Docusign 署名用のドキュメントの作成と送信

Docusign との統合を使用すると、Docusign テンプレートをシートにマッピングした後、そのマッピングを使ってカスタム ドキュメントを作成し、特定の受信者に送信して署名してもらうことができます。また、Docusign と Smartsheet 間でデータを同期し、ドキュメントの進捗状況を把握することもできます。

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Smartsheet
  • Enterprise

権限:

  • 所有者
  • 管理者
  • 編集者

この機能が Smartsheet リージョンまたは Smartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

前提条件:

  • 所有者と管理者は、Docusign アカウントにログインした後、そのシートで Docusign のマッピングを作成および編集できます。 
  • 編集者は署名用のドキュメントを送信できます。
  • Docusign アカウントへのアクセス権が必要です。
  • Docusign で、ユーザーによるエンベロープの送信の許可とテンプレートの作成を行える権限が必要です。Docusign の権限について詳しくは、こちらをご覧ください。
  • 入力可能な PDF テンプレートが必要です。 
  • 入力可能なテンプレートを使用して Docusign テンプレートを作成し、ユーザーに役割を割り当てている必要があります。 

Docusign テンプレートをシートにマッピングする

  1. 作業対象の行を右クリックします。
  2. [ドキュメントの生成] を選択します。ドキュメント ビルダーへのログインを求められる場合があります。
  3. [マッピング] ページで、[ドキュメント マッピングの作成] を選択します。
  4. ダイアログが表示されたら、[電子署名] を選択します。 
  5. [Next (次へ)] を選択します。
  6. Docusign にまだサインインしていない場合は、[Docusign にログイン] を選択します。
  7. ログイン画面の指示に従います。
  8. マッピングに使用する Docusign テンプレートを選択します。Docusign テンプレートについての詳細を確認してください。
  9. Docusign の役割にマッピングする列を選択します。

    • ドキュメントに署名する各人物の名前とメール アドレスを準備しておく必要があります。2 つの文字列/数値フィールド、または、名前とメール アドレスを含む連絡先リスト列を使用することができます。

        

      Docusign roles for Smartsheet
  10. オプション: シート上でステータスの追跡を有効化して、追跡列の名前を入力します。
    • すると Smartsheet で、その追跡列がシートに追加されます。
  11. オプション: データの同期を有効化して、同期する列を選択します。 
    • 電子署名の受信者が、データ同期対象の Docusign フィールドを更新すると、Smartsheet の列も更新されます。 
  12. 構成を確認します。

    • ウィザードに戻って役割の割り当てを編集したり、追跡を有効化したりすることはできますが、テンプレートを変更したり、追跡を非アクティブ化したりすることはできません。

      手順の上にマウス カーソルを合わせて [編集] ボタンを選択し、必要に応じて変更します。

  13. [完了] を選択します。 

  14. シートの列名を Docusign のフィールドにドラッグします。署名フィールドについては、[役割の割り当て] セクションで構成済みのため、操作は不要です。 

    [PDF フォーム フィールド データの管理] オプションを [割り当て先: プレースホルダー] に設定する必要があります。これを行わないと、Smartsheet でドキュメント ビルダーのフィールドをドラッグできなくなります。 

  15. 画面上部の [保存] を選択します。

これで、この特定のドキュメントを生成する場合に、いつでもこのマッピングにアクセスすることができます。 

Docusign で回覧するドキュメントを生成する

  1. 使用するマッピングに移動します。 
  2. マッピング名の右側で、[生成] を選択します。
  3. 以下のいずれかを実行します。
    • [Docusign で送信]: マッピング プロセスを開始する前にシートで選択した行を送信します。
    • [Docusign でドラフトとして保存]: ドラフト ドキュメントをお使いの Docusign アカウントに保存します。 

Docusign ドキュメントのステータスを確認する

マッピング作成時にステータスの追跡を有効化しておくと、シートに新しい列が作成されます。各ドキュメントのステータスが、そのアイテムの [Docusign ステータス] ページへのリンクと一緒に更新されます。

ドキュメントが完成すると、Smartsheet によってそのドキュメントがシート内の正しい行に添付されます。

マッピングを編集する

  1. マッピングにマウスのカーソルを合わせます。
  2. [編集] を選択します。 
  3. マッピング画面で、Docusign テンプレートにマッピングされた列を追加、削除、または変更します。

Docusign の役割の割り当てを編集する

  1. マッピング画面で [設定] を選択します。 
  2. 必要に応じて、役割の割り当てを編集します。 
  3. マッピングに戻るには、[完了] を選択します。 
  4. [保存] を選択します。

進捗状況を電子メールで確認する

チーム メンバーや署名担当ではないユーザーに Docusign の電子メールを CC で送信し、それらの人物がドキュメントの進捗状況を確認できるようにすることができます。

また、Docusign との統合により、電子署名用のドキュメントを送信する際に、Smartsheet からマッピングされたデータを使って電子メールの件名と本文をカスタム設定することもできます。この場合、プレースホルダー {{ }} を使用して、電子メール内の Smartsheet の列名を以下のように参照します。

{{姓}} {{名}}

 

この機能は「Docusign で送信」に制限されており、「Docusign でドラフトとして保存」では使用できません。