhas serão sincronizadas com o Brandfolder. 

Você pode ter algum atraso entre criar uma nova linha e ver essa tarefa ser preenchida na Brandfolder. Um bom indicador de que a tarefa foi criada com sucesso é quando o valor do link do ativo é preenchido na linha Smartsheet. 

Atualizando colunas 

As seguintes colunas são incluídas em uma planilha gerada a partir de uma Área de Trabalho:

• Nome: nome do ativo/tarefa
• Seção: campo obrigatório pré-preenchido com nomes de seção em um menu suspenso para escolher a seção de uma tarefa a ser exibida
• Status: campo pré-preenchido com seleções suspensas de em andamento, não iniciado ou concluído
• Prioridade: campo pré-preenchido com seleções suspensas de prioridade alta, média ou baixa
• Responsável: campo pré-preenchido com seleções suspensas de usuários válidos na Brandfolder conectada. Observação: é possível adicionar usuários que não tenham uma conta na Brandfolder, mas eles não serão adicionados como responsáveis na Brandfolder
• Prazo: campo com tipo de coluna como seleção de data
• Tipo de arquivo: campo de texto aberto
• Dimensões: campo de texto aberto
• Descrição: campo de texto aberto
• Asset Link: uma coluna somente leitura que vincula ao ativo, preenchida automaticamente para o usuário após a criação da tarefa.

Excluir dados

• As tarefas (linha inteira) excluídas no Smartsheet não excluirão nem removerão tarefas na Brandfolder.
• As tarefas excluídas ou removidas de um espaço de trabalho na Brandfolder não excluirão a linha (tarefa) correspondente no Smartsheet.