Administração e configuração do Salesforce Connector do Smartsheet

O Salesforce Connector do Smartsheet está disponível como uma oferta premium. Para obter informações sobre preços, entre em contato com a nossa equipe de vendas.

Se o Salesforce Connector do Smartsheet estiver incluído no plano que você adquiriu, faça login para iniciar a criação de fluxos de trabalho entre o Smartsheet e o Salesforce. 

Faça login no Salesforce Connector do Smartsheet

Terminologia e níveis de permissão 

• Conexão: vincula o Salesforce Connector (por exemplo, do Smartsheet) e um ambiente específico do Salesforce.
• Fluxo de trabalho: é o link estabelecido no Salesforce Connector entre elementos específicos do Salesforce e uma planilha no Smartsheet. 

Existem três tipos de usuários que podem interagir com o Salesforce Connector do Smartsheet:

• Administrador de sistema do Smartsheet: gerencia e restringe os administradores e usuários do Salesforce Connector.
• Administrador do conector do Salesforce: estabelece a conexão entre uma instância do Salesforce e o Salesforce Connector do Smartsheet.
• Usuário do conector do Salesforce: cria fluxos de trabalho que sincronizam informações entre o Smartsheet e o Salesforce.

Recursos por tipo de usuário

Use este gráfico como referência para recursos com base nos tipos de usuários que podem acessar o conector.

*Administradores de sistema do Smartsheet e administradores do conector poderão criar e editar livremente fluxos de trabalho se o recurso Restrição de acesso estiver desativado. Porém, quando esse recurso estiver ativado, os administradores deverão ter uma função de usuário do conector para manter esse privilégio. Saiba mais sobre como restringir o acesso.

Configuração de conexão

Para começar a usar o Salesforce Connector do Smartsheet, primeiro configure a conexão entre o Smartsheet e seus ambientes do Salesforce de modo que os usuários possam criar fluxos de trabalho para conectar entre elementos específicos no Smartsheet e no Salesforce. 

Pré-requisitos

Para conectar o Smartsheet ao Salesforce, você precisa ter as permissões a seguir. 

No Salesforce:

• Função de administrador de sistema da Salesforce
• API habilitada
• Configurar e definir exibições
• Exibir todos os dados

No Smartsheet:

• Licença do Smartsheet
• Função de administrador de sistema do Smartsheet (confira o artigo Tipos de usuários por níveis de conta para obter mais informações) ou função de administrador do Conector do Salesforce do Smartsheet (uma função no nível da conta, exclusiva para os conectores; confira Terminologia e níveis de permissão para obter mais informações).

Embora apenas a função de administrador de sistema do Smartsheet ou de administrador do Conector do Salesforce do Smartsheet seja necessária, é recomendado ter as duas funções para configurar o conector.

Instruções de configuração de conexão

1. Faça login no Salesforce Connector do Smartsheet. Se for solicitado acesso à sua conta do Smartsheet, selecione Permitir.
    

2. Clique no ícone de menu no canto superior esquerdo da página e selecione Administração da conta.

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3. Selecione Registrar nova organização do Salesforce e indique se você está conectando uma organização do Salesforce ou uma organização de sandbox do Salesforce. Este exemplo assumirá que você está se conectando a uma organização do Salesforce.
    

4. É exibida a página de login do Salesforce. Faça login na sua conta do Salesforce (se você ainda não estiver conectado) e selecione Permitir quando solicitado.

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Agora você está na página Administração da conta do Salesforce Connector do Smartsheet. Esta página oferece acesso a ferramentas que criam e gerenciam fluxos de trabalho entre o Smartsheet e a instância do Salesforce.

O nome da sua organização do Salesforce será exibido na página Administração da conta.

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Consulte o artigo de ajuda do Smartsheet Criar fluxos de trabalho com o Salesforce Connector do Smartsheet para obter detalhes sobre como criar fluxos de trabalho que sincronizam dados entre o Smartsheet e o Salesforce.

Restringir o acesso ao Salesforce Connector do Smartsheet

Suas habilidades no Salesforce Connector dependem das restrições ativas e das permissões concedidas no Smartsheet (como permissões de compartilhamento de planilhas) e no Salesforce (como permissões de leitura/gravação de objetos).

Para estabelecer um fluxo de trabalho entre um objeto do Salesforce e uma planilha Smartsheet, você precisa, pelo menos, de permissões de editor no Smartsheet e permissões para ler, gravar, atualizar e excluir o objeto do Salesforce.

Para restringir o acesso

Para limitar as pessoas que podem criar fluxos de trabalho com o Salesforce Connector, peça ao administrador de sistema do Smartsheet/Salesforce que ative a configuração de Restrição de acesso.

Para ativar a configuração de Restrição de acesso:

1. Use suas credenciais do Smartsheet para fazer login no Salesforce Connector.
2. Selecione o ícone de menu no canto superior esquerdo da página e escolha Gerenciamento de usuários.

3. Marque a caixa de seleção Restringir quais usuários podem acessar a integração do Smartsheet para Salesforce. 

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   O endereço de e-mail de qualquer pessoa que tenha criado fluxos de trabalho anteriormente será adicionado automaticamente à lista de usuários com permissão para acessar o Conector. Se necessário, você pode restringir o acesso ao conector removendo os endereços de e-mail deles dessa lista.
    

4. Adicione o endereço de e-mail de qualquer pessoa a quem você deseje conceder acesso ao conector.

Depois de ativar essa configuração, somente os usuários com as permissões de usuário ou administrador do Salesforce do Smartsheet poderão acessar o Salesforce Connector. Gerencie esses níveis de permissão por meio da interface do Salesforce Connector e do aplicativo Smartsheet.  

Confira o artigo do centro de administração para obter mais informações sobre o gerenciamento de usuários no aplicativo Smartsheet.

Para remover o acesso

Os administradores de sistema do Smartsheet/Salesforce também podem remover os usuários do Salesforce Connector selecionando o ícone de exclusão, à direita do nome de usuário.

Você não poderá mais criar ou editar seus fluxos de trabalho se for removido da lista.

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Se você não tiver mais acesso, seus fluxos de trabalho ficarão ativos por até 10 minutos. Após esse período, eles serão desativados automaticamente.

Frequência da pesquisa

Você pode ajustar a frequência de pesquisa para solicitações feitas entre o Smartsheet e o Salesforce. O Salesforce tem um limite para o número de vezes que as informações podem atualizar automaticamente por minuto. Se você exceder esses limites, os fluxos de trabalho ativos retornarão erros e não sincronizarão as informações. Para corrigir esse problema, remova o limite do Salesforce ou defina a frequência de pesquisa para um intervalo mais longo.

Você pode gerenciar melhor a conexão entre o Smartsheet e o Salesforce criando notificações personalizadas de uso da API no Salesforce. Esteja ciente de que o Salesforce pode usar tipos de campo relacionados a outros objetos (como Procurar relacionamentos de campos ou Campos de relacionamentos polimórficos), aumentando o número de solicitações enviadas ao Salesforce pelo Salesforce Connector do Smartsheet.

Definir a frequência da pesquisa

Para alterar a frequência da pesquisa nos conectores:

1. Selecione menu no canto superior esquerdo e selecione Administração da conta. 

2. Ao lado da sua organização, selecione Preferências no lado direito para abrir o painel de Frequência da pesquisa.
    

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Em seguida, você pode definir uma taxa específica em segundos para todos os fluxos de trabalho em sua organização com o objetivo de ajudar a impedir que seus fluxos de trabalho excedam as limitações da solicitação.