Smartsheet Control Center: Perguntas Frequentes sobre Arquivamento de Projetos

Aplica-se a

Smartsheet Advance Package (Requires Enterprise Plan)

O Arquivamento de Projetos torna o Smartsheet Control Center uma ferramenta completa de gerenciamento do ciclo de vida de projetos: ele permite que os Líderes de Programa automatizem e gerenciem o arquivamento, o estágio final do ciclo de vida do projeto.

O Control Center é uma oferta premium disponível para aquisição pelos clientes do Smartsheet que usam o plano Executivo (ou superior). Para obter mais informações sobre como comprar o Control Center, entre em contato com o Departamento de Vendas da Smartsheet.

Quais são os requisitos para o arquivamento de projetos e quem pode usar esse recurso?

O Arquivamento de Projetos está disponível para todos os clientes que usam o Smartsheet Control Center. Você deve ser um Líder de Programa no Smartsheet Control Center para acessar o Arquivamento de Projetos: somente os Líderes de Programa podem criar e executar fluxos de trabalho de arquivamento.

Quais recursos fazem parte do Arquivamento de Projetos?

Com um fluxo de trabalho de arquivamento, você poderá:

  • Defina as condições de filtragem para que os Líderes de Programa possam selecionar rapidamente projetos para arquivamento.
  • Forneça à sua equipe de projeto um diretório mais limpo de áreas de trabalho movendo projetos para arquivar as áreas de trabalho.
  • Altere a propriedade, atualize o compartilhamento e limite o acesso aos projetos para preservar dados históricos para auditorias e análises.
  • Desative Alertas e Ações para que um projeto finalizado não gere mais notificações.
  • Cancele coletivamente a publicação de todas as planilhas, painéis ou relatórios arquivados.
  • Mantenha os dados de resumo dos projetos arquivados para que eles possam fazer parte dos relatórios do portfólio do exercício fiscal vigente.(Também pode ser interessante arquivar os dados de resumo na virada do exercício fiscal vigente.)
  • Forneça uma lista de projetos arquivados no Control Center, caso sua equipe precise acessá-los para referência posterior.

Será possível arquivar itens do Smartsheet que não foram criados usando o Control Center?

Não. Somente itens criados usando o Control Center poderão ser arquivados.

Quais são os cenários comuns compatíveis com o Arquivamento de Projetos?

Alguns cenários comuns são:

  • Arquivamento completo - bloqueie todos os itens do Smartsheet relacionados a um projeto concluído de uma só vez. Remova em massa os projetos concluídos dos painéis e relatórios no âmbito do portfólio, sem precisar editar manualmente os painéis e relatórios existentes.
  • Arquive com visibilidade limitada - bloqueie os projetos concluídos e remova o acesso a eles, mas mantenha-nos em painéis e relatórios no âmbito do portfólio até o final do exercício fiscal vigente. No início do exercício fiscal seguinte, você poderá remover os projetos arquivados dos painéis e relatórios.

Eu posso restaurar um projeto arquivado?

O arquivamento de um projeto é uma ação permanente. No momento, não é possível restaurar um projeto arquivado.

Projetos podem ser arquivados automaticamente?

Não. O Líder de Programa deve arquivar os projetos manualmente a partir do aplicativo do Control Center. O Control Center executará automaticamente as ações definidas no fluxo de trabalho de arquivamento de projeto para todos os projetos selecionados.

Quem poderá visualizar e acessar os projetos arquivados?

Os usuários poderão ver uma lista de projetos arquivados no Control Center. Somente usuários com permissão (configurada como parte do arquivamento) poderão acessar os itens do projeto no Smartsheet.

Os projetos arquivados serão removidos dos resultados de pesquisa?

Um projeto aparecerá apenas nos resultados de pesquisa dos indivíduos que tiverem acesso a ele. Uma das opções do fluxo de trabalho de arquivamento é mover a pasta do projeto para uma área de trabalho de arquivamento. Depois que a pasta for movida, apenas usuários com permissões para acessar a área de trabalho de arquivamento verão aqueles projetos nos resultados de pesquisa.

É possível arquivar parcialmente um projeto a fim de deixá-lo aberto para revisão final ou auditorias?

Sim. O Arquivamento de Projetos oferece suporte para arquivamento em várias etapas. Quando um projeto é concluído, ele pode ser movido para a área de trabalho de itens Pendentes de Arquivamento, na qual apenas determinadas pessoas terão acesso a ele. Após a conclusão de todas as revisões e auditorias, você poderá executar o arquivamento completo para remover todos os acessos e bloquear o projeto.

Frequently Asked Questions

What are the requirements for Project Archiving and who can use the feature?

Project Archiving is available to all customers using Smartsheet Control Center. You must be a Program Lead in Smartsheet Control Center to access Project Archiving: only Program Leads can create and run archiving workflows.

What features are part of Project Archiving?

With an archive workflow, you can:

  • Set filtering conditions so Program Leads can quickly select projects for archiving.
  • Provide your project team with a cleaner directory of workspaces by moving projects to archive workspaces.
  • Change ownership, update sharing, and limit access on projects to preserve historical data for audit and analysis.
  • Disable Alerts & Actions so that a finished project no longer generates notifications.
  • Collectively unpublish all archived sheets, dashboards, or reports.
  • Retain summary data on archived projects so they can be part the portfolio reporting for the fiscal year. (You may still want to archive the summary data at fiscal year rollover.)
  • Provide a list of archived projects in Control Center in case your team needs to access them for reference at a later time.

Will I be able to archive Smartsheet items that were not created using Control Center?

No. Only items created using Control Center can be archived.

What are common scenarios that Project Archiving supports?

Some common scenarios are:

  • Complete archival—lock Smartsheet items related to a finished project all at once. Remove finished projects from portfolio level dashboards and reports in bulk, without having to manually edit your existing dashboards and reports.
  • Archive with limited visibility—lock completed projects and remove access to them, but keep them in portfolio level dashboards and reports until the end of the fiscal year. At the beginning of the next fiscal year, you can remove the archived projects from the dashboards and reports.

Can I restore an archived a project?

Archiving a project is a permanent action. At this time you cannot restore an archived project.

Can projects be archived automatically?

No. A Program Lead must manually archive projects from within the Control Center app. Control Center will then automatically perform the actions that you define for the project archive workflow on all of the selected projects.

Who can view and access archived projects?

Users can see a list of archived projects in Control Center. Only users who have permission (configured as part of the archive) will able to access the project items in Smartsheet.

Will archived projects be removed from search results?

Projects only appear in the search results for people who have access to the project. One of the options in the archiving workflow is to move the project folder to an archive workspace. After the folder is moved, only users with permissions to access the archive workspace will see the projects in search results.

Can I partially archive a project to leave it open for final review or audits?

Yes. Project Archiving supports multi-stage archiving. When a project is completed it can be moved into a Pending Archive workspace where only certain people will have access to it. After any reviews and audits are complete, you can perform the full archive to remove all access and lock the project.