Bridge ワークフローでドロップダウン列を更新する

始めるために必要なもの

• Smartsheet にて
  • シート ID
  • ドロップダウン リストの値を含むソース列 (この例では、列名は「Source Value」です)
  • Bridge で更新できるターゲット列 (この例では、列名は「Dropdown」です)
• Bridge
  • Smartsheet の統合機能
  • Bridge ワークフロー トリガー: Smartsheet > 列の値が変更された場合
  • Bridge ワークフロー モジュール
    • 統合 > Smartsheet > シートを取得
    • 統合 > Smartsheet > 列を更新
    • ユーティリティ > 配列管理 > 配列からフィールドを抽出
• オプション: 別のソース システムの選択

利用を開始する

Bridge でこのワークフローを構築するには、Smartsheet 統合を認証します。 

ワークフローの構築中は、シートと Bridge ワークフローを 2 つの個別のタブで開いたままにします。これにより、構築プロセスの進め方が簡単になります。

基本的なワークフロー モデルを構築する

1. Bridge で新しいワークフローを作成します。 
2. ワークフロー ビルダーで、パネルを使用して 3 つのモジュールをこの順序で追加します。
   1. 統合 > Smartsheet > シートを取得
   2. ユーティリティ > 配列管理 > 配列からフィールドを抽出
   3. 統合 > Smartsheet > 列を更新
3. ワークフローを保存します。

完了すると、ワークフローに以下のように表示されます:

Brandfolder Image

ワークフローのトリガーを設定する

1. トリガー モジュールを選択します。
2. 統合ページを選択します。

3. 統合リストから Smartsheet を選択します。

   Bridge ロゴの下にある [Connected (接続済み)] オプションを使用すると、そのワークスペースに対して認証された統合のみのリストを表示できます。

4. トリガー行を展開します。
5. トリガーに追加を選択します。
6. 次のフィールドに入力します。
   • トリガー名: トリガーのカスタムラベルを作成します。
   • シート ID: 値をコピーする元のシートのシート ID を貼り付けます。
   • イベントタイプ: 列の値が変更された場合を選択します。 
   • 列名または ID: ドロップダウンの値のソースとなる Smartsheet の列の名前を入力します。
   • [Select Workflow (ワークフローの選択): ドロップダウン リストから、作成した新しいワークフローを選択します。
7. [保存] を選択します。

8. ワークフローに戻ります。

   元のタブに戻る場合は、ページを最新の情報に更新してトリガーを表示させます。

ワークフロー モジュールを設定する

シート上のアクションによって、このワークフローがトリガーされます。このワークフローがトリガーを検出すると、同じシートに対してアクションを実行します。トリガーからの実行時間 (実行ログ) データ参照を使用して、「Smartsheet」モジュールに入力します。

ステップ 1:「Get Sheet (シートの取得)」モジュールを設定する

[Get Sheet (シートの取得)]モジュールは、ワークフローをトリガーしたシートからデータを取得します。 

[Get Sheet (シートの取得)]モジュールが実行されると、Bridge はシートのデータを引き出し、それをワークフローの「Run Log (実行ログ)」にオブジェクトとしてプッシュします。オブジェクトは API から返されるアイテムで、そのオブジェクトに関連するフィールドの値を含みます。 

配列は、オブジェクトと、それに対応するフィールドの集まりです。「Get Sheet (シートの取得)」モジュールの 13 行の配列が、最初の行の詳細を展開するとどのように「Run Log (実行ログ)」に表示されるかの例を以下に紹介します。

Brandfolder Image

1. [Sheet ID (シート ID)]フィールドに、値 {{runtime.sheetID}}を入力します。 
2. ワークフローを保存します。
3. シートの任意の行で、元の値を含む列に新しい値を追加します。
4. シートを保存します。

ステップ 2: ワークフローに取り込まれたデータを探す

Bridge に戻り、「[Extract Field from Array (配列からフィールドを抽出)]」モジュールに必要なデータをコピーします。

1. [Run Log (実行ログ)]を開きます。 
2. [Run Log (実行ログ)]パネルを最新の情報に更新します。
3. ワークフローのトリガーとモジュールのステップの内訳を表示するには、上部のエントリを展開します。
4. 返されたデータを表示するには、「[Smartsheet: Get Sheet (Smartsheet: シートの取得)]」行を展開します。 
5. シートの[row (行)]を展開します。
6. [rows (行)]のエントリを見つけます。次のようになります: 行: 配列[#].
7. 行のエントリの右側にある、選択します。 。
8. [Copy data reference (データの参照をコピー)]を選択します。

ステップ 3:「Extract Field from Array (配列からフィールドを抽出)」モジュールを設定する

「Extract Field from Array (配列からフィールドを抽出)」モジュールを使用すると、配列のオブジェクトから値を引き出すことができます。このモジュールによって、そのフィールドの値のみのリストを作成できます。 

この例では、Bridge は「Source Values」値フィールドを引き出します。Bridge は、シートの「Source Values」列からすべての値を抽出し、リストにします。

1. [Extract from Array (配列から抽出)]モジュールを選択します。 
2. [Array (配列)] フィールドにデータ参照を貼り付けます。  
3. [Key (キー)] フィールドで、リストにする列を指定します。 
4. リストにする列を指定する際は、cells.[列名].value という書式を使用します。たとえば、cells.Source Values.value のようになります。
5. [Output (出力)] フィールドで、[Array (配列)] が選択されているかどうかを再確認します。 
6. ワークフローを保存します。
7. シートの任意の行で、元の値を含む列に新しい値を追加します。
8. シートを保存します。

ステップ 4: 列を更新する

「Update Column (列の更新)」モジュールは、作成したリストを使用して、列設定にあるドロップダウン列のドロップダウン リストに値を入力します。ワークフローが実行されるたびに、Bridge は最新のリストを作成し、シート内のその列を更新します。

1. [Sheet ID (シート ID)] フィールドに、値 {{runtime.sheetID}} を入力します。
2. 列 ID を取得します。 
3. 「Update Column (列の更新)」モジュールの編集パネルに戻ります。
4. [Column ID (列 ID)] フィールドにデータ参照を貼り付けます。
5. [Column Name (列名)] フィールドに、ドロップダウン値を含む列名を入力します。
6. [Type (タイプ)] フィールドで、[Dropdown (Single Select) (ドロップダウン (単一選択))] または [Dropdown (Multi Select) (ドロップダウン (複数選択))] を選択します。
7. [Values (値)] フィールドで、前回の実行時に「Extract Field from Array (配列からフィールドを抽出)」モジュールによって作成された配列を挿入します。 
8. ワークフローを保存します。 

「Extract Field from Array (配列からフィールドを抽出)」モジュールのデータ参照を取得するには

1. [Run Log (実行ログ)] パネルを開きます。 
2. [Run List (実行リスト)] に戻るには、[All Runs (すべての実行)] を選択します。
3. [Run Log (実行ログ)] を最新の情報に更新します。
4. 最新の実行エントリを展開します。
5. 「Array Management: Extract Field from Array (配列管理 - 配列からフィールドを抽出)」行を展開します。
6. 結果エントリの右側にある、を選択します。 。
7. [Copy data reference (データの参照をコピー)] を選択します。 
8. ワークフローを保存します。

代替オプション

値のリストを作成するのに、同じシートや Smartsheet を使用する必要はありません。ドロップダウン リストの値を別の場所から取得する場合、トリガーとワークフローの最初のモジュールは、ユース ケースに応じて異なる必要があります。 

ここで、このワークフローをカスタマイズする方法についてアイデアをいくつか紹介します。

• 別のシートの列から取得したリストを使用する。この場合、トリガーを別のシートに応答するように変更する必要があります。また、「Sheet ID」と「Column ID」フィールドを「Update Column」モジュールで更新する必要があります。 
• Resource Management または Brandfolder から取得したリストを使用する。代わりに、Resource Management や Brandfolder の特定の変更に応答して、そのシステムから値のリストを生成することができます。トリガーを、いずれかの統合からの適切なトリガーに置き換えます。次に、「Get Sheet」モジュールを、ワークフローにデータを取り込むモジュールと置き換えます。 
• 「Schedule (スケジュール)」トリガーを使用する。このトリガーを使用すると、以下の処理が行われるため、変更に応答する必要がなくなります。
  • データを抽出してワークフローにプッシュする、そして 
  • ドロップダウン リストを 1 日、1 週間、または 1 か月に一度更新する。