Manter a consistência nos dados com colunas de lista suspensa

Use as colunas da lista suspensa para padronizar a coleta das principais informações:

• Permitir que seus colaboradores selecionem um ou mais valores que se apliquem a eles
• Acompanhar e relatar com facilidade os valores padronizados coletados

Seus colaboradores precisam de permissões do editor ou superior para poderem selecionar valores nas colunas de lista suspensa.

Configurar uma coluna de lista suspensa na planilha

Para criar uma coluna de lista suspensa:

1. Selecione a seta do menu suspenso abaixo do cabeçalho de uma coluna e Inserir coluna à direita ou Inserir coluna à esquerda, dependendo do local em que deseja posicionar a coluna de lista suspensa adicional. A janela “Inserir coluna” é exibida.
2. Digite o nome da coluna na caixa Nome.
3. Selecione o tipo de coluna da lista suspensa.  Você pode definir o menu suspenso como seleção múltipla. Também pode restringir os valores. 
4. Digite os valores que deseja que apareçam na lista em Valores. (Você pode separar cada valor da lista em uma nova linha pressionando Enter ou Return.)
5. Para impedir que os usuários insiram valores de texto livre, marque a opção Restringir somente a valores do menu suspenso.
6. Selecione OK.

Os valores das células suspensas são ordenados com base na ordem em que aparecem na lista de valores.

Se um texto equivalente a um hiperlink for inserido em “Valores”, ele aparecerá como texto sem formatação no campo “Valores”, mas será um hiperlink clicável quando selecionado no menu suspenso.

Pronto! A coluna de menu suspenso de “Seleção única” ou “Seleção múltipla” aparece na sua planilha. Agora você pode começar a coletar valores padronizados dos colaboradores.

Editar propriedades da coluna de lista suspensa

Se quiser adicionar ou remover valores da lista suspensa, você poderá fazer isso editando as propriedades da coluna de menu suspenso.

Para editar as propriedades da coluna:

1. Clique na seta do menu suspenso abaixo do cabeçalho de uma coluna e selecione Editar propriedades da coluna.
2. Modifique os valores listados em Valores. Para remover um valor da lista suspensa, selecione-o e pressione Backspace ou Delete.
3. Selecione Salvar.

Observe o seguinte se você decidir alternar entre os tipos de coluna:

• Ao alternar entre os tipos de coluna de lista suspensa “Seleção única” e “Seleção múltipla”, os Valores nas propriedades da coluna permanecem os mesmos. A única diferença é que a “Seleção única” permite selecionar apenas um valor na lista suspensa, enquanto a “Seleção múltipla” permite selecionar múltiplos valores.
• Ao alternar do tipo de coluna de lista suspensa “Seleção única” ou “Seleção múltipla” para um tipo de coluna não suspensa, as células que contêm um único valor suspenso aparecem como texto, e aquelas que contêm mais de um valor aparecem como texto delimitado por linhas.
• Ao alternar de um tipo de coluna não suspensa para um tipo de coluna de “Seleção única” ou “Seleção múltipla”, todo o conteúdo de cada célula será capturado e adicionado como um valor na seção Valores das propriedades da coluna de lista suspensa.
• Ao alternar de/para tipos de coluna de seleção única ou seleção múltipla, os relatórios que contêm essas colunas precisarão ser atualizados.

Escolher o tipo correto de coluna de lista suspensa

Você pode escolher a seleção única ou múltipla para suas colunas de lista suspensa. Também pode restringir as entradas apenas àquelas que selecionar ao configurar a coluna. 

Dicas para trabalhar com as colunas de lista suspensa

Lembre-se do seguinte ao modificar as células nas colunas de lista suspensa:

• Se a coluna de lista suspensa não estiver restrita apenas aos valores da lista, você poderá inserir um valor de texto livre na célula clicando duas vezes na célula e digitando o valor desejado. Esses valores de texto livre serão adicionados à lista suspensa na célula em que foram adicionados, mas não serão adicionados à seção Valores das propriedades da coluna de lista suspensa. 
• Nas colunas de lista suspensa de “Seleção múltipla”, os valores de texto livre são salvos em ordem alfabética no final da célula à qual são adicionados.
• Não há limite quanto ao número de valores que você pode selecionar em uma coluna de lista suspensa de “Seleção múltipla” (respeitando os limites normais de caracteres por célula).