Integração do Workspace + Smartsheet

Brandfolder Workspace se integra estreitamente ao Smartsheet. A automação robusta do Smartsheet pode gerar notificações adicionais, fluxos de aprovação e mais a partir dos detalhes da tarefa. Os usuários podem fazer atualizações e novas tarefas no Smartsheet e ter as tarefas atualizadas no Brandfolder.

Configurar a integração do SendGrid 

A equipe do Workspace pode facilmente autenticar e conectar ao Smartsheet a partir do Brandfolder:

1. No espaço de trabalho, selecione Abrir no Smartsheet ao lado da guia de configurações.

Brandfolder Image

2. Na nova janela que aparece, selecione Permitir. 
3. Selecione o espaço de trabalho do Smartsheet que você deseja conectar ao seu espaço de trabalho do Brandfolder.
4. Selecione Conectar.

Quando seus espaços de trabalho estiverem conectados, Conectar ao Smartsheet muda para Abrir no Smartsheet, e selecioná-lo leva você à planilha que o Brandfolder criou em seu espaço de trabalho do Smartsheet. Se outros membros da equipe conectarem suas contas do Smartsheet, eles terão acesso a esta planilha. 

Atualizar tarefas no Smartsheet

Após a configuração inicial, os usuários podem atualizar uma tarefa no Smartsheet fazendo o seguinte:

1. Edite o valor de uma célula e salve as alterações.
2. Navegue até o seu espaço de trabalho do Brandfolder para ver as alterações refletidas.

As alterações são feitas desde que estejam em um formato aceitável para a tarefa do Workspace.

Alterações rejeitadas reverterão o valor desse campo no Smartsheet de volta ao valor da tarefa do Brandfolder Workspace após alguns segundos. Se campos obrigatórios (por exemplo, seção) não forem preenchidos ou se os campos forem preenchidos incorretamente, você deve preencher esse valor ou revisar a entrada para um valor aceito. Uma vez corrigidas, essas linhas sincronizam com o Brandfolder.

Um exemplo de uma alteração incompatível seria inserir um valor de texto na coluna de data no Smartsheet em vez de escolher uma data através do seletor de data.

Crie novas tarefas no Smartsheet

1. Preencha uma nova linha no Smartsheet, incluindo seções que são campos obrigatórios. Se não for preenchido ou preenchido incorretamente, você deve preencher esse valor ou revisar a entrada para um valor aceito.
2. Uma vez preenchido corretamente, essas linhas sincronizam com o Brandfolder.

Você pode experimentar atrasos entre a criação de uma nova linha e ver essa tarefa aparecer no Brandfolder. Um bom indicador de que a tarefa foi criada com sucesso é quando o valor do link do ativo é preenchido na linha do Smartsheet.

Atualizar colunas

As seguintes colunas estão incluídas na planilha gerada a partir de um Workspace:

• Nome: Nome do ativo/tarefa
• Seção: campo obrigatório pré-preenchido com nomes de seções em um menu suspenso para escolher a seção para uma tarefa.
• Status: campo pré-preenchido com seleções de menu suspenso de em andamento, não iniciado ou concluído
• Prioridade: campo pré-preenchido com seleções de menu suspenso de alta, média ou baixa prioridade

• Atribuído a: campo pré-preenchido com seleções de menu suspenso de usuários válidos no Brandfolder conectado.

  Usuários sem uma conta no Brandfolder podem ser adicionados, mas não serão contados como atribuídos no Brandfolder.

• Data de Vencimento: campo com tipo de coluna como seleção de data
• Tipo de arquivo: campo de texto aberto
• Dimensões: campo de texto aberto
• Descrição: campo de texto aberto
• Link do Ativo: Uma coluna somente leitura que vincula ao ativo, preenchida automaticamente para o usuário após a criação da tarefa.

Excluir dados

• As tarefas (linha inteira) excluídas no Smartsheet não excluem ou removem tarefas no Brandfolder.
• As tarefas excluídas ou removidas de um Espaço de Trabalho no Brandfolder não excluem a linha correspondente (tarefa) no Smartsheet.