カスタム メール ドメインのセットアップ

カスタム メール ドメインを使用すると、すべてのユーザーが Smartsheet 通知メールの既定の Smartsheet ドメインの代わりに、組織/団体のサブドメインを使用できるようにアカウントをカスタマイズできます。

カスタム メール ドメインは、以下のような Smartsheet アプリからユーザーがトリガーした電子メールに対して機能します。

• 自動化されたアラート
• 更新リクエスト
• シートの共有
• @メンション

Smartsheet のようこそメールや、パスワードのリセット、お支払い通知メールなどのシステム メールには対応していません。

はじめに

• カスタム メール ドメインを構成するには、エンタープライズ プランのシステム管理者である必要があります。
• プライマリ ドメインとカスタム メール ドメインの DNS レコードを更新できるか、IT チームまたはドメイン管理者と協力して作業できる必要があります。 組織/団体に Smartsheet のアカウントが複数ある場合は、それらのアカウントを個別に構成する必要があります。 それらのアカウントは、同じカスタム メール ドメインを共有できます。

送信ドメインは、プライマリ ドメインのサブドメインである必要があります。 管理センターのドメイン検証フローを通じて、自分がプライマリ ドメインの所有者であることを検証する必要があります。 詳細については、自動ユーザー プロビジョニングを使用してエンタープライズ アカウントにユーザーを自動的に追加する方法を説明した記事をご覧ください。

セットアップに必要な DNS エントリ

カスタム メール ドメインを使用して自分の組織/団体に代わって電子メールを送信できるようにするには、SPF (Sender Policy Framework)、DKIM (DomainKeys Identified Mail)、DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance) の電子メール セキュリティ基準を満たすように、以下の DNS (Domain Name System) を設定して Smartsheet アプリの電子メール サービス プロバイダである SparkPost に許可を与える必要があります。

注: 必要な DNS エントリを設定するために、IT チームに協力してもらう必要がある場合があります。

• ドメイン キー (DKIM) レコード - カスタム ドメインで送信される Smartsheet からのすべての電子メールには、メールのヘッダーに暗号化されたデジタル署名が含まれます。 受信メール サーバーは、カスタム ドメインの DKIM キーを検索して電子メール メッセージを検証し、それを使用して暗号化された署名を検証します。 この電子メール認証メカニズムは、電子メールが正当な送信者から送信されたことを検証することにより、送信者と受信者をなりすましやフィッシングから保護します。
• CNAME レコード - これは、カスタム メール ドメインを Sparkpost ドメインにポイントします。このドメインには、送信者と受信者をなりすましやフィッシングから保護する別の認証メカニズムの SPF レコードが含まれています。 SPF レコードは、カスタム ドメインに電子メールを送信することを許可されているメール サーバーを定義します。 受信メール サーバーは SPF レコードからこれらを検索し、電子メール送信者の IP アドレスを比較して、電子メールが承認された送信者メール サーバーから送信されていることを確認します。
• DMARC レコード - これは、電子メールがカスタム メール ドメインからのものであると主張しているにもかかわらず、DKIM や SPF 認証に失敗した場合に、受信メール サーバーが実行するアクションを定義します。 認証されていない相手がドメインからの電子メール送信としてなりすますことを防ぐために、電子メールを隔離または拒否するようにポリシーを設定することをお勧めします。

カスタム メール ドメインを使用するようにアカウントを構成する

システム管理者は、管理センターの [ブランディングとパーソナライズ] 設定ページにアクセスして、組織のカスタム メール ドメインを構成できます。

セットアップ ウィザードで、以下の手順を説明します。

1. アカウントに検証済みのプライマリ ドメインがあることを確認してください。 ない場合は、[ドメイン検証] ページに移動して、プライマリ ドメインを追加して検証してください。
2. セットアップに使用するカスタム メール ドメイン名を選択します。
3. セットアップ ウィザードにより、カスタム メール ドメイン用に作成する必要のある DNS レコードが表示されます。 組織の DNS を変更するためのアクセス権限がない場合は、その情報を IT チームまたはドメイン管理者に渡して設定してもらう必要があります。
4. カスタム メール ドメインの DNS レコードが作成されたら、管理センターで確認手順を完了する必要があります。
5. カスタム ドメインの検証が正常に完了すると、組織でこの機能が有効になります。 組織のすべてのユーザーに、カスタム メール ドメインから送信された Smartsheet からの電子メールが表示されるようになります。
   10 日間のウォームアップ期間があり、電子メールは smartsheet.com から新しい送信ドメインに徐々に切り替えられていきます。

組織内のユーザーは、共有、シートの送信、自動化されたワークフローなどの通知を作成する際に、別のアクションを行う必要はありません。 カスタム メール ドメインの DNS セットアップが完了すると、この機能が有効になり、既存の通知や新規の通知で送信者アドレスにカスタム メール ドメインが使用されるようになります。

DNS レコードが作成されてから変更がインターネット全体に反映されるまでに、最大 72 時間かかる場合があります。 この間、セットアップ ウィザードからの DNS 検証は失敗するため、DNS が正しくセットアップされていることを確認し、時間をおいて再試行する必要があります。