Substitua um usuário licenciado quando todas as licenças estiverem alocadas

Se todas as licenças da sua conta estiverem alocadas, você precisará executar algumas etapas adicionais para remover alguém que possua uma licença e transferir seus itens para um novo membro. Para fazer isso, execute as instruções a seguir.

Quem pode usar esse recurso

Ícone de requisitos de permissão Você terá que ser um administrador de sistema para executar as ações discutidas aqui. (Mais sobre Administradores de sistema.)

Ícone de disponibilidade do plano Executivo, Empresa e Empresa Premier. Esse recurso não está disponível para planos do tipo usuário único. Não sabe ao certo que tipo de plano você tem? Confira a seção Identificar seu plano e tipo de usuário do Smartsheet.

NOTA: Uma parte desse processo colocará temporariamente os itens do Smartsheet pertencentes à pessoa que você está removendo no estado somente leitura. Certifique-se de que todos os usuários da sua conta estejam cientes de que pode haver um breve período durante o qual os itens que eles usam poderão se tornar não editáveis. Eles voltarão a ser editáveis novamente assim que as etapas abaixo forem executadas.

Faça a transição do seu novo usuário

Execute as etapas a seguir para garantir que tudo o que seu novo usuário precisa seja compartilhado com ele, de modo que ele possa se apropriar dos itens em transição.

Etapa 1 Adicionar um novo usuário sem uma licença

Primeiro, devemos trazer o novo usuário para dentro da conta. Lembre-se de trazê-lo como um usuário não licenciado, por enquanto - atribuiremos a ele uma licença posteriormente:

  1. Faça login no Smartsheet e clique no ícone Perfil (canto superior direito da janela do Smartsheet).

  2. Selecione Gerenciamento de usuários e clique no botão Adicionar usuário.

  3. Na janela Adicionar usuário exibida, digite o endereço de e-mail do novo indivíduo.

    IMPORTANTE: Certifique-se de que a caixa de seleção Usuário licenciado esteja desmarcada. Concederemos uma licença a essa pessoa posteriormente.

  4. Clique em OK.

O novo usuário receberá um convite por e-mail para ingressar na sua conta. Assim que ele aceitar o convite, você poderá passar para a Etapa 2.

Etapa 2 Remover a licença anterior, mas não o usuário

Depois que o novo usuário aceitar o convite como usuário não licenciado, você deverá remover a licença (apenas a licença neste momento) da pessoa que está sendo substituída.

IMPORTANTE:

  • Durante o processo de remoção da licença, será solicitado que você transfira as planilhas deste usuário para outro indivíduo; não transfira os itens do Smartsheet neste momento. Você cuidará disso em uma etapa posterior.

  • Todos os itens entrarão em um estado temporário de somente leitura até o término do processo.

Na janela Gerenciamento de usuários:

  1. Localize o usuário que você deseja remover, mas não o remova ainda.

  2. Clique com o botão direito do mouse sobre o endereço de e-mail do usuário e selecione Editar usuário.

  3. Desmarque as caixas Usuário licenciado e Transferir itens próprios do Smartsheet e clique em OK.

Não transfira os itens do Smartsheet do usuário e nem remova o usuário por completo ainda, nós o removeremos da sua conta em uma etapa posterior. Você acabou de liberar uma licença para conceder ao novo usuário na etapa seguinte.

NOTA: Se a pessoa era um Admin de grupo, você terá que transferir os grupos que lhe pertenciam. Os grupos poderão ser transferidos para qualquer Administrador de sistema ou Admin de Grupo durante esta etapa.

Etapa 3 Conceder uma licença ao novo usuário

Agora que você disponibilizou uma licença, é possível concedê-la ao novo usuário da conta.

Na janela Gerenciamento de usuários:

  1. Localize o novo usuário que você adicionou à conta.

  2. Clique com o botão direito do mouse sobre o endereço de e-mail do usuário e selecione Editar usuário.

  3. Marque a caixa Usuário licenciado e clique em OK.

Com uma licença, o novo usuário poderá aceitar a propriedade das planilhas do usuário que está em transição de saída da conta.

Etapa 4 Transferir a propriedade de todos os itens do Smartsheet para o novo usuário

Você está pronto para transferir ao novo usuário a propriedade dos itens do Smartsheet.

IMPORTANTE: Se o usuário antigo possuir itens em uma área de trabalho da qual é o administrador, mas não o proprietário, esses itens serão removidos automaticamente da área de trabalho e compartilhados com os colaboradores da área de trabalho no âmbito do item. Para evitar isso, antes de continuar, verifique se as áreas de trabalho foram compartilhadas com o novo usuário com permissões de administrador.

Na janela Gerenciamento de usuários:

  1. Clique com o botão direito do mouse sobre o endereço de e-mail da pessoa que está em transição de saída da conta.

  2. Selecione Mais ações > Transferir itens próprios para outro usuário.

  3. Localize e selecione o novo usuário e, em seguida, clique em OK.

Com isso, todos os itens são transferidos para o novo proprietário. Ao concluir esta etapa, os itens ficarão editáveis novamente.

Etapa 5 Compartilhar outros itens com o novo usuário e concluir a transição

Uma última etapa antes de considerar o novo usuário configurado: baixe um Relatório de acesso a planilhas e verifique se foram compartilhados com ele todos os itens que eram compartilhados com o usuário que você está removendo da conta.

Na janela Gerenciamento de usuários:

  1. Clique no botão Mais ações > Baixar relatório de acesso a planilhas (csv).

    O Relatório de acesso a planilhas será baixado para o seu computador como um arquivo .csv.

  2. Abra o Relatório de acesso a planilhas no Excel e filtre pelo endereço de e-mail da pessoa que você está removendo.

  3. O Relatório de acesso à planilhas também fornece os endereços de e-mail dos proprietários das planilhas. Entre em contato com cada um deles e solicite que compartilhem suas planilhas com o endereço de e-mail do novo usuário da sua conta.

Pronto, seu novo usuário está configurado! Agora você já pode remover o usuário anterior da sua conta, se assim o desejar. Detalhes sobre esse processo estão disponíveis no artigo de ajuda Gerenciar usuários em um plano multiusuário.