独自のテンプレートを作成したり、利用可能な選択肢の中から選んだテンプレートを使用したりすると、列名、列タイプ、条件付き書式ルールなどの標準要素全体で一貫性を維持するのに役立ちます。標準化は、複数のシートからロールアップ レポートやダッシュボードを作成する際にも役立ちます。
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シートをプロジェクト プランなどのテンプレートとして保存すると、次のプロジェクトにかかる時間を節約でき、列名、列タイプ、条件付き書式ルールやその他のシート要素全体で一貫性を維持する上で役立ちます。一貫性を維持することで、レポートやダッシュボードをソリューションに簡単に追加できるようになります。
次のソリューションをすぐに開始する場合や、インスピレーションを求めている場合、あるいはベスト プラクティスから学ぶ場合は、テンプレート ギャラリーのテンプレートから作成します。テンプレートは、シート、フォーム、自動化、レポート、およびダッシュボード機能をすでに備えているため、使用事例に適した効果的なソリューションを簡単にパーソナライズして共有できます。
開始する際にサポートが必要な場合は、当社のソリューション サービス チームとの連携をご検討ください。チームが、お客様の状況を踏まえ、ニーズに合わせて特別なソリューションを設計いたします。
テンプレート ギャラリーからソリューションを作成する
Smartsheet の数あるテンプレートの中からソリューションを参照、検索、作成できます。
左側のナビゲーション バーにあるテンプレート ギャラリー アイコンを選択して、Smartsheet のテンプレート ギャラリーを検索します。
これらの既成のテンプレートは、シートを編集するのと同じようにカスタマイズできます。たとえば、セル データを編集したり、列タイプを変更したり、必要に応じて添付ファイル/リンクを追加したりすることができます。
シートの名前はテンプレートの名前と同じですが、必要に応じて名前の変更ができます。
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テンプレートを作成する
どの既存のシートからでもテンプレートを作成できます。列と条件付き書式ルールは常にテンプレートに保存されます。 また、通知設定や、特定のデータおよび書式設定のオプション (行データ、手動で設定した書式設定、添付ファイル/リンク、ディスカッション、フォームなど) を含めることもできます。
- テンプレートとして保存するシートを開きます。
- [ファイル] > [テンプレートとして保存] を選択して、[テンプレートとして保存] ウィンドウを開きます。
- テンプレート名を入力し、保存する場所を選択します。
- [自動化されたワークフローとアラートのオプション] セクションを開き、自動化されたワークフローとアラートを含めるかどうか、および行をコピーまたは移動するワークフローによって対象先を逆にするかどうかを選択します。
- [データと書式設定のオプション] を選択して、テンプレートと一緒に保存するオプションを指定します。
列の名前とタイプのみを保持するには、[シートのデータと書式設定] のチェックボックスをオフにします。 - [保存] を選択します。
作成したテンプレートは非公開です。テンプレートを更新するには、ソース シートを更新して新しいテンプレートとして保存します。自動化されたワークフローでは特定のメール アドレスが除外されることに注意してください。そのようなメール アドレスは、テンプレートから作成した新しいシートに再入力してください。
作成したテンプレートを使用する
独自のテンプレートから新しいシートを作成するには:
- テンプレートを見つけます。ナビゲーション バーの [参照] を選択し、左パネルのフォルダー名またはワークスペース名を選択します。
- テンプレートを選択します。テンプレートがプレビュー表示されます。
- ウィンドウの右下にある [テンプレートの使用] ボタンを選択して、[テンプレートの使用] ウィンドウを表示します。
- シートに名前を付け、最初に保存したすべての機能 (例: データと書式設定、添付ファイル/リンク、ディスカッション、フォーム) を含めるかどうかを決定します。シートは別のフォルダーまたはワークスペースに保存することが可能です。
- [保存] を選択します。
テンプレートを共有する
テンプレートを個別に共有することはできませんが、共有方法は 2 種類あります。
- テンプレートを共有ワークスペースに移動させます。ワークスペースが共有され、管理者権限を持つプラン ユーザーであれば、誰でも新しいシートを作成できます。
- テンプレート ギャラリーから新しいテンプレートを作成する際に、そのソリューションで共同作業を行うユーザーを招待できます。メール アドレスを入力し、権限レベルを選択し、招待メッセージをカスタマイズしてから、[共有] ボタンをクリックします。
無料プランまたはトライアル版をご利用の場合は、テンプレートのダウンロード後に共有を促すメッセージが自動的に表示されます。ソリューションの構築に役立つ共同作業者を招待しましょう。
テンプレート ギャラリーからテンプレートが作成され、そのテンプレート専用の新しいワークスペースが作成されます。ワークスペース名を変更するには、ワークスペース名にカーソルを合わせて、3 点リーダーのアイコンを選択し、[名前の変更] を選択します。新しい名前を入力し、[名前の変更] を選択します。