Substituir um usuário licenciado quando todas as licenças estiverem alocadas

Este artigo se aplica somente aos planos que utilizam o modelo de colaborador legado. Se você não tiver certeza sobre o tipo de modelo, saiba como determinar o modelo do seu plano.

Fazer a transição do novo usuário

Siga as etapas abaixo para garantir que novos usuários tenham acesso a tudo de que precisam.

Etapa 1: adicione o novo usuário sem uma licença

1. Faça login no centro de administração.

2. No ícone de Menu no canto superior esquerdo da tela.

3. Acesse Gerenciamento de usuários > Adicionar usuário.

4. Na janela Adicionar usuário que aparece, digite o endereço de e-mail da nova pessoa.

   Certifique-se de que a opção Usuário licenciado esteja desativada. Concederemos uma licença a essa pessoa mais tarde.

5. Selecione Convidar.

   Ela receberá um convite por e-mail para ingressar na sua conta. Assim que ela aceitar o convite, você poderá prosseguir com a etapa 2.

Etapa 2: remova a licença anterior, mas não o usuário

Depois que o novo usuário aceitar o convite como usuário não licenciado, remova a licença da pessoa que está sendo substituída.

Durante o processo de remoção da licença, você é orientado a transferir permissões de proprietário de planilhas deste usuário para outra pessoa.

Na janela Gerenciamento de usuários:

1. Passe o ponteiro do mouse sobre a linha da conta do usuário que você deseja remover.

2. No lado direito da linha, selecione .

3. Desative a opção Usuário licenciado. A caixa de diálogo Transferir permissões de proprietário e remover licença é exibida.

   Se o usuário não tiver criado nenhuma planilha ou não possuir permissões de proprietário sobre os itens do Smartsheet, a caixa de diálogo não será exibida. Prossiga com a etapa 5.

4. Selecione a opção Remover sem transferir os itens.

5. Selecione Transferir e remover.

Se a pessoa for um administrador de grupo, você precisará transferir os grupos de propriedade dela. Os grupos podem ser transferidos para qualquer administrador de sistema ou de grupo durante esta etapa.

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Etapa 3: conceda uma licença ao novo usuário

Agora que você disponibilizou uma licença, poderá concedê-la à nova pessoa no plano. Na janela Gerenciamento de usuários:

1. Localize o novo usuário que você adicionou ao plano.

2. Passe o ponteiro do mouse sobre a linha da conta do usuário e selecione .

3. Ative a opção Usuário licenciado e selecione Salvar.

Com uma licença, o novo usuário poderá aceitar as permissões de proprietário das planilhas do usuário que está saindo do plano.

Etapa 4: transfira as permissões de proprietário de todos os itens do Smartsheet para o novo usuário

Se o usuário antigo tiver permissões de proprietário sobre itens de uma área de trabalho que ele gerencia, mas não possui, esses itens serão removidos automaticamente dessa área de trabalho e compartilhados com os colaboradores da área de trabalho no nível do item. Para evitar isso, certifique-se de que o novo usuário seja compartilhado nas áreas de trabalho com permissões de nível de administrador antes de prosseguir.

Na janela Gerenciamento de usuários:

1. Passe o ponteiro do mouse sobre a linha do usuário que está saindo do plano.

2. Selecione .

3. Selecione Transferir permissões de proprietário...

4. Insira o endereço de e-mail do novo proprietário e selecione Transferir.

As permissões de proprietário foram transferidas para o novo usuário.

Etapa 5: compartilhe outros itens com o novo usuário e conclua a transição

Baixe um relatório de acesso à planilha e certifique-se de que o novo usuário esteja compartilhado com os mesmos itens que o usuário que você está removendo do plano.

Na janela Gerenciamento de usuários:

1. Selecione Mais ações > Acesso à planilha. Você receberá um e-mail com um link para o relatório de acesso à planilha. Dependendo do tamanho do seu relatório, pode ser que demore alguns minutos até você receber o e-mail.

2. Abra o relatório de acesso à planilha no Excel e filtre o endereço de e-mail da pessoa que você está removendo.

3. O relatório de acesso à planilha também fornece os endereços de e-mail dos proprietários da planilha. Entre em contato com cada um deles e solicite que compartilhem as planilhas com o endereço de e-mail da nova pessoa do seu plano.

Seu novo usuário já está em operação! Agora você já pode remover o usuário anterior do seu plano se desejar. Saiba mais sobre como gerenciar usuários.