Aplicativo do Dynamic View: Criar e administrar exibições

Aumente a colaboração com os recursos granulares de compartilhamento de planilhas do aplicativo premium Dynamic View. Compartilhe as seções desejadas da sua planilha ou relatório, sem precisar compartilhar o item de origem. Por exemplo, compartilhe determinadas informações de linha com o fornecedor apropriado, para que eles possam exibir e editar apenas os dados que se aplicam a eles.

Este artigo se concentra na criação ou edição de uma exibição como administrador do Dynamic View. Se você estiver procurando informações sobre como interagir com uma exibição, confira Interagir com uma exibição.

Este é um complemento premium que está disponível para compra. Para obter mais informações sobre como obter os Aplicativos Premium do Smartsheet, entre em contato com o Smartsheet Sales.

Aspectos essenciais do Aplicativo Dynamic View

Antes de começar a criar exibições no aplicativo, você precisará criar as planilhas e os relatórios de origem que manterão seu processo, além de definir permissões para os criadores de exibições. Revise Gerenciar processos em escala com o Dynamic View para garantir que você tenha todos os elementos necessários em primeiro lugar.

Acesse o aplicativo

Clique no Inicializador para acessar o aplicativo.

 

Se você tiver problemas para acessar o aplicativo a partir do Inicializador, consulte Acessar aplicativos e modelos premium com o Inicializador.

Quem pode criar exibições

Os usuários do Smartsheet que são membros de uma organização que adquiriu o Dynamic View podem criar exibições. Os usuários devem ter no mínimo permissões de administrador sobre a planilha ou o relatório de origem para criar uma exibição a partir daquela origem.

NOTA: Embora não seja necessário ter uma licença para criar exibições no Dynamic View, lembre-se de que é necessário ter uma licença para possuir os itens do Smartsheet que serão usados como origem. Confira o artigo Permissões e tipos de usuários para obter mais informações.

Criar uma nova exibição

A configuração de quais planilhas de origem ou dados de relatório compartilhar e com quem começa com a criação de uma exibição.

Antes de criar uma nova exibição, primeiro você deverá configurar as planilhas e os relatórios de origem no Smartsheet que conterão seu processo. Confira Gerenciar processos em escala com o Dynamic View para obter informações sobre o que você precisará antes de criar uma nova exibição.

Para criar uma nova exibição:

1. Faça login no aplicativo Dynamic View com suas credenciais do Smartsheet.
2. No painel à esquerda, clique no ícone de menu (canto superior esquerdo) e selecione Nova exibição.
   
   Seu diretório do Smartsheet aparece com as planilhas e os relatórios disponíveis, a partir dos quais você poderá criar exibições.
   
   NOTA: Se não consegue visualizar uma planilha ou um relatório específico do diretório, talvez você não seja o proprietário ou esse item não tenha sido compartilhado contigo com permissões de nível de administrador.
    
3. Selecione o item a partir do qual deseja criar sua exibição e clique no botão Criar.
   
   NOTA: Se você selecionou o item de origem errado, será necessário criar outra nova exibição. (Não será possível voltar atrás e selecionar outro item de origem.)

As páginas de Configurações para exibição são exibidas (começando com a página Geral). Aqui, você usará o painel de navegação na parte superior para navegar entre cada página enquanto configura tudo em detalhes, desde o nome até as permissões de compartilhamento.

Consulte Configurar condições de exibição e lógica de compartilhamento abaixo para obter informações e práticas recomendadas em cada página.

Editar uma exibição existente

1. No aplicativo Dynamic View, clique no ícone de Menu, no canto superior esquerdo, para mostrar suas exibições disponíveis.
2. Selecione a exibição que deseja editar - ela carregará todos os dados relevantes.
3. Depois que a exibição for carregada, clique em Configurações, no canto superior esquerdo (abaixo da sua imagem de perfil).

As páginas de Configurações para exibição são exibidas (começando com a página Geral). Aqui, você usará o painel de navegação na parte superior para navegar entre cada página enquanto configura tudo em detalhes, desde o nome até as permissões de compartilhamento.

Consulte Configurar condições de exibição e lógica de compartilhamento abaixo para obter informações e práticas recomendadas em cada página.

Configurar as condições de exibição e a lógica de compartilhamento

O poder do Dynamic View é definir opções de compartilhamento aprimoradas e criar lógica condicional que mostrará novos dados com base em alterações específicas (definidas por você) feitas no item de origem.

Você determina todas essas opções nas páginas de configurações dessa exibição. Confira as seções abaixo para obter informações e práticas recomendadas sobre cada página.

Geral: Dê um nome para sua exibição e defina as permissões gerais

Na página Geral, você dará nome para sua exibição e definirá as permissões gerais para o que as pessoas podem visualizar e se elas podem adicionar novos itens a uma planilha de origem.

• Use a opção restringir exibição por meio do filtro da planilha para refinar rapidamente quais dados aparecem na exibição. (Mais sobre filtros de planilha.)
• Use a configuração restringir exibição pelo usuário atual para restringir a exibição de alguém a apenas as linhas que lhe foram atribuídas por meio de uma coluna de Lista de contatos. (As colunas da lista de contatos que permitem vários contatos são limitadas a 20 contatos por célula. Confira Atribuir pessoas a uma tarefa para obter mais informações).
• Para permitir que as pessoas enviem novos itens de volta para uma planilha de origem, ative o Envio de novos itens.
• Se você habilitar o Envio de novo item quando sua fonte for um relatório, também deverá selecionar uma única planilha de origem (à qual o relatório faz referência) para que os novos itens sejam enviados.
• Digite uma Descrição de Exibição para fornecer uma breve descrição do objetivo dessa Visualização, incluindo quem a criou. Clique no botão de informações, ao lado do nome da exibição, para ler a Descrição de Exibição.

Mostrar na exibição: Escolha quais campos serão mostrados

Na página Mostrar na exibição, você especificará os campos da fonte que deseja que apareçam na exibição. Para fazer isso, clique no nome de um campo Disponível - ele aparecerá instantaneamente como um Campo visível correspondente.

Esses campos permanecerão visíveis o tempo todo. Se você quiser mostrar campos apenas quando determinadas condições forem atendidas, não os inclua na seção Campos visíveis. Você poderá mostrar os campos condicionalmente na página Painel de detalhes.

• Na seção Filtro de exibição, você poderá selecionar uma coluna suspensa ou de símbolos para permitir que qualquer pessoa que tenha acesso à exibição aplique um filtro rápido com base nessa coluna.
• Marque as caixas de seleção nas seções Anexos e Comentários se quiser que outras pessoas visualizem e adicionem comentários.

Esses campos serão mostrados na exibição como colunas e linhas.

Nota: Para criar um filtro usando uma lista suspensa ou um símbolo, o campo deve ser um Campo visível.

Painel de detalhes: Compartilhar dados automaticamente quando determinadas condições forem atendidas

Na página Painel de detalhes, você poderá:

• Ajustar o tamanho do campo (linha única, várias linhas)
• Criar um rótulo personalizado para o campo (clique no ícone de seta azul, à direita do rótulo personalizado)
• Definir o nível de acesso e a importância de cada campo (obrigatório, somente leitura, oculto, etc.)
  
  Observe que, se todas as opções estiverem definidas como desabilitadas, o campo será editável, mas não obrigatório.
  
  
   
• Defina a lógica do campo, que mostrará condicionalmente os campos quando outras alterações forem feitas no item de origem (seja por meio do aplicativo Dynamic View ou diretamente pelo Smartsheet)

Clique no ícone Lógica de campo, no painel à direita, para criar regras que definem as ações para mostrar ou ocultar os campos com base em determinadas condições que estão sendo atendidas.

A lógica de campo se baseia em colunas de Lista suspensa e Símbolos - para poder nomear e salvar suas regras de lógica de campo, você precisará ter uma dessas colunas em sua planilha de origem.(Mais informações sobre colunas.)

NOTA: Se sua origem for um relatório com várias planilhas, será conveniente garantir que os valores da lista suspensa em uma determinada coluna sejam consistentes em todas as planilhas no escopo do relatório. Se alguma planilha tiver um valor faltando nas propriedades da coluna daquela lista suspensa, você não poderá usar esse valor em sua lógica de campo.

Eis um exemplo de definição da regra de lógica de campo que expõe condicionalmente um campo:

No exemplo acima: Quando qualquer valor de Status tiver sido definido como Não iniciado, o campo Status será mostrado como obrigatório na exibição.

É possível criar regras com ações conflitantes. O Dynamic View sempre ignorará a regra que concede mais permissões em favor da regra que concede menos permissões.Por exemplo, se você criar uma regra para mostrar um campo e outra para ocultar o mesmo campo (ambas com as mesmas condições de acionamento), somente a regra que oculta o campo será acionada.

As permissões de visibilidade que você define aqui serão refletidas no painel de detalhes (do lado direito) da exibição, acessíveis quando alguém clicar em uma linha específica na exibição.)

Compartilhamento: Define quem tem acesso

Na página Compartilhamento, você poderá:

• Especifique os administradores que poderão ver e editar os dados de origem da exibição, mas que também poderão editar as configurações da exibição (o item de origem também tem que ser compartilhado com eles com permissões de nível de administrador, consulte Compartilhar planilhas e relatórios).
• Compartilhe a exibição com as pessoas. O que eles poderão ver e editar depende das configurações escolhidas nas páginas Geral, Mostrar na exibição e Painel de detalhes, conforme descrito nas seções acima. (Não será preciso que o conteúdo de origem esteja compartilhado com eles.)
• Habilite o acesso a um domínio inteiro. O que eles poderão ver e editar depende das configurações escolhidas nas páginas Geral, Mostrar na exibição e Painel de detalhes, conforme descrito nas seções acima. (Não será preciso que o conteúdo de origem esteja compartilhado com eles.)

Os administradores do Dynamic View têm o nível mais alto de acesso à exibição. Eles poderão editar todas as configurações da exibição, incluindo o que outras pessoas poderão enxergar e acessar. É recomendável limitar o número de administradores em uma exibição para aquelas pessoas responsáveis ??por alterar seu processo.

As exibições que foram compartilhadas estarão disponíveis no painel lateral do Dynamic View quando os usuários fizerem login. Você também pode fornecer a URL da Exibição extraída da barra de endereços para direcionar os usuários diretamente a uma exibição específica. Consulte Aplicativo do Dynamic View: interação com uma exibição para obter mais informações.

NOTA: Ao acessar uma exibição com filtros privados, é possível que o usuário visualize uma tela em branco com o seguinte erro: “O filtro da planilha foi excluído”. Para obter mais informações sobre como solucionar esse problema, consulte Transferir a propriedade de uma exibição com um filtro privado.

Transferir a propriedade de uma exibição

O proprietário de uma exibição pode solicitar a transferência da propriedade dela para qualquer usuário licenciado, desde que tal usuário tenha permissões de compartilhamento em nível de administrador para a página de origem da exibição. Veja como fazer isso:

1. Na exibição, clique em no canto superior direito da janela.
2. Selecione Compartilhamento.
3. Clique em Transferir propriedade.
   
4. Na lista, selecione a pessoa para a qual você deseja transferir a propriedade.
   Nota: Se esta lista suspensa estiver em branco, significa que não há pessoas com as quais a exibição esteja compartilhada que atendam aos requisitos para serem proprietários.

A pessoa que você selecionar receberá uma solicitação no Dynamic View para assumir a propriedade. Depois de aceitar essa solicitação, eles se tornarão os proprietários da exibição. Observe que esta é a única notificação que a pessoa receberá — ela não receberá uma notificação por e-mail.

Para garantir que a pessoa aceite o convite para assumir a propriedade, você pode entrar em contato com ela por e-mail (ou algum outro serviço de mensagens) para garantir que ela saiba que deve fazer login no Dynamic View e aceitar a solicitação de transferência.

Revisar os pedidos de transferência pendentes

Você pode abrir a janela Solicitações de transferência de propriedade selecionando o ícone de transferência no canto superior direito.

Selecione a guia Recebido para revisar, aceitar ou recusar solicitações de transferência que foram enviadas a você e selecione a guia Enviado para revisar ou cancelar as solicitações de transferência que você enviou a outras pessoas.

Transferir a propriedade de uma exibição com um filtro privado

Ao tentar transferir a propriedade de uma exibição que usa um filtro privado, você receberá a seguinte mensagem:

Esta exibição usa um filtro privado e será inválida para outros. Se você optar por continuar, o novo proprietário precisará atualizar a configuração da exibição.

As exibições baseadas em uma planilha ou relatório filtrado podem não ser exibidas corretamente se o filtro for excluído ou alternado entre privado/público.

Para redefinir a exibição, o proprietário pode fazer o seguinte:

1. Navegar até a página Configurações.
   
   
2. Atualize a opção “Restringir exibição de acordo com o filtro da planilha” para um filtro válido da lista ou selecione “Sem filtro - todas as linhas visíveis para todos com quem estão compartilhadas”
3. Selecione Salvar para atualizar a exibição com suas novas configurações
   
   

Pronto! Agora você atualizou a exibição de seu filtro.

Incorporar uma exibição em um painel do Smartsheet

Crie uma experiência altamente personalizada incorporando uma exibição do Dynamic View em um painel do Smartsheet usando o widget de conteúdo da Web.
(Mais informações sobre a incorporação de um Dynamic View em um painel.)

Por que um campo é somente leitura?

Alguns campos podem não ser editáveis, dependendo do tipo de dados ou das informações contidas na célula. As seguintes condições tornam um campo somente leitura no Dynamic View:

• O campo é de uma coluna do sistema
• O campo é de uma coluna de data de término de Gantt
• O campo é a “coluna da data de término” na exibição do intervalo de datas das configurações do projeto
• O campo é de uma coluna predecessora de Gantt
• A célula da planilha de origem contém uma fórmula
• A célula da planilha de origem contém um link de célula de entrada
• A célula da planilha de origem contém um Hiperlink