Manter a consistência na coleta de dados com colunas suspensas

Você pode usar os tipos de coluna suspensa Seleção única e Seleção múltipla para padronizar a coleta das principais informações:

• Permitir que os colaboradores selecionem um ou mais valores que se apliquem a eles
• Acompanhar e relatar com facilidade os valores padronizados coletados

Configurar uma coluna suspensa em sua planilha

Para criar uma coluna de lista suspensa:

1. Clique na seta suspensa abaixo do cabeçalho de uma coluna e selecione Inserir coluna à direita ou Inserir coluna à esquerda, dependendo do local em que deseja posicionar a coluna suspensa adicional.
   
   A janela Inserir coluna será exibida.
   
   
2. Digite o nome da coluna na caixa Nome.
3. Selecione o tipo de coluna Suspensa (Seleção única) ou Suspensa (Seleção múltipla).
4. Digite os valores que deseja que apareçam na lista em Valores. (Você pode separar cada valor da lista em uma nova linha pressionando Enter ou Return.)
5. Para impedir que os usuários insiram valores de texto livre, marque a opção Restringir somente aos valores suspensos.
6. Clique em OK.

NOTAS:

• Os valores das células suspensas são ordenados com base na ordem em que aparecem na lista de valores.
• Os valores podem conter pontuação, letras, números e emojis.
• Se um texto equivalente a um hiperlink for inserido em Valores, ele aparecerá como texto sem formatação no campo Valores, mas será um hiperlink clicável quando selecionado no menu suspenso.
• Os endereços de e-mail em Valores serão exibidos como texto sem formatação no menu suspenso.

Pronto! A coluna suspensa de Seleção única ou Seleção múltipla é inserida na sua planilha. Agora você pode começar a coletar valores padronizados dos colaboradores.

Editar propriedades da coluna suspensa

Se quiser adicionar ou remover valores da lista suspensa, você poderá fazê-lo editando as propriedades da coluna suspensa.

Para editar as propriedades da coluna:

1. Clique na seta suspensa abaixo do cabeçalho de uma coluna e selecione Editar propriedades da coluna.
   
   A janela Editar propriedades da coluna será exibida.
   
   
2. Modifique os valores listados em Valores.

   Para remover um valor da lista suspensa, selecione-o e pressione Backspace ou Excluir.

   NOTA: Os valores do campo suspenso de Seleção única ou Seleção múltipla em um formulário precisarão ser modificados na janela Editar propriedades da coluna.

3. Clique em Salvar.

Observe o seguinte se você decidir alternar entre os tipos de coluna:

• Ao alternar entre os tipos de coluna suspensa Seleção única e Seleção múltipla, os valores listados em Valores, nas propriedades da coluna, permanecerão os mesmos. A única diferença é que a Seleção única permite selecionar apenas um valor na lista suspensa, enquanto a Seleção múltipla permite selecionar vários valores.
• Ao alternar do tipo de coluna suspensa Seleção única ou Seleção múltipla para um tipo de coluna não suspensa, todas as células que contêm um único valor suspenso serão mostradas como texto e todas a células que contêm mais de um valor suspenso serão mostradas como texto com múltiplas linhas.
• Ao alternar de um tipo de coluna não suspensa para um tipo de coluna de Seleção única ou Seleção múltipla, todo o conteúdo de cada célula será capturado e adicionado como um valor na seção Valores das propriedades da coluna suspensa.
• Ao alternar de/para tipos de coluna de Seleção única ou Seleção múltipla, os relatórios que contêm essas colunas precisarão ser atualizados.

Escolher o tipo correto de coluna suspensa

Ao selecionar valores nas colunas suspensas da planilha, a lista suspensa será exibida de maneiras diferentes com base no tipo de coluna suspensa selecionado.

A coluna suspensa Seleção única permitirá que você selecione um único valor na lista suspensa:

A coluna suspensa de Seleção múltipla permitirá que você selecione um ou mais valores na lista suspensa marcando a caixa de seleção localizada ao lado de cada valor disponível:

Cada valor selecionado em uma lista suspensa de Seleção múltipla será capturado na célula.

Para remover valores capturados das células, clique duas vezes na célula e clique no X ao lado do valor capturado que deseja remover ou desmarque a caixa de seleção ao lado do valor na lista suspensa.

Dicas e melhores práticas para se trabalhar com colunas suspensas

Lembre-se do seguinte ao modificar as células nas colunas suspensas:

• Se a coluna suspensa não tiver sido restrita apenas aos valores da lista, você poderá inserir um valor de texto livre na célula clicando duas vezes na célula e digitando o valor desejado. Esses valores de texto livre serão adicionados à lista suspensa da célula à qual foram adicionados, mas não serão adicionados à seção Valores das propriedades da coluna suspensa.
• Nas colunas suspensas de Seleção múltipla, os valores de texto livre são salvos em ordem alfabética no final da célula à qual são adicionados.
• Não há limite quanto ao número de valores que podem ser selecionados em uma coluna suspensa de seleção múltipla (até os limites normais de caracteres por célula).