すべてのライセンスが割り当てられた場合のライセンス ユーザーの入れ替え

この記事は、旧共同作業者モデルを使用しているプランにのみ適用されます。モデル タイプがわからない場合は、プランのモデルを確認する方法についての記事をご覧ください。

新しいユーザーへの移行

次の手順を実行して、新しいユーザーが必要なすべての機能にアクセスできるようにします。

ステップ 1: ライセンスなしの新しいユーザーを追加する

1. 管理センターにログインします。

2. 画面の左上にあるメニュー アイコン。

3. [ユーザー管理] > [ユーザーの追加] の順に移動します。

4. 表示されるユーザーの追加ウィンドウに、新しいユーザーのメール アドレスを入力します。

   ライセンス ユーザーがオフになっていることを確認します。このときオフに切り替えたユーザーには後でライセンスを付与します。

5. [招待] を選択します。

   招待者には、アカウントへの参加のための招待メールが送信されます。招待が承諾されたら、ステップ 2 に進みます。

ステップ 2: 既存のライセンスを削除する (ユーザーは削除しない)

新しいユーザーがライセンスなしユーザーとしての招待を承諾したら、置き換え先のユーザーからライセンスを削除します。

ライセンス削除実行中に、シートの所有者権限をこのユーザーから別のユーザーに移行するよう求められます。

ユーザー管理ウィンドウで、以下を実行します。

1. 削除するユーザー アカウントの行にマウス カーソルを合わせます。

2. 行の右側にあるを選択します。

3. [ライセンス ユーザー] をオフに切り替えます。[所有者権限の移行とライセンスの削除] ダイアログ ボックスが表示されます。

   ユーザーがシートを作成していない場合や Smartsheet アイテムの所有者権限を持っていない場合は、このダイアログ ボックスは表示されません。ステップ 5 に進みます。

4. [アイテムを移行せずにライセンスを削除] オプションを選択します。

5. [移行と削除] を選択します。

ユーザーがグループ管理者だった場合は、そのユーザーが所有するグループを移行する必要があります。このステップでは、グループは任意のシステム管理者またはグループ管理者に移行できます。

Brandfolder Image

ステップ 3: 新しいユーザーにライセンスを付与する

ライセンスが利用可能になったので、プラン内の新しいユーザーにそのライセンスを付与することができます。ユーザー管理ウィンドウで、以下を実行します。

1. プランに追加した新しいユーザーを見つけます。

2. そのユーザーのアカウントの行にマウス カーソルを合わせて、を選択します。

3. [ライセンス ユーザー] をオンにして、[保存] を選択します。

ライセンスがあれば、新しいユーザーはプラン移行元のユーザーからシートの所有者権限を引き継ぐことができます。

ステップ 4: すべての Smartsheet アイテムの所有者権限を新しいユーザーに移行する

元のユーザーが、管理するワークスペース内のアイテムの所有者権限を持っている場合、それらのアイテムは自動的にワークスペースから削除され、アイテム レベルでワークスペースの共同作業者に共有されます。これを回避するには、続行する前に、新しいユーザーが管理者レベルの権限でワークスペースを共有されていることを確認してください。

ユーザー管理ウィンドウで、以下を実行します。

1. プランから移行するユーザーの行にマウス カーソルを合わせます。

2. を選択します。

3. [所有者権限の移行…] を選択します。

4. 新しい所有者のメールアドレスを入力し、[移行] を選択します。

これで、所有者権限が新しいユーザーへ移行されました。

ステップ 5: その他のアイテムを新しいユーザーと共有して移行を完了する

シート アクセス レポートをダウンロードし、新しいユーザーがプランから削除するユーザーと同じアイテムを共有されていることを確認します。

ユーザー管理ウィンドウで、以下を実行します。

1. [その他のアクション] > [シート アクセス] の順に選択します。シート アクセス レポートへのリンクが記載された電子メールが届きます。レポートのサイズによっては、電子メールを受信するのに数分かかる場合があります。

2. Excel でシート アクセス レポートを開き、削除するユーザーのメール アドレスでフィルターします。

3. シート アクセス レポートには、シート所有者のメール アドレスも記載されます。各ユーザーに連絡して、プラン内の新しいユーザーのメール アドレスを使用してシートを共有するように依頼します。

これで、新しいユーザーの設定が完了しました。必要に応じて、以前のユーザーをプランから削除できます。ユーザーの管理の詳細に関する記事をご覧ください。