Dynamic View: crie e gerencie exibições dos seus dados

Com o Dynamic View, você pode compartilhar partes de uma planilha ou um relatório sem compartilhar a planilha de origem subjacente. Por exemplo, você pode compartilhar informações em uma linha com um fornecedor, para que ele possa ver e editar somente aqueles dados. O Dynamic View garante que o fornecedor só terá acesso aos dados que você deseja que ele veja.

Crie uma experiência ainda mais personalizada ao incorporar uma Exibição dinâmica em um painel do Smartsheet usando o widget de conteúdo da Web.

O Dynamic View é um recurso complementar disponível para os planos Executivo e Empresa. Se quiser saber mais sobre os recursos complementares do Smartsheet, fale com o Smartsheet Sales.

Antes de criar exibições no Dynamic View

1. Confira se você tem todos os elementos essenciais do aplicativo Dynamic View.
2. Crie as planilhas e os relatórios de origem que integrarão seu processo e defina permissões para criadores de exibições.

Inicie uma nova exibição

1. Entre no Dynamic View com as credenciais do Smartsheet.
2. Na parte superior à direita da tela, selecione Criar exibição. Você verá as planilhas e os relatórios disponíveis para usar na criação de novas Exibições dinâmicas. 
3. Selecione o item que deseja usar para criar a exibição e clique em Criar. Se selecionar o item de origem errado, crie uma nova exibição. Não é possível voltar e selecionar um item de origem diferente.

Dê um nome para a exibição e defina as permissões gerais

Dê um nome para a exibição, defina o que as pessoas podem ver e se elas podem adicionar novos itens a uma planilha de origem.

Veja alguns aspectos importantes das configurações nesta etapa:

• Revisar por usuário atual: você pode filtrar a exibição de um usuário nas tarefas que foram atribuídas a ele pela coluna Lista de contatos; 
• Restringir exibição pelo filtro da planilha: os filtros da planilha ajudam a refinar os dados que aparecem na exibição; Saiba mais sobre filtros da planilha. 
• Envio de novos itens: você pode permitir que usuários criem novas entradas. Se permitir o envio de novos itens quando a origem for um relatório, especifique o relatório e a planilha subjacentes ao definir as origens. 

Se você obter informações de diversos usuários, pode ser interessante criar um formulário. Um formulário garantirá a consistência dos dados, além de ser uma maneira de certificar-se de que todos estão usando a exibição corretamente.

Selecione os campos exibidos na grade

1. Na seção Campos disponíveis, selecione os campos que deseja mostrar na exibição.
2. Para filtrar dados em campos específicos, adicione uma lista suspensa ou campos de símbolo dos seus dados de origem./ Por exemplo, se quiser filtrar a exibição de acordo com o status de tarefas, adicione primeiro o campo Status em Campos visíveis.
3. Você também tem a opção de adicionar anexos ou comentários com as seguintes configurações:  
   •  Anexos
     • Exibir anexos
     • Usuários podem adicionar anexos
   • Comentários
     • Exibir comentários
     • Usuários podem adicionar comentários

Os campos que selecionar nesta etapa serão exibidos como colunas e linhas no Dynamic View. Se quiser mostrar os campos apenas em determinadas condições, não os adicione à seção Campos visíveis. Em vez disso, defina as condições ou lógicas na guia Painel de detalhes.

Configure o painel de detalhes 

Quando o usuário seleciona uma linha no Dyn, o painel de detalhes é exibido. Você pode decidir o que será exibido no painel de detalhes. 

Use o painel de detalhes para obter mais informações, fornecer detalhes adicionais e muito mais. Os anexos e comentários também são exibidos no painel de detalhes. Você também pode definir que campos específicos fiquem ativos para edição. 

Lógica de campo e propriedades de campo são coisas diferentes. As propriedades de campo definem o campo (obrigatório, somente leitura, ocultar), enquanto a lógica de campo permite a aplicação de lógica condicional ao campo. 

1. Na seção Campos disponíveis, arraste os campos que deseja adicionar na seção Layout do painel de detalhes.
2. Selecione o campo que deseja configurar. 
3. Edite a lógica ou as propriedades de campo.
   • Na barra à direita, selecione o ícone Propriedades de campo. 
     Ao selecionar um campo na seção Layout do painel de detalhes, o painel Propriedades de campo será aberto por padrão.
   • Para editar a lógica de campo, na barra à direita, selecione o ícone Lógica de campo .

Propriedades de campo

Confira a tabela abaixo para entender o que você pode fazer no painel Propriedades de campo.

 

Lógica de campo

Ao adicionar uma lógica de campo, a exibição mostrará ou ocultará campos de acordo com as condições ou alterações que ocorreram no item do Smartsheet ou no Dynamic View.

A lógica de campo se baseia em colunas de listas suspensas e símbolos. Você precisará de uma coluna de lista suspensa ou símbolos na planilha de origem para nomear e salvar as regras da lógica de campo.

Se a origem for um relatório com várias planilhas, verifique se os valores da lista suspensa em uma coluna são consistentes em todas as planilhas no escopo do relatório. Se uma planilha estiver sem um valor nas propriedades da coluna daquela lista suspensa, talvez você não consiga usar esse valor na lógica de campo.

1. No painel Lógica de campo, selecione + Lógica. 
2. Dê um nome à lógica de campo. 
3. Na seção Quando, identifique a coluna e os valores que executarão a lógica. 
   • Exemplo: na seção Quando, determine o acionamento da lógica de campo para quando a coluna da tarefa na planilha de origem mudar para Concluído.
4. Na seção Ação, selecione o que acontecerá quando a exibição detectar um acionamento. Você pode: 
   • ocultar campos selecionados: a exibição ocultará o(s) campo(s);
   • mostrar campos selecionados como Somente leitura: um campo somente leitura será exibido quando a exibição detectar alterações na planilha de origem;
   • mostrar campos selecionados como Podem ser editados;
   • mostrar campos selecionados como Obrigatórios: será exibido um ou mais campos que o usuário deve preencher.
5. Selecione os campos que devem aparecer ou desaparecer na exibição e clique em Salvar.

É possível criar regras com ações conflitantes. O Dynamic View dará preferência para a regra com o nível de permissão mais baixo. Por exemplo, se você criar uma regra para mostrar um campo e outra para ocultar esse mesmo campo, ambas com as mesmas condições de acionamento, somente a regra que oculta o campo será acionada.

As permissões de visibilidade que você definir aqui serão exibidas no Painel de detalhes. Para acessá-lo, selecione uma linha na exibição. 

Perguntas frequentes:  Por que um campo é somente leitura?

Alguns campos não podem ser editados dependendo do tipo de dados ou das informações na célula. As seguintes condições determinam um campo somente leitura no Dynamic View:

• Campo é de uma Coluna de sistema;
• Campo é de uma Coluna de data de término de Gantt;
• Campo é a Coluna de data de término na exibição de intervalo de datas das configurações de projeto;
• Campo é de uma Coluna de predecessor de Gantt;
• Célula na planilha de origem contém uma fórmula;
• Célula na planilha de origem contém um vínculo de célula de entrada;
• Célula na planilha de origem contém um hiperlink.

Compartilhe ou transfira uma exibição

Na guia Compartilhamento, você pode

• transferir a propriedade de uma exibição; 
• identificar usuários, grupos e domínios que deseja que tenham acesso à exibição; 
• determinar os administradores que podem ver e editar dados de origem da exibição e editar as configurações da exibição. 

Os Admins do Dynamic View têm o maior nível de acesso à exibição. Eles podem editar todas as configurações da exibição, incluindo o que outras pessoas podem ver e acessar. Limite o número de Admins da exibição às pessoas que são responsáveis pela alteração do processo.