すべてのライセンスが割り当てられた場合のライセンス ユーザーの入れ替え

アカウント内のすべてのライセンスが割り当てられている場合、ライセンスを持つユーザーを削除し、そのアイテムを新しいメンバーに移行するには、いくつかの手順を実行する必要があります。 その際は以下の記述を参照してください。

この機能を使用できるユーザー

権限要件アイコン ここで説明するアクションを実行するには、システム管理者である必要があります。 (システム管理者に関する詳細はこちらをご覧ください)

使用可能プラン アイコン ビジネス、エンタープライズ、エンタープライズ プレミア。 この機能は、シングル ユーザーのプランでは使用できません。 ご利用中のプラン タイプがわからない場合は、 「Smartsheet のプランとユーザー タイプを特定する」をご覧ください。

注: このプロセスの一部を実行することにより、削除するユーザーが所有する Smartsheet アイテムが一時的に読み取り専用状態になります。 アカウント内の全員に、使用しているアイテムが一時的に読み取り専用になり編集できなくなる可能性があることを周知してください。 (以下の手順が完了すると、再び編集可能になります)

新しいユーザーへの移行

次の手順を実行して、移行するアイテムの所有権を獲得するために新しいユーザーが必要とするすべてのものがその新しいユーザーに共有されるようにします。

ステップ 1: ライセンスなしで新規ユーザーを追加する

まず、新しいユーザーをアカウントに追加します。 この時点では、新しいユーザーはライセンスなしユーザーとして追加してください。後でライセンスを付与します。

  1. Smartsheet にサインインし、プロファイル アイコン (Smartsheet 画面の右上) をクリックします。

  2. [ユーザー管理] を選択し、[ユーザーの追加] ボタンをクリックします。

  3. [ユーザーの追加] ウィンドウで、新しいユーザーのメール アドレスを入力します。

    重要: [ライセンス ユーザー] チェックボックスがオフになっていることを確認します。 ライセンスは後で付与します。

  4. [OK] をクリックします。

追加したユーザーに、アカウントへの招待メールが送信されます。 この招待が承諾されたら、ステップ 2 に進みます。

ステップ 2: ユーザーは削除せず、既存のライセンスを削除する

新しいユーザーがライセンスなしユーザーとして招待を承諾したら、置き換えられるユーザーからライセンス (現時点ではライセンスのみ) を削除します。

重要: 

  • ライセンスの削除プロセス中に、このユーザーから他のユーザーにシートを移行するように求められますが、この時点では Smartsheet アイテムは移行しないでください。 これは後のステップで実施します。

  • プロセスが終了するまで、すべてのアイテムは一時的に読み取り専用の状態になります。

[ユーザー管理] ウィンドウで、以下を実行します。

  1. 削除したいユーザーを見つけます。ただし、まだ削除しないでください。

  2. そのユーザーのメール アドレスを右クリックして、[ユーザーの編集] を選択します。

  3. [ライセンス ユーザー] ボックスと [所有している Smartsheet アイテムの移行] チェックボックスをオフにして、[OK] をクリックします。

Smartsheet アイテムをユーザーから移動させたり、ユーザーを完全に削除したりしないでください。アカウントからの削除は後で実施します。 これでライセンスが解放されました。これを次のステップで新しいユーザーに付与します。

注: そのユーザーがグループ管理者であった場合は、そのユーザーが所有していたグループを移行する必要があります。 このステップでは、グループを任意のシステム管理者またはグループ管理者に移行できます。

ステップ 3: 新しいユーザーにライセンスを付与する

ライセンスが空いたので、アカウントの新しいユーザーにそのライセンスを付与することができます。

[ユーザー管理] ウィンドウで、以下を実行します。

  1. アカウントに追加した新しいユーザーを見つけます。

  2. そのユーザーのメール アドレスを右クリックして、[ユーザーの編集] を選択します。

  3. [ライセンス ユーザー] のチェックボックスをオンにして、[OK] をクリックします。

ライセンスがあれば、新しいユーザーは移行元のユーザーからシートの所有権を引き継ぐことができます。

ステップ 4: すべての Smartsheet アイテムの所有権を新しいユーザーに移行する

これで、新しいユーザーに Smartsheet アイテムの所有権を付与する準備が整いました。

重要: 移行元ユーザーのワークスペース内のアイテムに、そのユーザーが管理しているものの所有はしていないアイテムがある場合、それらのアイテムはワークスペースから自動的に削除され、アイテム レベルでワークスペースの共同作業者に共有されます。 これを回避するには、プロセスを続行する前に、新しいユーザーが管理者レベルの権限でそのワークスペースを共有されるようにします。

[ユーザー管理] ウィンドウで、以下を実行します。

  1. 移行元となるユーザーのメール アドレスを右クリックします。

  2. [その他のアクション] > [所有しているアイテムを別のユーザーに移行] を選択します。

  3. 新しいユーザーを見つけて選択し、[OK] をクリックします。

これで、すべてのアイテムが新しい所有者に移行されました。 これにより、それらのアイテムが再び編集可能になります。

ステップ 5: 他のアイテムを新しいユーザーに共有して移行を完了する

新しいユーザーがライセンス ユーザーとして活動するための最後のステップとして、シート アクセス レポートをダウンロードし、アカウントから削除するユーザーと同じアイテムが共有されるようにします。

[ユーザー管理] ウィンドウで、以下を実行します。

  1. [その他のアクション] ボタン > [シート アクセス レポート (csv) のダウンロード] をクリックします。

    シート アクセス レポートは、.csv ファイルとしてコンピューターにダウンロードされます。

  2. Excel でシート アクセス レポートを開き、削除するユーザーのメール アドレスでフィルターします。

  3. シート アクセス レポートには、シート所有者のメール アドレスも表示されます。 各所有者に連絡し、新しいユーザーのメール アドレスにシートを共有するよう依頼します。

これで完了です。 必要に応じて、以前のユーザーをアカウントから削除できます。 このプロセスの詳細については、「ユーザーの管理 (マルチユーザー プラン)」をご覧ください。