Sincronizar o Smartsheet com o Microsoft Dynamics 365

Depois de comprar o Conector Smartsheet para Dynamics 365, siga a configuração Admin. 

Criar um fluxo de trabalho

O assistente de fluxo de trabalho de trabalho pode guiá-lo através da criação de fluxos de trabalho para sincronização automática após o login.

1. Selecione o menu no canto superior esquerdo da página e depois selecione Painel.
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2. Selecione Adicionar fluxo de trabalho para iniciar o assistente de fluxo de trabalho.
   
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Assistente de fluxo de trabalho

Use o assistente de fluxo de trabalho para selecionar sua planilha e a entidade do Microsoft Dynamics e mapear as respectivas colunas e campos para sincronização.

1. Na página Configurações, estabeleça o básico para o seu fluxo de trabalho:

   • Ao lado de O que você deseja que este fluxo de trabalho faça?, escolha a direção da sincronização do fluxo de trabalho (para Dynamics 365, Smartsheet ou bidirecionalmente entre os dois aplicativos).
   • Nome da planilha: selecione uma planilha ou crie uma nova planilha para criar uma nova planilha no Smartsheet imediatamente.
   • Item do Dynamics: selecione uma entidade do Dynamics 365 no menu suspenso.

   Depois de salvar o fluxo de trabalho, você não pode modificar a planilha, a entidade do Dynamics 365 e as direções de sincronização; no entanto, é possível criar um novo fluxo de trabalho para selecionar configurações diferentes.

2. Selecione Continuar para salvar suas configurações.
3. Use a seção Campos para mapear os campos entre o Dynamics 365 e o Smartsheet.
   
   Você pode selecionar Nova coluna no menu suspenso para inserir uma nova coluna na planilha. Você também pode selecionar Adicionar campo para incluir mais campos de entidade do Dynamics 365 no fluxo de trabalho.

4. Você pode alterar a direção da sincronização usando as listas suspensas de fluxo  Brandfolder Image  entre campos e colunas da entidade.

   Talvez você não consiga modificar as direções de sincronização de determinados mapeamentos com base em suas permissões no Dynamics 365 e no Smartsheet, bem como no uso do campo na integração (como a ID do Dynamics).

5. Selecione Continuar para confirmar suas opções de mapeamento de campos.
6. Nas páginas Filtros do Dynamics e Filtros de planilha, você pode criar filtros para controlar melhor o tipo e a quantidade de dados compartilhados entre os dois aplicativos.
7. Na página Salvar, dê um nome para o seu fluxo de trabalho, salve-o e analise um resumo das atualizações na sua entidade e planilha do Dynamics 365. 
   
   Se quiser fazer alguma modificação, você pode voltar ao fluxo de trabalho e adicionar suas alterações. 
8. Selecione Adicionar fluxo de trabalho para iniciar o assistente de fluxo de trabalho. 

Depois de salvar o fluxo de trabalho, você pode concluir o assistente e acessar o Painel.O fluxo de trabalho será executado e atualizará automaticamente os registros no Dynamics 365 e as linhas na planilha no Smartsheet de acordo com as regras que você configurou no fluxo de trabalho.

Usar filtros para ajustar a sincronização de dados

Filtros do Dynamics

Você tem a opção de adicionar filtros para regular melhor os registros do Dynamics 365 que fluem para a planilha. Esses filtros ajudam a garantir que você sincronize apenas os campos que pertencem a um projeto, cliente ou funcionário específico.

Para criar filtros do Dynamics:

1. Selecione Adicionar filtro para preencher a lista de campos de entidade disponíveis.

2. Use o menu suspenso para selecionar a condição do filtro, como igual a, contém ou está em branco.

   Se você precisar inserir critérios de filtro adicionais, um campo de texto aparecerá à direita.

3. Para confirmar e aplicar os filtros, selecione Continuar.

Filtros de planilha

Você tem a opção de adicionar filtros para controlar as linhas sincronizadas com objetos no Dynamics 365. Você pode usar esses filtros para regular melhor os registros sincronizados com o seu objeto. Por exemplo, use um filtro para sincronizar apenas linhas específicas com um valor de  Razão do status Em andamento com a entidade Oportunidade no Dynamics 365.

Para criar filtros de planilha:

1. Selecione Adicionar filtro para preencher a lista de colunas da planilha disponíveis e selecione uma coluna para preencher o filtro.

2. Use o menu suspenso para selecionar a condição do filtro, como igual a, contém ou está em branco.

   Se você precisar inserir critérios de filtro adicionais, um campo de texto aparecerá à direita.

3. Para confirmar e aplicar os filtros, selecione Continuar.

Para ambos os filtros na página Salvar do assistente , ao lado de Atualizar resumo, você pode ver o número de campos a serem atualizados em sua entidade do Dynamics 365. Você pode usar isso para calcular a quantidade de dados da planilha que flui para a entidade.

Se a contagem do resumo da atualização parecer inesperadamente alta ou baixa, você poderá voltar para adicionar ou remover filtros, conforme necessário.

Mantenha os registros relacionados juntamente com a hierarquia do Smartsheet

Defina grupos de linhas no seu fluxo de trabalho para manter seus registros do Dynamics 365 juntos como tarefas pai e filho no Smartsheet. Crie grupos de linhas para que seu fluxo de trabalho organize os registros do Dynamics 365 por campos específicos, como Estágios da oportunidade, sem movê-los manualmente na planilha após a sincronização.

Lembre-se do seguinte ao definir grupos de linhas:

• Em Agrupar por, você pode selecionar um campo do Dynamics 365 ou digitar um novo valor para agrupar registros à medida que eles são sincronizados com sua planilha. O Agrupar por determina o valor da coluna Principal das linhas pai na sua planilha. Por exemplo, quando você agrupa pelo estágio de uma oportunidade, as linhas pai são criadas em sua planilha para cada estágio (como Proposta, Qualificação, Contrato).
• Novas linhas pai aparecerão na parte inferior da sua planilha, a menos que o seu Agrupar por corresponda completamente ao valor existente da coluna Principal da planilha.
• Você pode definir um subgrupo para uma camada adicional da organização. Por exemplo, faça os registros sincronizarem abaixo de uma linha pai Internacional que também é filha de uma linha Vendas no Smartsheet.
• Os registros do Dynamics 365 devem ter os hiperlinks corretos na coluna ID principal da sua planilha. (Se uma coluna ID principal ainda não existir, ela será adicionada automaticamente à sua planilha quando o fluxo de trabalho for executado pela primeira vez.) 

Copiar e colar manualmente os IDs do Dynamics 365 diretamente em sua planilha pode fazer com que o fluxo de trabalho não seja sincronizado conforme esperado.

Gerenciar fluxos de trabalho

Você pode gerenciar os fluxos de trabalho no painel. Selecione menu de três linhas no canto superior esquerdo da página e selecione Painel para ver uma lista dos fluxos de trabalho que você criou.

Configurações

Selecione Configurações para:

• Editar fluxo de trabalho: leva você de volta ao assistente de fluxo de trabalho para fazer alterações no fluxo de trabalho.
• Renomear fluxo de trabalho: altera o título do fluxo de trabalho.
• Desabilitar/habilitar fluxo de trabalho: interrompe ou inicia a automação do fluxo de trabalho.
• Excluir fluxo de trabalho: remove o fluxo de trabalho do painel.

A exclusão de um fluxo de trabalho não pode ser desfeita e fluxos de trabalho excluídos não podem ser recuperados.