Use uma cadeia de caracteres de consulta de URL para preencher automaticamente valores padrão em um formulário.

Situação

Imagine um gerente de vendas que deseja que sua equipe registre todas as chamadas telefônicas de clientes em uma planilha central e de fácil acesso e que cada chamada inclua o nome do representante de vendas que a registrou. O gerente cria um único formulário de base e, em seguida, fornece a cada membro da equipe um URL diferente com uma cadeia de caracteres de consulta que preenche o nome. Cada membro da equipe pode registrar facilmente as informações sem precisar inserir novamente os mesmos detalhes básicos todas as vezes e pode ver todas as informações em um só lugar.

Adicionar uma cadeia de caracteres a um URL de formulário

Para criar uma cadeia de caracteres de consulta para um URL de formulário:

1. Na exibição em grade, acesse a barra de menus e selecione Formulários > Gerenciar formulários.
2. Passe o cursor sobre o formulário que você deseja distribuir com URLs personalizados.
3. No menu de três pontos 
   Brandfolder Image

   
    :

   • Selecione Copy Form URL (Copiar URL do formulário), caso você esteja na exibição em grade.

     ou

   • Selecione Copy link (Copiar link), caso você esteja na exibição em tabela. Saiba mais sobre exibições de planilha.
4. Em uma planilha ou qualquer aplicativo de processamento de palavras, cole o URL.
5. Ao final do URL, faça o seguinte:
   • Digite um ponto de interrogação (?).
   • Digite o valor do rótulo do campo do formulário que você deseja preencher (por exemplo: Rep). Você deve usar o rótulo do campo do formulário para que os valores sejam preenchidos corretamente. 
   • Digite um sinal de igual (=).

   • Digite o valor que deseja definir como valor padrão (por exemplo: Sally Smart).

     Por exemplo: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart

6. Para incluir vários campos no URL, una-os com um “e” comercial (&).
    

   Por exemplo: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b? Rep=Sally%20Smart&ECA=sallysmart@smartsheet.com

Para preencher uma lista suspensa de seleção múltipla com múltiplos valores usando a cadeia de caracteres de consulta, inclua um & e repita o campo para cada valor adicional:
?Multi=Apple&Multi=Orange

Para mais de dois valores, continue listando o campo a cada vez:
?Multi=Apple&Multi=Orange&Multi=Banana

Pontos a considerar

• As cadeias de caracteres preenchidas automaticamente não funcionam quando você exige que os usuários entrem para usar o formulário. A autenticação limpa qualquer personalização do URL. As strings de consulta só são preenchidas ao acessar o URL sem se autenticar no Smartsheet.
• Os campos do formulário diferenciam letras maiúsculas e minúsculas. Lembre-se disso ao adicionar valores à cadeia de caracteres de URL.
• Os URLs não podem conter espaços. Para incluir um espaço, use %20. Para outros caracteres, consulte a lista de caracteres especiais na parte inferior desta página.

• Se a opção Permitir que o emissor envie uma cópia do envio do formulário por e-mail estiver habilitada nas configurações do formulário, será possível usar cadeias de caracteres de consulta para selecionar automaticamente essa opção no formulário e inserir um endereço de e-mail padrão. Use ECA para passar informações para este campo. 

  Por exemplo:
  https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?ECA=sallysmart@smartsheet.com

• Os valores são editáveis, mas não privados. Você pode ocultar os campos para que não apareçam no formulário, mas os valores ainda aparecem no URL, e qualquer pessoa com o link pode ver o URL e os valores preenchidos automaticamente.
• Se sua equipe precisar reenviar os mesmos dados, ela poderá usar o botão Voltar do navegador para recarregar o formulário com os últimos valores enviados, incluindo valores preenchidos automaticamente. Em seguida, ela poderá fazer as alterações necessárias e reenviar o formulário. Recomenda-se a adição dessa dica ao campo de descrição no formulário para que a equipe aprenda esse atalho.
• Sempre use os rótulos dos campos do formulário em vez dos nomes dos campos da planilha de entrada para garantir que os valores sejam preenchidos corretamente no formulário. Por exemplo, se o nome do campo da planilha for ID do tíquete, mas o que você usa no formulário para o rótulo for ID da solicitação, será necessário usar a cadeia de caracteres ?Request%20ID para que esse campo seja preenchido.
• Para evitar a ambiguidade, o formato de data recomendado é AAAA-MM-DD. Outras datas aceitas incluem MM/DD/AAAA e DD/MM/AAAA.

Incluir caracteres especiais na cadeia de caracteres de consulta

Se você quiser incluir um espaço ou outro caractere especial no URL, precisará usar a codificação de porcentagem de URL. A tabela a seguir mostra alguns caracteres especiais comuns e os respectivos valores de codificação percentual. Esses caracteres também são conhecidos como caracteres de escape.

Situações avançadas

Há muitas maneiras de usar cadeias de caracteres de consulta. A lista a seguir fornece uma série de ideias para as quais você pode usar cadeias de caracteres de consulta. 

• Painéis: crie um painel com links diferentes para o mesmo formulário. Cada link inclui cadeias de caracteres de consulta que usam campos que controlam a lógica condicional no formulário, criando links rápidos para diferentes tipos de solicitações que são todas processadas de forma centralizada. 
• Fórmulas: use fórmulas para criar automaticamente um formulário pré-preenchido e gerar itens de acompanhamento, como um alerta automatizado que envia o URL ao solicitante original.
• Códigos QR: crie vários códigos QR que usam o mesmo formulário básico, mas têm diferentes cadeias de caracteres de consulta de URL e imprima-os em adesivos para diferentes equipamentos. Instrua as pessoas a ler o código QR e inserir as informações para criar um registro fácil de uso do equipamento.