Substituir um usuário licenciado quando todas as licenças forem alocadas

Aplica-se a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Recursos

Quem pode usar esse recurso?

Você deve ser um Administrador de sistema para executar as ações discutidas aqui. (Mais sobre Administradores de sistema.)

 

Se todas as licenças em sua conta forem alocadas, será necessário seguir algumas etapas extras para remover alguém com uma licença e transferir seus itens para um novo membro. Para fazer isso, use as seguintes instruções.

Uma parte desse processo colocará os itens do Smartsheet pertencentes à pessoa que você está removendo em um estado temporário de somente leitura. Assegure-se de que todos em sua conta estejam cientes de que pode haver um curto período em que os itens que eles usam podem ser visualizados, mas não editado. (Eles se tornarão editáveis ​​novamente assim que as etapas abaixo forem concluídas.)

Faça a transição de seu novo usuário

Execute as etapas a seguir para garantir que seu novo usuário receba o compartilhamento de tudo o que precisa para adquirir a propriedade dos itens em transição.

Etapa 1: Adicione o novo usuário sem licença

Primeiro, queremos trazer o novo usuário para a conta. Você deve trazê-lo como um usuário não licenciado por enquanto — nós daremos a ele uma licença mais tarde:

  1. Faça login no Smartsheet e clique no ícone do seu perfil (canto superior direito da janela do Smartsheet).

  2. Selecione Gerenciamento de usuários e clique no botão Adicionar usuário.

  3. Na janela Adicionar usuário que é exibida, digite o endereço de e-mail do novo usuário.

    IMPORTANTE: Assegure-se de que a caixa de seleção Usuário licenciado esteja desmarcada. Daremos uma licença a esse usuário mais tarde.

  4. Clique em OK.

O usuário receberá um convite por e-mail para participar da sua conta. Depois que aceitar o convite, você poderá prosseguir para a Etapa 2.

Etapa 2: Remova a licença anterior, mas não o usuário

Depois que o novo usuário aceitar o convite como um usuário não licenciado, você desejará remover a licença (apenas a licença por enquanto) da pessoa que está sendo substituída.

IMPORTANTE:

  • Durante o processo de remoção da licença, você será solicitado a transferir as planilhas deste usuário para outra pessoa — não transfira seus itens do Smartsheet neste momento. Você cuidará disso em uma etapa posterior.

  • Todos os itens entrarão em um estado temporário de somente leitura até que o processo termine.

Na janela Gerenciamento de usuários:

  1. Localize o usuário que deseja remover, mas não o remova ainda.

  2. Clique com o botão direito do mouse em seu endereço de e-mail e selecione Editar usuário.

  3. Desmarque as caixas Usuário licenciado e Transferir itens do Smartsheet que possui e clique em OK.

Não transfira itens do Smartsheet ou remova completamente o usuário ainda, nós os removeremos de sua conta em uma etapa posterior. Agora você liberou uma licença para dar ao novo usuário na próxima etapa!

NOTA: Se a pessoa for um administrador de grupo, você precisará transferir os grupos que possui. Os grupos podem ser transferidos para qualquer Administrador de sistema ou Administrador de grupo durante esta etapa.

Etapa 3: Conceda uma licença ao novo usuário

Agora que você disponibilizou uma licença, pode concedê-la à nova pessoa na conta.

Na janela Gerenciamento de usuários:

  1. Localize o novo usuário que você adicionou à conta.

  2. Clique com o botão direito do mouse em seu endereço de e-mail e selecione Editar usuário.

  3. Desmarque a caixa Usuário licenciado e clique em OK.

Com uma licença, o novo usuário poderá aceitar a propriedade das planilhas do usuário que está saindo da conta.

Etapa 4: Transfira a propriedade de todos os itens da planilha inteligente para o novo usuário

Você está pronto para dar ao novo usuário a propriedade dos itens do Smartsheet.

IMPORTANTE: Se o usuário antigo possuir itens em uma área de trabalho que ele administra, mas não lhe pertence, esses itens serão automaticamente removidos da área de trabalho e compartilhados com os colaboradores da área de trabalho em nível de item. Para evitar isso, você deve garantir que o novo usuário receba o compartilhamento com as áreas de trabalho com permissões em nível de administrador antes de continuar.

Na janela Gerenciamento de usuários:

  1. Clique com o botão direito do mouse no endereço de e-mail da pessoa que está saindo da conta.

  2. Selecione Mais ações > Transferir itens que possui para outro usuário.

  3. Localize e selecione o novo usuário e clique em OK.

Todos os itens foram transferidos para o novo proprietário. Depois que essa etapa for concluída, os itens se tornarão editáveis novamente.

Etapa 5: Compartilhe outros itens com o novo usuário e conclua a transição

Uma última etapa antes que o novo usuário esteja operacional: baixe um Relatório de acesso à planilha e assegure-se de que esse usuário seja compartilhado com os mesmos itens que a pessoa que você está removendo da conta.

Na janela Gerenciamento de usuários:

  1. Clique no botão Mais ações > Fazer download do relatório de acesso à planilha (csv).

    O relatório de acesso à planilha será baixado para o seu computador como um arquivo .csv.

  2. Abra o Relatório de acesso à planilha no Excel e filtre o endereço de e-mail da pessoa que você está removendo.

  3. O Relatório de acesso à planilha também informa os endereços de e-mail dos proprietários da planilha. Fale com cada um deles e peça que compartilhem suas planilhas com o endereço de e-mail da nova pessoa em sua conta.

Seu novo usuário está operacional! Agora, se quiser, você pode remover o usuário anterior de sua conta. Para obter mais informações, consulte Gerenciar usuários em um plano Executivo ou Empresa.