カスタム メール ドメインのセットアップ

適用対象

Smartsheet
  • Enterprise

機能

この機能を使用できるユーザー

システム管理者がカスタム メール ドメインを構成します。
 

カスタム メール ドメインを使用すると、すべてのユーザーが Smartsheet 通知メールの既定の Smartsheet ドメインの代わりに、組織/団体のサブドメインを使用できるようにアカウントをカスタマイズできます。

カスタム メール ドメインは、以下のような Smartsheet アプリからユーザーがトリガーした電子メールに対して機能します。

  • 自動化されたアラート
  • 更新リクエスト
  • シートの共有
  • @メンション

Smartsheet のようこそメールや、パスワードのリセット、お支払い通知メールなどのシステム メールには対応していません。

はじめに

  • カスタム メール ドメインを構成するには、エンタープライズ プランのシステム管理者である必要があります。
  • プライマリ ドメインとカスタム メール ドメインの DNS レコードを更新できるか、IT チームまたはドメイン管理者と協力して作業できる必要があります。 組織/団体に Smartsheet のアカウントが複数ある場合は、それらのアカウントを個別に構成する必要があります。 それらのアカウントは、同じカスタム メール ドメインを共有できます。

送信ドメインは、プライマリ ドメインのサブドメインである必要があります。 管理センターのドメイン検証フローを通じて、自分がプライマリ ドメインの所有者であることを検証する必要があります。 詳細については、自動ユーザー プロビジョニングを使用してエンタープライズ アカウントにユーザーを自動的に追加する方法を説明した記事をご覧ください。

セットアップに必要な DNS エントリ

カスタム メール ドメインを使用して自分の組織/団体に代わって電子メールを送信できるようにするには、SPF (Sender Policy Framework)、DKIM (DomainKeys Identified Mail)、DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance) の電子メール セキュリティ基準を満たすように、以下の DNS (Domain Name System) を設定して Smartsheet アプリの電子メール サービス プロバイダである SparkPost に許可を与える必要があります。

注: 必要な DNS エントリを設定するために、IT チームに協力してもらう必要がある場合があります。

  • ドメイン キー (DKIM) レコード - カスタム ドメインで送信される Smartsheet からのすべての電子メールには、メールのヘッダーに暗号化されたデジタル署名が含まれます。 受信メール サーバーは、カスタム ドメインの DKIM キーを検索して電子メール メッセージを検証し、それを使用して暗号化された署名を検証します。 この電子メール認証メカニズムは、電子メールが正当な送信者から送信されたことを検証することにより、送信者と受信者をなりすましやフィッシングから保護します。
  • CNAME レコード - これは、カスタム メール ドメインを Sparkpost ドメインにポイントします。このドメインには、送信者と受信者をなりすましやフィッシングから保護する別の認証メカニズムの SPF レコードが含まれています。 SPF レコードは、カスタム ドメインに電子メールを送信することを許可されているメール サーバーを定義します。 受信メール サーバーは SPF レコードからこれらを検索し、電子メール送信者の IP アドレスを比較して、電子メールが承認された送信者メール サーバーから送信されていることを確認します。
  • DMARC レコード - これは、電子メールがカスタム メール ドメインからのものであると主張しているにもかかわらず、DKIM や SPF 認証に失敗した場合に、受信メール サーバーが実行するアクションを定義します。 認証されていない相手がドメインからの電子メール送信としてなりすますことを防ぐために、電子メールを隔離または拒否するようにポリシーを設定することをお勧めします。

カスタム メール ドメインを使用するようにアカウントを構成する

システム管理者は、管理センターの [ブランディングとパーソナライズ] 設定ページにアクセスして、組織のカスタム メール ドメインを構成できます。

カスタム メール ドメイン

セットアップ ウィザードで、以下の手順を説明します。

  1. アカウントに検証済みのプライマリ ドメインがあることを確認してください。 ない場合は、[ドメイン検証] ページに移動して、プライマリ ドメインを追加して検証してください。
  2. セットアップに使用するカスタム メール ドメイン名を選択します。
  3. セットアップ ウィザードにより、カスタム メール ドメイン用に作成する必要のある DNS レコードが表示されます。 組織の DNS を変更するためのアクセス権限がない場合は、その情報を IT チームまたはドメイン管理者に渡して設定してもらう必要があります。
  4. カスタム メール ドメインの DNS レコードが作成されたら、管理センターで確認手順を完了する必要があります。
  5. カスタム ドメインの検証が正常に完了すると、組織でこの機能が有効になります。 組織のすべてのユーザーに、カスタム メール ドメインから送信された Smartsheet からの電子メールが表示されるようになります。
    10 日間のウォームアップ期間があり、電子メールは smartsheet.com から新しい送信ドメインに徐々に切り替えられていきます。

組織内のユーザーは、共有、シートの送信、自動化されたワークフローなどの通知を作成する際に、別のアクションを行う必要はありません。 カスタム メール ドメインの DNS セットアップが完了すると、この機能が有効になり、既存の通知や新規の通知で送信者アドレスにカスタム メール ドメインが使用されるようになります。

DNS レコードが作成されてから変更がインターネット全体に反映されるまでに、最大 72 時間かかる場合があります。 この間、セットアップ ウィザードからの DNS 検証は失敗するため、DNS が正しくセットアップされていることを確認し、時間をおいて再試行する必要があります。

よく寄せられる質問

カスタム メール ドメインを設定しましたが、Smartsheet アプリによって生成されたメールを受信できなくなりました。 どのように修正したらよいですか?

この機能にサインアップする顧客ごとに、新規の送信ドメインを作成しています。 多くのメールボックス プロバイダーとスパム フィルターは、送信レピュテーションのない新しい送信ドメインを慎重に扱います。 これにより、電子メールの遅延やメールの断続的なブロックが発生する可能性があります。 電子メール配信の成功率を向上させるには、新しい送信ドメインを信頼できる送信者としてスパム フィルターのルールに追加し、外部受信者にも同様の設定を依頼することをお勧めします。
また、ウォームアップ スケジュールを使用して電子メールを smartsheet.com ドメインから新しいメール ドメインに徐々に切り替えることにより、配信性への影響を減らしています。

メール ドメインを自分のプライマリ ドメインにすることはできますか? サブドメイン名を選ぶことはできますか?

カスタム メール ドメインはサブドメインでなければなりません。 セキュリティ上の理由から、お客様のプライマリ ドメインに代わって当社が電子メールを送信することはできません。 送信レピュテーションを管理するためには、サブドメイン名を @smartsheet または @smartsheetmail に限定する Smartsheet 専用の送信ドメインでなければなりません。

自分のカスタム メール ドメインから送信された電子メールに誰かが返信した場合、 そのメッセージはどこに届きますか?

受信者が Smartsheet メールに返信する場合、受信者のほとんどが、返信先アドレス、つまり、メール作成者のメール アドレスに返信します。 Smartsheet メールに返信先アドレスが存在しないケースでは、メッセージはカスタム ドメインに返信され、Smartsheet のメール サービス プロバイダーである SparkPost に転送されます。 インバウンド メッセージはモニタリングされることなく削除されます。