Smartsheet テンプレートによる作業の標準化とカスタマイズ

シートをプロジェクト プランなどのテンプレートとして保存すると、次のプロジェクトにかかる時間を節約でき、列名、列タイプ、条件付き書式ルールやその他のシート要素全体で一貫性を維持する上で役立ちます。一貫性を維持することで、レポートやダッシュボードをソリューションに簡単に追加できるようになります。 

次のソリューションをすぐに開始したい場合や、インスピレーションを求めている場合、あるいはベスト プラクティスから学びたい場合は、テンプレート ギャラリーのテンプレートから作成できます。テンプレートは、シート、フォーム、自動化、レポート、およびダッシュボード機能をすでに備えているため、使用事例に適した効果的なソリューションを簡単にパーソナライズして共有できます。

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シートをプロジェクト プランなどのテンプレートとして保存すると、次のプロジェクトにかかる時間を節約でき、列名、列タイプ、条件付き書式ルールなどの標準要素全体で一貫性を維持する上で役立ちます。プロジェクト プラン シートの一貫性を維持することで、レポートやダッシュボードをソリューションに簡単に追加できるようになります。

開始する際にサポートが必要な場合は、当社のソリューション サービス チームとの連携をご検討ください。チームが、お客様の状況を踏まえ、ニーズに合わせて特別なソリューションを設計いたします。

テンプレート ギャラリーからソリューションを作成する  

Smartsheet の数あるテンプレートの中からソリューションを参照、検索、作成できます。

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これらの既成のテンプレートは、シートを編集する場合と同じ方法でカスタマイズできます。たとえば、セル データを編集したり、列タイプを変更したり、必要に応じて独自の添付ファイル/リンクを追加したりすることができます。  

シートの名前はテンプレートの名前と同じですが、必要に応じて変更できます。

一部のテンプレートには、コメント、セルの例、数式などの特定の機能を理解するためのデータの例が含まれている場合があります。[新規として保存] を選択し、[データと書式設定] 設定を選択することで、テンプレートから例を削除できます。   

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独自のテンプレートを作成する

どの既存のシートからでもテンプレートを作成できます。列と条件付き書式ルールは常にテンプレートに保存されます。また、通知設定や、特定のデータおよび書式設定のオプション (行データ、手動で設定した書式設定、添付ファイル/リンク、ディスカッション、フォームなど) を含めることもできます。

1. テンプレートとして保存するシートを開きます。
2. [ファイル] > [テンプレートとして保存] を選択して、[テンプレートとして保存] ウィンドウを開きます。
3. テンプレートの名前と説明を入力します。
4. [自動化されたワークフローとアラートのオプション] および [データと書式設定のオプション] を選択して、テンプレートと一緒に保存するオプションを指定します。
   列の名前とタイプのみを保持するには、[シートのデータと書式設定] のチェックボックスをオフにします。 
5. [保存] を選択します。

テンプレートは元のシートと同じフォルダーまたはワークスペースに保存されます。必要に応じて、[参照] から他のフォルダーやワークスペースにドラッグできます。

作成したテンプレートは非公開です。テンプレートを更新するには、元のシートを更新して新しいテンプレートとして保存します。自動化されたワークフローでは特定のメール アドレスが除外されることに注意してください。そのようなメール アドレスは、テンプレートから作成した新しいシートに再入力してください。

作成したテンプレートを使用する 

独自のテンプレートから新しいシートを作成するには: 

1. テンプレートを見つけます。ナビゲーション バーの [参照] を選択し、左パネルのフォルダー名またはワークスペース名を選択します。 
2. テンプレートを選択します。テンプレートがプレビュー表示されます。
3. ウィンドウの右下にある [テンプレートの使用] ボタンを選択して、[テンプレートの使用] ウィンドウを表示します。
4. シートに名前を付け、最初に保存したすべての機能 (例: データと書式設定、添付ファイル/リンク、ディスカッション、フォーム) を含めるかどうかを決定します。シートは別のフォルダーまたはワークスペースに保存することが可能です。
5. [保存] を選択します。

テンプレートを共有する

テンプレートを個別に共有することはできませんが、共有方法は 2 種類あります。 

1. テンプレートを共有ワークスペースに移動させます。ワークスペースを共有しているプラン ユーザーは、管理者権限を持っていれば新しいシートを作成できます。
2. テンプレート ギャラリーから新しいテンプレートを作成する際に、そのソリューションで共同作業を行うユーザーを招待できます。メール アドレスを入力し、権限レベルを選択し、招待メッセージをカスタマイズしてから、[共有] ボタンをクリックします。

無料プランまたはお試し版をご利用の場合は、テンプレートのダウンロード後に共有を促すメッセージが自動的に表示されます。ソリューションの構築に役立つ共同作業者を招待しましょう。 

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テンプレート ギャラリーからテンプレートを作成すると、そのテンプレート専用の新しいワークスペースが作成されます。ワークスペース名にカーソルを合わせて、3 つのドットのアイコンを選択し、[名前の変更] を選択します。新しい名前を入力し、[名前の変更] を選択します。