Se todas as licenças da sua conta estiverem alocadas, você precisará tomar algumas medidas extras para remover alguém com uma licença e transferir as permissões de proprietário de itens dessa licença para um novo membro.
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Este artigo se aplica apenas a planos que usam o modelo legado. Se você não tiver certeza sobre o tipo de modelo, saiba como determinar o modelo em que seu plano está .
Fazer a transição do novo usuário
Siga as etapas abaixo para garantir que novos usuários tenham acesso a tudo de que precisam.
Etapa 1: adicione o novo usuário sem uma licença
Entre no centro de administração e selecione o ícone Menu no canto superior esquerdo da tela.
Acesse Usuários e grupos > Funções de usuário e relatórios .
Selecione Adicionar usuário no canto superior esquerdo.
Na janela Adicionar usuário que aparece, digite o endereço de e-mail da nova pessoa.
Certifique-se de que a opção Usuário licenciado esteja desativada. Essa pessoa recebe uma licença posteriormente.
Selecione Convidar.
A pessoa recebe um convite por e-mail para ingressar na sua conta. Assim que ela aceitar o convite, você poderá prosseguir com a etapa 2.
Etapa 2: remova a licença anterior, mas não o usuário
Depois que o novo usuário aceitar o convite como usuário não licenciado, remova a licença da pessoa que está sendo substituída.
Durante o processo de remoção da licença, você deve transferir as permissões de proprietário das planilhas deste usuário para outra pessoa.
Na janela Gerenciamento de usuários:
Passe o ponteiro do mouse sobre a linha da conta do usuário que você deseja remover.
No lado direito da linha, selecione
Desative a opção Usuário licenciado. A caixa de diálogo Transferir permissões de proprietário e remover licença é exibida.
Se o usuário não tiver criado nenhuma planilha ou não tiver permissões de proprietário em itens do Smartsheet, a caixa de diálogo não será exibida. Prossiga com a etapa 5.
Selecione a opção Remover sem transferir os itens.
Selecione Transferir e remover.
Se a pessoa for um administrador de grupo, você precisará transferir os grupos de propriedade dela. Você pode transferir grupos para qualquer administrador de sistema ou administrador de grupo durante esta etapa.
Etapa 3: conceda uma licença ao novo usuário
Agora que você disponibilizou uma licença, pode concedê-la à nova pessoa no plano. Na janela Gerenciamento de usuários:
Localize o novo usuário que você adicionou ao plano.
Passe o mouse sobre a linha da conta de usuário e selecione
Ative a opção Usuário licenciado e selecione Salvar.
Com uma licença, o novo usuário poderá aceitar as permissões de proprietário das planilhas do usuário que está saindo do plano.
Etapa 4: transfira as permissões de proprietário de todos os itens do Smartsheet para o novo usuário
Se o usuário antigo tiver permissões de proprietário em itens em uma área de trabalho que ele gerencia, mas não possui, o sistema removerá automaticamente esses itens da área de trabalho e os compartilhará com os colaboradores da área de trabalho no nível do item. Para evitar que isso aconteça, certifique-se de que o novo usuário receba permissões de nível de administrador nas áreas de trabalho antes de prosseguir.
Na janela Gerenciamento de usuários:
Passe o ponteiro do mouse sobre a linha do usuário que está saindo do plano.
Selecionar
Selecione Transferir permissões de proprietário...
Insira o endereço de e-mail do novo proprietário e selecione Transferir.
As permissões de proprietário foram transferidas para o novo usuário.
Etapa 5: compartilhe outros itens com o novo usuário e conclua a transição
Baixe um relatório de acesso à planilha e certifique-se de que o novo usuário tenha os mesmos itens compartilhados com o usuário que você está removendo do plano.
Na janela Gerenciamento de usuários:
Selecione Mais ações > Acesso à planilha. Você receberá um e-mail com um link para o relatório de acesso à planilha. O e-mail pode levar alguns minutos para chegar, dependendo do tamanho do seu relatório.
Abra o relatório de acesso à planilha no Excel e filtre o endereço de e-mail da pessoa que você está removendo.
O relatório de acesso à planilha também fornece os endereços de e-mail dos proprietários da planilha. Entre em contato com cada um deles e solicite que compartilhem as planilhas com o endereço de e-mail da nova pessoa do seu plano.
Seu novo usuário já está em operação! Agora você já pode remover o usuário anterior do seu plano se desejar. Saiba mais sobre como gerenciar usuários.