適用対象
- Enterprise
機能
この機能を使用できるユーザー
所有者と管理者は、DocuSign アカウントにログインした後、そのシートで DocuSign マッピングを作成および編集できます。 編集者は署名用のドキュメントを送信できます。 閲覧者はマッピングの作成や編集、署名用のドキュメントの送信はできません。
また、DocuSign にて、ユーザーによるエンベロープの送信とテンプレートの作成を許可できる権限も必要です。 DocuSign の権限について詳しくは、こちらをご覧ください。
DocuSign 署名用のドキュメントの作成と送信
DocuSign との統合を使用すると、DocuSign テンプレートをシートにマッピングし、次にそのマッピングを使ってカスタム ドキュメントを作成し、特定の受信者に送信して署名してもらうことができます。 また、DocuSign と Smartsheet 間でデータを同期し、ドキュメントの進捗状況を把握することもできます。
DocuSign マッピングを作成するには:
- DocuSign アカウントへのアクセス権が必要です。
- 入力可能な PDF テンプレートが必要です。
- 入力可能な PDF テンプレートを使った DocuSign テンプレートの作成と、ユーザーへの役割の割り当てを完了している必要があります。
DocuSign テンプレートをシートにマッピング
- 作業対象の行を右クリックして、[ドキュメントを生成] > [ドキュメント マッピングの作成] の順に選択します。
- [電子署名] を選択します。 DocuSign にログインを求められる場合があります。
- マッピングに使用する DocuSign テンプレートを選択します。 DocuSign テンプレートの詳細はこちらをご覧ください。
- DocuSign の役割でマッピングする列を選択します。 ドキュメントに署名することになるユーザーの名前とメール アドレスを準備しておく必要があります。 2 つの文字列/数値フィールド、または、名前とメール アドレスを含む「連絡先リスト」列を使用することができます。
- 任意: シート上でステータスの追跡を有効にし、「追跡」列の名前を入力します。 Smartsheet にて、その「追跡」列がシートに追加されます。 詳細については、「DocuSign 署名リクエストのステータスを追跡する」をご覧ください。
- 任意: データ同期を有効化し、同期する列を選択します。 電子署名の受信者が、データ同期対象の DocuSign フィールドを更新すると、Smartsheet の列も更新されます。
- 構成を確認します。 手順にマウスオーバーして [編集] ボタンをクリックし、必要に応じて変更します。 ウィザードに戻って役割の割り当てを編集したり、追跡を有効化したりすることはできますが、テンプレートを変更したり、追跡を無効化することはできません。
- [完了] を選択します。 マッピング画面が表示されます。
- シートの列名を、左側のペインから右側の DocuSign フィールドにドラッグ アンド ドロップします。 署名フィールドについては、 「役割の割り当て」セクションで構成済みのため、操作は不要です。
さらにページを表示するには、一番下までスクロールし、[次へ] ボタンや [前へ] ボタンを使って移動します。 - 画面上部で、[保存] を選択します。 これで、この特定のドキュメントを生成したいときは、いつでもこのマッピングにアクセスすることができます。
DocuSign で回覧するドキュメントを生成する
- 使用するマッピングに移動します。
- マッピング名の右側で、[生成] を選択します。
- 以下のいずれかを実行します。
- [DocuSign で送信] を選択します。 これにより、マッピング プロセスを開始する前に、シートで選択した行が送信されます。
- [DocuSign でドラフトとして保存] を選択します。 これにより、DocuSign アカウントにドラフトのドキュメントが保存されます。
DocuSign ドキュメントのステータスを確認する
マッピング作成時にステータス追跡を有効化しておくと、シートには新しい列が追加されます。 各ドキュメントのステータスは更新され、該当アイテムの DocuSign ステータス ページへのリンクが貼られます。
ドキュメントが完了すると、そのドキュメントはシート内の正しい行に添付されます。
マッピングを編集する
- マッピングにマウスオーバーし、[編集] を選択します。
- マッピングのドラッグ アンド ドロップ画面で、 DocuSign テンプレートにマッピングされた列を追加、削除、または変更します。
DocuSign の役割の割り当てを編集する
- マッピング画面で [設定] ボタンをクリックします。
- 変更を加え、[完了] をクリックしてマッピングに戻ります。
- [保存] を選択します。
進捗状況を電子メールで確認する
チーム メンバーや署名担当ではないユーザーに DocuSign メールを「CC」で送信できるため、ユーザーはドキュメントの進捗状況を確認することができます。
また、DocuSign との統合により、電子署名用のドキュメントを送信する際に、Smartsheet からのマッピング データを使って電子メールの件名と本文をカスタム設定することもできます。 この場合、プレースホルダー (二重の波括弧) を使用して、電子メール内の Smartsheet の列名を以下のように参照します。
{{名}} {{姓}}