Resource Management アカウントを結合または分割する

このプロセスを完了するには、ライセンスを持つリソース管理者である必要があります。また、Resource Management パネル統合機能を使用するには、Smartsheet のシステム管理者である必要があります。 

単一プランか複数プランか 

各シナリオには長所と短所があります。 

単一の Resource Management プラン

• プロジェクト編集者以上の権限があれば、プラン内の全員を表示して、それらの人々に作業を割り当てられます。特定のプロジェクトを見られない場合でも、アカウント全体にわたり、全員の割り当てを見ることができます。 
• Control Center 統合を使用すると、同じプラン内の Control Center ブループリントとプログラムを自動化できます。

複数の Resource Management プラン

• 地域の休日など、さまざまな稼働スケジュールや非稼働日を考慮できます。 
• インスタンス間でデータは共有されません。あるユーザーが複数のプランに関与している場合に、配分を知ることはできません。複数のプランがある場合、データを個別に保持するのが容易になります。 
• ユーザーはプランごとにライセンスを受け取ります。ユーザーが複数のプランに関与している場合、そのユーザーは複数のライセンスを必要とします。 
• Control Center/Resource Management の統合では、1 つの Resource Management インスタンスのみを Control Center プログラムに接続できます。各 Resource Management インスタンスに対して Control Center のデプロイが必要です。 

インスタンスを結合または分割する際のリスク

Resource Management インスタンスを結合または分割するには、Resource Management からデータをエクスポートする必要がありますが、このプロセスではすべてのデータがエクスポートされるわけではありません。プロジェクトとプランの詳細が失われます。構成が完了したら、一部のデータを手作業で再作成する必要があります。 

エクスポート プロセスには、以下のアイテムは含まれません。

プランの詳細

• 役割のリスト
• 分野のリスト
• 請求レート
• プレースホルダー
• フェーズ名
• 稼働ステータス
• 経費カテゴリ
• 時間と料金カテゴリ
• 祝日
• クライアント
• 場所
• 不在タイプ
• ユーザー タグ
• プロジェクト タグ
• 開発者 API を使用するものすべて
• プロジェクト カスタム フィールド
• ユーザー カスタム フィールド
• カスタム ブランディング
• 認証
• プロジェクトに関連する画像

プロジェクトの詳細

• プロジェクトの割り当てと関連する日付
• プロジェクト フェーズ
• プロジェクト フェーズに関連付けられた請求レート
• プロジェクト固有の請求レート
• 作業アイテムのステータス
• 作業アイテムのメモ
• 作業アイテムのタスクリスト
• プロジェクトのアクティビティ ログ
• プロジェクト固有のレポート
• プロジェクト概要

ユーザーの詳細

• 作業割り当て名
• 作業アイテムのステータス
• 作業アイテムのメモ
• 作業アイテムのタスクリスト
• プロジェクトのアクティビティ ログ
• プロジェクト固有のレポート
• プロジェクト概要

プロセス概要

このプロセスを完了するには、ライセンスを持つ Resource Management 管理者である必要があります。 

プランの結合と分割の主な違いはその対象です。プランを分割する場合、データのインポート先は新しいプランです。一方プランを結合する場合は、データのインポート先は既存のプランです。データを管理する手順は同じで、データをインポートする場所のみが異なります。 

1. ソース プランからデータをエクスポートします。ユーザーとプロジェクトをエクスポートできます。
2. ソース プランから過去のデータをエクスポートします。 
3. スプレッドシート プログラムを使用して、インポート用のユーザー ファイルを準備します。
4. ユーザー ファイルを対象のプランにインポートします。 
5. プロジェクトを再構築します。
   • Smartsheet 統合機能を使用すると、シートを再接続でき、プロジェクト データが表示されます。 
   • Smartsheet 統合機能を使用しない場合は、プロジェクトを手作業で再構築する必要があります。 
6. データを確認し、必要なクリーンアップ タスクを実行します。 

ソース プランからデータをエクスポートする

ユーザーのエクスポート

1. Resource Management で、[設定] > [アカウント設定] を選択します。
2. 左メニューで [ユーザー] を選択し、[ユーザー リストをエクスポートする] を選択します。このリストには、プランに関連付けられているすべてのユーザーおよび関連するカスタム フィールドが含まれています。 

プロジェクトのエクスポート

1. [プロジェクトのインポート] > [プロジェクト リストをエクスポートする] を選択して、プロジェクトおよび関連するプロジェクト設定 (プロジェクト カスタム フィールドを含む) をエクスポートします。  

過去のデータをエクスポートする

1. Resource Management にログインし、[分析] を選択します。
2. 右上の [新しいレポート] を選択します。次の設定を使用して正しいデータを指定します。
   [表示] > [予算: 時間] を選択します。
   [時間枠] で [カスタム日付範囲] を選択します。インスタンスの期間の時間枠を選択します。正確な日付がわからない場合は、長めの時間枠を選択してください。
   [表示] > [すべて] を選択します。Resource Management からアクティブなプロジェクトとアーカイブされたプロジェクトがすべてキャプチャされます。 
3. [元のデータをリクエストする] を選択します。電子メール経由で、過去のデータを含んだ Zip ファイルを受け取れます。 
4. 電子メールを開き、CSV のダウンロードをクリックします。電子メールが見つからない場合は、受信トレイで underlying data csv (元のデータの csv) を検索します。エクスポートにはすべてのデータが含まれているわけではなく、一部のデータを再作成する必要があります。前述のリストで、除外されるアイテムを確認してください。
   
   なお、これは大きなファイルであり、以下の情報が含まれます。

• レコード タイプ (経費または時間と料金)
• プロジェクトおよび関連するすべてのプロジェクト メタデータ (プロジェクト設定、プロジェクト カスタム フィールド)
• 関連するフェーズ (該当する場合)
• 個々の割り当て/経費の請求レート
• 送信日時
• 承認された時間/経費 (誰がいつ承認したかを含む)
• そのユーザーのユーザー カスタム フィールド

データ結合の準備をする

ユーザーをインポートする

1. [設定] > [アカウント設定] を選択します。 
2. [ユーザー] > [ユーザー リストをエクスポートする] を選択します。 
3. プロジェクトとユーザーの .csv エクスポート ファイルを開きます。 
4. エクスポートされたユーザー リストのユーザーを列 B から列 R にコピーして貼り付けます。列 A (「user_id」) は、関連付けられたプランに基づきシステムにより生成された列であるため、対象にマッピングしないでください。
5. ユーザー カスタム フィールド (エクスポート ファイル内の列 S 以降の「CF_XXX」で始まるすべての列) を一度に 1 つずつ手動でコピーします。個々のカスタム フィールド ID は、両方のプランで名前が同じ場合であっても、RM インスタンスごとに異なります。

プロジェクトを対象のプランにインポートする

Smartsheet を使用する場合:

Resource Management プランにプロジェクト シートを再接続します。以下のフィールドにデータがあれば、Smartsheet により、そのプロジェクトに関連するすべてのデータがマッピングされます。

• プライマリ列
• 割り当て先 (連絡先リスト)
• 開始日 (日付)
• 終了日 (日付)
• % 割り当て (文字列/数値) 

Smartsheet を使用しない場合:

各プロジェクトと割り当てを手動で再構築する必要があります。手動タスクの範囲を制限するには、アクティブなプロジェクトに的を絞ります。