Blocos e caminhos: Anatomia de um fluxo de trabalho automatizado

Aplica-se a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Criar um fluxo de trabalho automatizado é semelhante a criar um fluxograma. Você pode inserir acionadores, condições e ações juntos, de um bloco inicial a um ou mais blocos finais.

No construtor de fluxo de trabalho:

  1. Selecione o botão Adicionar Add button
  2. Escolha o que deseja adicionar (condição, caminho da condição, ação). 

Para conceituar a automação, pense nos fluxos de trabalho por meio da seguinte estrutura: quando uma mudança acionar o fluxo de trabalho, se a linha atender às condições definidas, então execute a ação especificada.

Consulte a tabela abaixo para obter detalhes sobre o que esses elementos fazem.

Elemento Usar para
Bloco de acionador A data e hora especificadas, a configuração de recorrência ou as atividades na planilha que colocam em ação o fluxo de trabalho automatizado.
Bloco condicional Usado para filtrar quais linhas são incluídas nas ações do fluxo de trabalho em um mesmo caminho
Bloco de ação O tipo de automação (alerta, aprovação, solicitação, etc.) que você deseja que ocorra como resultado do acionador e das condições anteriores. Detalhes sobre os diferentes tipos de automação podem ser encontrados aqui.
Caminho condicional Uma linha que conecta blocos a fim de descrever diferentes rotas pelas quais o seu fluxo de trabalho pode seguir, dependendo das condições definidas. Seu fluxo de trabalho pode ter um único caminho desde o acionador até a ação ou pode ter vários caminhos para indicar diferentes ações com base nas condições anteriores.

Melhores práticas para fluxo de trabalho automatizados

Lembre-se sempre do seguinte ao configurar seu fluxo de trabalho:

  • Digite um nome para o fluxo de trabalho no canto superior esquerdo do construtor de fluxo de trabalho
  • Não se esqueça de Salvar o fluxo de trabalho (no canto inferior direito) após configurá-lo ou alterá-lo. Você pode voltar e fazer novas alterações no fluxo de trabalho a qualquer momento.
  • Cada planilha pode ter até 150 fluxos de trabalho.
  • Cada fluxo de trabalho pode ter até 100 blocos. Isso inclui os blocos de acionador, condição e ação.
  • Cada fluxo de trabalho pode ter até 30 blocos de ação.
  • Os blocos de condição podem ter até 20 instruções condicionais (20 linhas dentro de cada bloco).
  • Os links de anexo incluídos nos e-mails de fluxo de trabalho automatizado expiram após 14 dias.
  • Defina seu acionador para atuar uma hora antes de a ação ocorrer. Isso garantirá que problemas técnicos não impeçam a ação de ocorrer a tempo.
  • Para evitar ciclos de aprovação infinitos, células contendo fórmulas entre planilhas ou links de células não acionarão a automação que altera automaticamente a planilha (Mover Linha, Copiar Linha, Bloquear Linha, Desbloquear Linha, Solicitação de Aprovação, Registrar uma Data, Atribuir Pessoas, Alterar Célula, Limpar Célula). Para contornar isso, considere a possibilidade de usar a automação baseada no tempo ou fluxos de trabalho de recorrência. 
  • Quanto mais fluxos de trabalho ativos você tiver em uma planilha, mais lentos eles serão. Para melhorar o desempenho, combine fluxos de trabalho que devem ser acionados juntos e desative os fluxos de trabalho mais antigos que não são mais necessários.
  • Ao contrário das fórmulas, os fluxos de trabalho levam alguns segundos para serem processados. E-mails, solicitações de atualização/aprovação, automações de movimentação de linhas em planilhas grandes e fluxos de trabalho mais antigos que não tenham sido modificados recentemente podem levar alguns minutos para serem concluídos.