DataTable

DataTable by Smartsheet を使用すると、Smartsheet の機能を活用して、大規模なデータ ストアや独自のカスタム ビュー、適用された数式、ワークフローなどを使ってデータを操作できます。さらに、データの一貫性を常に確保しながら、最新の状態に保つことができます。

DataTable はプレミアム機能です。プランと価格の詳細は、当社のセールス チームにお問い合わせください。

DataTable にログイン

DataTable にアクセスする

DataTable を使用するには、管理センターで Smartsheet アカウント管理者に DataTable の役割を付与してもらう必要があります。また、DataTable とシートを接続するには、シートの管理者または所有者である必要があります。

左側のナビゲーション バーで [Browse (参照)] を選択してから、[DataTable] を選択します。 

前提条件

DataTable を使用するための前提条件は以下のとおりです。

• DataTable が接続されたシートにおいて所有者または管理者の権限がある
• Smartsheet システム管理者がユーザー管理で DataTable の権限を有効にしている

DataTable の使用を開始する

DataTable はゼロから作成できますが、最も簡単なのは、Data Shuttle を使ってデータをアップロードして作成する方法です。

1. DataTable を作成します。

2. Data Shuttle ワークフローを DataTable に接続して、その他のデータを DataTable にインポートします。

3. レコードを DataTable からシートに取り込むための接続を設定します。 

4. DataTable の管理を行います。 

DataTable のヒントとベスト プラクティス

DataTable を使用するときは、次のヒントに留意してください。

• データセットには、200 万行を超えるデータと 200 フィールド/列を超えるデータを含めることができません。
• データに対してルックアップと更新を実行する場合や新しい行に統合する場合、そのデータには、データ ポイントごとに一意の識別子を持つ列を含める必要があります。 
• データの一貫性は、その一意の識別子によって確保されます。 
• DataTable に複数のワークフローを作成する場合は、空のフィールドや行の重複が発生しないように、一意の識別子に対して、各ワークフローで同じフィールドを使用します。
• 最大 1,000 シートまで DataTable に接続できます。
• Data Shuttle を使って DataTable をシートに接続している場合も、Smartsheet の制限が適用されます。
• データは、元のソースから DataTable に向かって流れる必要があります。DataTable を使用して、シートからデータを同期することはできません。必要に応じて Data Shuttle を使用し、シートの変更を元のソースにオフロードしてください。 
• 接続 ID は、サポートが必要な場合に役に立ちます。ID を見つけるには、[Connection Summary (接続サマリー)] 画面に移動し、DataTable とシート名の間にある矢印アイコンを選択します。
• DataTable への Data Shuttle ワークフローには、シートに直接入力する場合とは異なるオプションがあります。Data Shuttle ワークフローの制限を以下に示します。
  • シートに対して添付ファイル/リンクで実行するワークフローをスケジュールできません
  • 高度な日付形式のオプションを追加できません
  • すべてのデータを新しいインポート ファイルに置き換えることができません
  • フィルター条件に一致しない行を削除できません

DataTable の作成後に、フィールドの追加、編集、削除を実行できます。DataTable は、テキスト、数値、日付、チェックボックスの各フィールドをサポートしています。フィールド タイプは、検索やフィルターを実行するうえで重要です。たとえば、日付に基づいて検索やフィルターを行う場合、フィールドは関連する日付のタイプにする必要があります。

DataTable の作成

DataTable を作成する方法は 2 つあります。空の DataTable を作成して後からデータを入力する方法と、Data Shuttle ワークフローを使用する方法です。

オプション 1: 空の DataTable を作成する

この方法では、空の DataTable を作成し、Data Shuttle ワークフローを使用してデータを入力します。DataTable を最初に作成すると、設定時により多くのデータ書式設定オプションを使用できます。

1. 左側のナビゲーション バーで [Browse (参照)] > [DataTable] の順に選択します。

2. DataTable 画面の右上にある [Create (作成)] を選択し、[Create a blank DataTable (空の DataTable を作成)] を選択します。

3. 画面の指示に従います。

DataTable スキーマは、[Settings (設定)] ページで編集できます。ただし、変更すると、シート接続や Data Shuttle ワークフローに影響する場合があるため、ご注意ください。

オプション 2: 新しい DataTable と Data Shuttle ワークフローを作成する

インポート ウィザードでは、ソース ファイルの列ヘッダーが自動検出され、DataTable スキーマにマッピングされます。

この方法は、高度な日付形式オプションに対応していません。Data Shuttle ワークフローのオプションによって検出されるのは、標準の ISO 形式 YYYY-MM-DD HH:MM:SS のみです。これとは異なる形式がソース ファイルに含まれる場合は、上記のオプション 1 を使用します。

1. 左側のナビゲーション バーで [Browse (参照)] > [DataTable] の順に選択します。

2. DataTable 画面の右上にある [Create (作成)] を選択し、以下から選択します。

   • OneDrive

   • Google ドライブ

   • Box

   • Smartsheet 添付ファイル/リンク

3. 画面の指示に従います。 

データを DataTable にインポートする

DataTable を作成したら、Data Shuttle ワークフローを作成して、DataTable に追加データを入力できます。

1 つの DataTable に対して複数のワークフローを作成できます。この際に同じ一意の識別子を使用すると、以降のワークフロー実行時に重複や空のフィールドが追加されなくなります。Data Shuttle の詳細はこちらをご覧ください。

Data Shuttle から DataTable への機能は多少異なります。また、インポート時のデータ削除はまだ可能になっていません。

1. datashuttle.smartsheet.com にログインします。
2. 左側のナビゲーション バーで、プラスアイコンを選択します。
3. [Upload Data (データのアップロード)] を選択し、画面の指示に従います。 
4. ターゲット (ステップ 2) については、[DataTable] を選択し、設定を進めます。

数値データに対して、フィールド タイプ [Number (数値)] を選択していることを確認してください。DataTable では、特殊文字 (通貨記号、コンマ、パーセント記号など) は数値として認識されません。パーセント、コンマ、通貨記号は使用せず、パーセントは 10 進値で表してください (例: 50% ではなく 0.5)。

Smartsheet University のサブスクリプション契約者は、DataTable の作成と接続に関するコースで、このプロセスについて学習できます。

接続方法

シートを DataTable に接続する方法は 2 つあります。

Add & update mode (追加 & 更新モード): DataTable からシートにデータのサブセットが取り込まれます。フィルター条件を使用してデータを絞り込み、シートの列にマッピングし、DataTable の変更をシートに適用する方法を指定することができます。追加、更新、削除の各オプションを使用して、接続で定義されたフィルター条件とシートが一致するようにします。

Lookup mode (ルックアップ モード): DataTable のデータが、一意の識別子に基づいてシートに結合されます。これは VLOOKUP と似ています。一意の識別子を選択して DataTable の値を検索し、どのシートの列を DataTable にマッピングするかを選択します。Lookup mode (ルックアップ モード) を使用することで、DataTable をシートで実行されているプロセスの参照先として使用できます。

Lookup mode (ルックアップ モード) では、接続されたシートで行われた変更が、DataTable のデータで上書きされます。そのため、マッピングされた列は接続によってロックされ、データの編集ができなくなります。
 

シートに行われた変更が、DataTable に同期されることはありません。

最大 1,000 シートまで DataTable に接続できます。

Add & update mode (追加 & 更新モード)

ステップ 1: テーブルを選択する

1. DataTable と接続するシートに移動して、[Connections (接続)] メニューを選択します。
2. [Connect to a DataTable (DataTable に接続)] を選択します。
3. [Add & update mode (追加 & 更新モード)] を選択します。
4. 使用する DataTable を選択します。 

ステップ 2: データをフィルタリングする

DataTable からシートに同期するデータをフィルタリングします。シートの上限は 50 万セルと 2 万行ですが、DataTable にはそれよりも多くのデータが含まれている可能性があります。

少なくとも 1 つのフィルター条件を設定する必要があります。接続には最大で 10 個の条件を追加できます。フィールド タイプに応じて、さまざまな条件を使ってデータをフィルタリングできます。

1. [Sync records (レコードを同期)] で [All (すべて)] を選択し、すべてのフィルター条件を満たすことを要件にするか、少なくとも 1 つの条件を満たすことを要件にするかを切り替えることができます。さらに条件を追加する場合は、[+Add New Condition (+新しい条件の追加)] を選択します。 

2. フィルターを設定したら、[Next (次へ)] をクリックします。 

ステップ 3: DataTable のデータをシートにマッピングする

1. マッピングするフィールドをオンに切り替えて、転送先のシートの列を選択します。DataTable 内の名前とシート内の名前が一致する必要はありません。 
    

   この接続により、「DataTable Record ID (DataTable レコード ID)」という新しい列がシートに追加されます。この ID を使って、DataTable から追加された行を追跡します。既定では、この列はロックされており、非表示になっています。この列の値を変更すると、対応する行の更新の受信が停止します。

2. [Next (次へ)] を選択します。

ステップ 4: 接続動作を設定する

1. 以下の動作の組み合わせについてオンとオフを切り替えます。
   DataTable に行が追加されたときに、シートにその行を追加する
   DataTable で行が変更されたときに、シートのその行を更新する
   フィルター条件に一致しなくなった行を削除する
2. 目的とする一連の動作をオンに切り替えたら、[Next (次へ)] を選択します。

ステップ 5: 接続を確認する

作成した接続のサマリーを表示します。接続の設定を変更するには、[Back (戻る)] を選択します。

完了したら、[Create (作成)] を選択します。フィルター条件に一致するデータはすべて、自動的にシートに追加されます。これには数分かかることがあります。また、シートを最新の情報に更新する必要がある場合もあります。

Lookup mode (ルックアップ モード)

ステップ 1: 接続を設定する

1. DataTable と接続するシートに移動して、[Connections (接続)] メニューを選択し、[Connect to a DataTable (DataTable に接続)] を選択します。
2. [Lookup mode (ルックアップ モード)] を選択します。
3. 使用する DataTable を選択します。 

ステップ 2: 一意の識別子を選択する

1. シートの行と DataTable のレコードを照合するための一意の識別子を選択します。必ず、一意の値を含む DataTable フィールドを選択してください。通常、この値は、店舗コード、データベースのレコード ID など、データセットの数字と文字で構成される文字列です。一意の識別子の値が一致するレコードが DataTable にある場合、接続では最初に見つかったレコードのデータを使用します。通常、これが最小の DataTable レコード ID になります。
2. 一意の識別子をマッピングしたら、[Next (次へ)] を選択します。

ステップ 3: フィールドを照合する

1. マッピングするフィールドをオンに切り替えて、情報を転送するシートの列を選択します。少なくとも 1 つのフィールドを選択します。DataTable 内の名前とシート内の名前が一致する必要はありません。
2. [Next (次へ)] を選択します。

ステップ 4: 接続を確認する

作成した接続のサマリーを表示します。接続の設定を変更するには、[Back (戻る)] を選択します。

[Create (作成)] を選択して、接続を確定します。接続は自動的に実行され、DataTable の一致する一意の識別子に対して Lookup Value (ルックアップ値) が追加されます。これには数分かかることがあります。また、シートを最新の情報に更新する必要がある場合もあります。