主要コンセプトとワークフローの概要

Bridge のアカウントを持つユーザーは、ワークフロー、ワークスペース、統合認証の作成、表示、編集、削除と、ユーザーの管理が可能です。Bridge は、Smartsheet エンタープライズ プランでご購入いただけます。

ワークフロー

ワークフローはビジネス プロセスを自動化します。ワークフローを使用すると、Smartsheet アカウントのさまざまなアイテムを結びつけたり、Smartsheet とほかのシステムをつないだりすることができます。 Bridge でワークフローを作成する際に使用する要素は、次の通りです。

• Integrations (統合)
• Triggers (トリガー)
• Modules (モジュール)
• Data references (データ参照)
• Child workflows (子ワークフロー)
• Junctions (ジャンクション)
• States (状態)

Integrations (統合)

統合により、Bridge を使ってSmartsheet をその他のサードパーティ システムに接続でき、それらを使用して Bridge と情報を送受信できます。一部の統合では、ワークフローをトリガーすることもできます。

一部のサードパーティ システムでは、そのシステムで Bridge のセットアップを完了するのにコールバック URL が必要です。この URL により、サードパーティが Bridge を呼び出すことができ、Bridge をそのシステムで作動させることができます。Bridge のコールバック URL https://oauth.bridge.smartsheet.com/api/settings/oauth/oauth2callback.

トリガー

ワークフロー実行には、ワークフローがゴーサインのシグナルを検出する必要があります。トリガーは、ワークフロー内でゴーサインのような働きをします。トリガーは以下に基づくことができます。 

• 統合 
• スケジュール
• 別のワークフロー 

特定の webhook に基づいてトリガーをカスタマイズすることもできます。

モジュール

モジュールは、統合とユーティリティのさまざまな要素です。モジュールは、ワークフローがトリガーを検出する際に発生するアクションと考えることができます。モジュールは次の目的で使用できます。

• ワークフローの更新を反映する 
• ワークフローにリアルタイムで情報を抽出する、または
• すでに収集されたデータを操作してワークフローのほかの部分で使用する

ワークフローでカスタムビルドの統合モジュールやユーティリティ モジュールを使用すると、モジュールを編集する際に、「カスタムビルド」タグが表示されます。カスタム統合オプションの詳細については、Smartsheet アドバイザーにご連絡いただくか、フォームでお問い合わせください。

データ参照

必要な値をワークフローで手入力しなくても、データ参照が使用できます。これは、ほかのところにある値やインプットを参照する機能です。 

以下を参照元として利用できます。

• 実行ログ
• 状態
• 子ワークフロー

子ワークフロー

子ワークフロー は、親ワークフローと呼ばれる別のワークフローによってトリガーされるワークフローです。複数の部分に分解して読みやすくできるため、複雑なワークフローの場合に便利です。 

また、いくつかのワークフローで一部のステップが共通している場合があります。同じステップを何度も構築しなくても、子ワークフロー内で構築できます。そうしておけば、ほかのすべてのワークフローからそのステップをトリガーできます。

ジャンクション

ジャンクションは、必要に応じて各方向へワークフローを進ませます。

状態

「状態」は、ワークフローの各ステージです。状態は、ワークフローでデータ コレクターのような役割を果たします。 

[State (状態)] 名は、ワークフローのデータ参照に影響します。モジュールにデータ参照を設定した後で状態名を変更する場合は、ワークフローが問題なく実行できるようデータ参照を更新する必要があります。

ワークフローは、Bridge の中核機能です。それらを使用して、次のことができます。

• 手動タスクと繰り返しタスクを排除
• プラットフォーム間でデータを収集し、実用的なインサイトを提供

Bridge ワークフローの機能

Bridge ワークフローは、Smartsheet アプリのワークフローと似ています。特定したトリガーを検出すると、実行を開始します。そして、設定した条件に基づいて一連のアクションが実行されます。 

ただし、Bridge ワークフローは Smartsheet アプリ内で行われるアクティビティに限定されるわけではありません。より複雑な機能を備えています。Bridge ワークフローを Smartsheet 外部の異なるプラットフォームに接続して、ビジネス プロセスを完了することができます。 

Bridge ワークフローの使用事例をいくつかご紹介します。

例 1：プロジェクトの更新

プロジェクト追跡システムで新しいプロジェクトが作成されると、Bridge ワークフローをトリガーします。Bridge を使用して次のことができます。

• プロジェクトのタイプに基づいて、適切で利用可能なチーム リードにプロジェクトを割り当てる
• 利用している時間追跡システムでプロジェクトを作成する
• パーソナライズされたプロジェクトのキックオフ メールをプロジェクトの関係者に送信する

Resource Management by Smartsheet の統合トレーニング

例 2: コメントの公開

プロジェクトやジョブの大まかなステータスを監視します。Bridge ワークフローを作成して、アラートを発信し、セルの最新の行のコメントを送信します。

必要な統合: Smartsheet