Automatizar seu trabalho com alertas e ações

Faça com que o Smartsheet notifique automaticamente você e outras pessoas sobre alterações na planilha, lembre pessoas sobre datas importantes, solicite automaticamente atualizações em linhas específicas ou inicie automaticamente uma solicitação de aprovação ou sign-off nos itens de trabalho da sua planilha.

Abaixo está um exemplo de como uma solicitação automatizada de aprovação se parece quando enviada a alguém. As opções de entrega incluem:

  • Central de notificação do Smartsheet (se estiverem conectados no Smartsheet)
  • A caixa de entrada deles (que não requer uma conta do Smartsheet)
  • Uma notificação de push do aplicativo móvel do Smartsheet

    exemplo de solicitação de aprovação

O melhor alerta ou a melhor ação para sua situação

Use este tipo de alerta ou açãoNesta situação
AlertaPara ser notificado sobre alterações importantes em colunas específicas

Para uma pessoa receber uma notificação quando pessoas forem atribuídas a uma nova tarefa

Para saber quando colunas são configuradas para um valor específico (por exemplo, uma coluna suspensa de Status é configurada como “Bloqueada”)
LembretePara receber um alerta:

Quando datas importantes estão chegando

Em uma data específica

Após uma data ter passado
Solicitação de aprovaçãoPara sign-off de uma parte interessada em uma tarefa específica

Para que alguém aprove ou rejeite um item (por exemplo, aprovação do diretor em uma proposta de projeto)

Para aprovação em um item que atende determinado critério (por exemplo, aprovação financeira quando a despesa de um item está acima de determinada quantia)
Solicitação de atualizaçãoPara solicitar automaticamente as últimas informações para um item atual quando um valor altera em uma coluna específica (por exemplo, quando o status em uma linha alterar para “em andamento”, solicite que o usuário atribuído atualize a data de início)

Para solicitar automaticamente uma atualização para várias células em uma linha

 

Bloqueio automático de linhaPara evitar futuras edições após um item ter sido aprovado

Para evitar futuras edições após uma tarefa ter sido concluída ou fechada
Desbloqueio automático de linhaDiminua erros em seu processo evitando que os itens sejam editados até que as etapas de pré-requisito sejam concluídas

Crie um alerta ou uma ação automática

Defina o critério específico de acionamento (quais condições devem ser realizadas antes do alerta ou da ação ser enviada, quem a receberá e o que estará incluído nela) com um construtor visual de fluxo de trabalho.

Para começar:

  1. Selecione Alertas e ações na barra do menu.
    barra do menu
    Se você não visualizar Alertas e Ações, clique no ícone de seta para baixo, no canto superior direito da janela do Smartsheet.
    mostrar barra do menu
  2. No menu Alertas e Ações, selecione o tipo de alerta ou ação que deseja criar. (Use a tabela na parte superior deste artigo para ajudar a determinar o melhor alerta ou a melhor ação para seu caso.)

    O fluxo de trabalho visual aparece.

    alertar alguém
     
  3. Aqui você especificará os critérios que devem ser cumpridos para acionar o alerta ou a ação, assim como quem a receberá.

Ajustar uma regra de alerta ou ação

Aqui estão algumas coisas que podem ser feitas para que os alertas ou as ações atuem exatamente como desejamos.

Dê um nome para sua regra

Clique no texto do espaço reservado na parte superior da janela do fluxo de trabalho para dar-lhe um nome diferente.

Dê um nome ao alerta ou ação

NOTA: se você não atribuir um nome à regra de alerta ou ação, ela herdará o nome padrão do texto de espaço reservado. (Se você clonou a regra, ela herdará o nome da regra da qual foi clonada.)

Crie um alerta ou uma ação condicional baseada em data

Para sua condição de alerta ou ação, você pode escolher que seja enviado em uma data específica —tanto com uma coluna de datas como com a seleção manual de datas.

alertas baseados em datas

Coloque uma Condição no seu alerta ou sua ação (conforme descrito na seção abaixo) para assegurar que somente as linhas que atendem certos critérios sejam enviadas em tal data.

Faça com que o alerta ou a ação obedeça a alterações específicas

Selecione Especificar uma alteração para restringir o critério de acionamento de seu alerta ou sua ação a somente alguns tipos de mudança em determinados campos (colunas em sua planilha) que você selecionar. Por exemplo, você pode especificar que somente as alterações da coluna Status devem acioná-lo.

Adicionar uma condição para serem cumprida antes de o alerta ou a ação ser enviada

Clique em Ícone do sinal de mais > Adicionar uma condição para também definir os valores específicos que devem existir nas células correspondentes. Mesmo se as alterações especificadas ocorrerem, somente as linhas que seguirem as condições de configuração serão enviadas no alerta ou na ação. (Se nenhuma linha cumprir as condições adicionadas, nenhum alerta e nenhuma ação serão enviados.)

adicionar uma condição

Você pode remover as condições de seu alerta ou sua ação (o que exclui toda a caixa de condições) clicando em Mais ícone mais > Excluir.

Escolha quais colunas devem ser incluídas no alerta ou na ação

Para incluir e excluir colunas exibidas no alerta ou na ação, clique em Mais ícone mais no canto superior direito da caixa de configurações de entrega (a última caixa da regra) e, depois, selecione Opções avançadas.

opções avançadas

Selecione quem receberá o alerta ou a ação e quando

Configure a caixa de configurações de alerta (a última caixa da regra) para garantir que os alertas ou as ações sejam enviados a pessoas que estão envolvidas em um item de trabalho específico. Você pode configurar para que eles sejam enviados a:

  • Todos inclusos no compartilhamento da planilha
  • Alguém em uma coluna de contato para essa linha
  • Pessoas especificadas manualmente
  • Um canal no aplicativo Slack (mais informações sobre essa integração aqui)

Adicione dinamicamente dados de célula nas mensagens de assunto e corpo do alerta ou da ação

Torne cada alerta ou ação mais prontamente identificável na linha de assunto da mensagem de alerta com espaços reservados para mensagens de alerta. Por exemplo, adicione um espaço reservado de mensagem ao assunto da sua planilha em uma coluna denominada Nome da tarefa na sua planilha para que o Smartsheet adicione dinamicamente as informações relevantes dessa coluna à sua mensagem de alerta ou ação.

Para navegar na janela de configurações de entrega e adicionar um placeholder:

  1. Na parte superior da planilha, selecione Alertas e ações.
  2. A partir daqui, você pode criar um novo alerta, uma nova ação ou selecionar Gerenciar alertas e ações para adicionar espaços reservados a uma regra de alerta ou ação existente.

    Se você optou por editar uma regra de alerta ou ação existente e abriu a janela Gerenciar alertas e ações, clique na seta para baixo à direita da regra e selecione Editar.

    A janela Editar regra aparecerá.
     
  3. Clique em Personalizar mensagem. 
  4. Digite o nome da coluna dentro de chaves duplas {{nome da coluna}} no assunto ou corpo, juntamente com qualquer outro texto desejado, ao digitar uma mensagem personalizada - seja no momento da criação de uma regra de alerta, seja ao editar uma regra existente.

NOTA: adicionar espaços reservados às suas mensagens pode resultar no recebimento de vários alertas ou ações em situações que, antes, você recebia um único alerta ou uma ação consolidada. Se você estiver recebendo vários alertas ou várias ações com assunto e conteúdo de mensagem semelhantes, e deseja alterar este comportamento, edite as configurações de entrega para remover os espaços reservados.

Solicitações de aprovação: personalize status e botões

Clique em ícone mais > Configurações avançadas para personalizar o texto dos botões que o aprovador verá quando a solicitação lhe for enviada, bem como os valores que serão armazenados na coluna suspensa da sua planilha.

Opções avançadas

Por exemplo, você pode alterar o texto do botão Aprovar para “Sign-off”. O aprovador receberá um formulário de solicitação com o texto do botão Sign-off. Se ele clicar em Sign-off, o valor “Aprovado” será preenchido na planilha.

NOTA: com o campo Enviado, você pode editar o valor suspenso inserido em sua planilha quando uma solicitação de aprovação já foi enviada, mas o aprovador ainda não executou nenhuma ação sobre ela.

Solicitações de atualização: campos somente leitura

Dependendo de como as células de uma planilha estão sendo usadas, as informações não podem ser editadas a partir de uma solicitação de atualização. Essas células só podem ser editadas diretamente na planilha (entrando no Smartsheet).

Os campos a seguir aparecerão como somente leitura em uma solicitação de atualização:

  • Campos que contêm fórmulas
  • Datas de início e término com dependência (o campo Duração pode ser editado)
  • Predecessores (este campo não será exibido em uma solicitação de atualização)
  • Linhas ou colunas bloqueadas

Comportamento de entrega de alerta e solicitação

Conforme você trabalha com alertas e ações, aqui estão alguns pontos que devem ser lembrados:

  • Os alertas e as ações são configurados somente no nível de planilha (ou seja, eles não podem ser definidos para linhas específicas).
  • Se sua mensagem de alerta ou ação incluir um link para anexo de arquivo, esse link expirará após 30 dias ou após ter sido clicado 100 vezes. Esta é uma precaução de segurança para evitar acesso ilimitado aos seus arquivos.
  • O fuso horário usado no alerta ou na ação é baseado no fuso horário do proprietário da planilha, conforme especificado em suas configurações pessoais. (Para mais informações, consulte Ajustando configurações pessoais.)
  • Se uma pessoa fizer a alteração que cria o alerta ou a ação que envia um alerta ou solicitação, o endereço de e-mail dessa pessoa aparecerá como endereço de resposta. Se várias pessoas fizerem alterações, o proprietário da planilha aparecerá como endereço de resposta.
  • Você não pode controlar a hora do dia em que um alerta ou uma solicitação é enviado. Com exceção das alterações que você deseja ser notificado imediatamente (que são enviadas em seguida), as mensagens serão enviadas entre 00:00 e 4:00 da manhã, de acordo com o fuso horário do proprietário da planilha. (Os alertas e as solicitações semanais são enviadas todas as sextas-feiras entre 00:00 e 4:00 da manhã.)

Controle quem será notificado sobre alertas e solicitações

Por padrão, os alertas e as solicitações são enviadas apenas para indivíduos com quem a planilha está compartilhada. Caso você deseje que os alertas e as solicitações sejam enviadas para qualquer indivíduo com um endereço de e-mail válido no nível de planilha ou de conta, consulte os seguintes artigos de ajuda:

Requisitos de permissão de compartilhamento para a criação de alertas ou ações

A criação de alertas e ações e quem você inclui dependerá de seu nível de permissão de compartilhamento na planilha.

Tipo de alerta/açãoProprietárioAdminEditorVisualizador
AlertaVocê mesmo e outrosVocê mesmo e outrosVocê mesmoVocê mesmo
LembreteVocê mesmo e outrosVocê mesmo e outrosVocê mesmoVocê mesmo
Solicitação de atualizaçãoVocê mesmo e outrosVocê mesmo e outrosNão pode criarNão pode criar
Solicitação de aprovaçãoVocê mesmo e outrosVocê mesmo e outrosNão pode criarNão pode criar
Bloqueio automático de linhaPode criarPode criarNão pode criarNão pode criar
Desbloqueio automático de linhaPode criarPode criarNão pode criarNão pode criar

Enviar alertas ou solicitações sobre as alterações feitas por você

Se você configurou um alerta ou uma solicitação como destinatário, mas não é notificado quando edita a planilha, deverá ativar as notificações para as alterações realizadas. Consulte Ajustando as configurações pessoais para obter mais informações sobre alteração de configurações em sua conta.


Enviar manualmente notificações ou solicitações de atualização

Em situações únicas nas quais você não precisa criar um alerta ou uma ação automatizada, também será possível enviar informações de planilha e solicitações de atualização para pessoas. Mais informações sobre esses recursos podem ser encontradas nos seguintes artigos de ajuda:

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