Criar um fluxo de trabalho automatizado é semelhante a criar um fluxograma. Você pode inserir acionadores, condições e ações juntos, de um bloco inicial a um ou mais blocos finais.
No construtor de fluxo de trabalho:
- Selecione o botão Adicionar
- Escolha o que deseja adicionar (condição, caminho da condição, ação).
Para conceituar a automação, pense nos fluxos de trabalho por meio da seguinte estrutura: quando uma mudança acionar o fluxo de trabalho, se a linha atender às condições definidas, então execute a ação especificada.
Consulte a tabela abaixo para obter detalhes sobre o que esses elementos fazem.
| Elemento | Usar para |
|---|---|
| Bloco de acionador | A data e hora especificadas, a configuração de recorrência ou as atividades na planilha que colocam em ação o fluxo de trabalho automatizado. |
| Bloco condicional | Usado para filtrar quais linhas são incluídas nas ações do fluxo de trabalho em um mesmo caminho |
| Bloco de ação | O tipo de automação (alerta, aprovação, solicitação, etc.) que você deseja que ocorra como resultado do acionador e das condições anteriores. Detalhes sobre os diferentes tipos de automação podem ser encontrados aqui. |
| Caminho condicional | Uma linha que conecta blocos a fim de descrever diferentes rotas pelas quais o seu fluxo de trabalho pode seguir, dependendo das condições definidas. Seu fluxo de trabalho pode ter um único caminho desde o acionador até a ação ou pode ter vários caminhos para indicar diferentes ações com base nas condições anteriores. |
Melhores práticas para fluxo de trabalho automatizados
Lembre-se sempre do seguinte ao configurar seu fluxo de trabalho:
- Digite um nome para o fluxo de trabalho no canto superior esquerdo do construtor de fluxo de trabalho
- Não se esqueça de Salvar o fluxo de trabalho (no canto inferior direito) após configurá-lo ou alterá-lo. Você pode voltar e fazer novas alterações no fluxo de trabalho a qualquer momento.
- Cada planilha pode ter até 150 fluxos de trabalho.
- Cada fluxo de trabalho pode ter até 100 blocos. Isso inclui os blocos de acionador, condição e ação.
- Cada fluxo de trabalho pode ter até 30 blocos de ação.
- Os blocos de condição podem ter até 20 instruções condicionais (20 linhas dentro de cada bloco).
- Os links de anexo incluídos nos e-mails de fluxo de trabalho automatizado expiram após 14 dias.
- Defina seu acionador para atuar uma hora antes de a ação ocorrer. Isso garantirá que problemas técnicos não impeçam a ação de ocorrer a tempo.
- Para evitar ciclos de aprovação infinitos, células contendo fórmulas entre planilhas ou links de células não acionarão a automação que altera automaticamente a planilha (Mover Linha, Copiar Linha, Bloquear Linha, Desbloquear Linha, Solicitação de Aprovação, Registrar uma Data, Atribuir Pessoas, Alterar Célula, Limpar Célula). Para contornar isso, considere a possibilidade de usar a automação baseada no tempo ou fluxos de trabalho de recorrência.
- Quanto mais fluxos de trabalho ativos você tiver em uma planilha, mais lentos eles serão. Para melhorar o desempenho, combine fluxos de trabalho que devem ser acionados juntos e desative os fluxos de trabalho mais antigos que não são mais necessários.
- Ao contrário das fórmulas, os fluxos de trabalho levam alguns segundos para serem processados. E-mails, solicitações de atualização/aprovação, automações de movimentação de linhas em planilhas grandes e fluxos de trabalho mais antigos que não tenham sido modificados recentemente podem levar alguns minutos para serem concluídos.