すべてのライセンスが割り当てられた場合のライセンス ユーザーの入れ替え

アカウントのすべてのライセンスが割り当てられている場合、ライセンスを持つユーザーを削除し、そのアイテムの所有者権限を新しいメンバーに移行するには、いくつかの追加手順を行う必要があります。

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Business
  • Enterprise

権限:

  • システム管理者

 

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

この記事は、旧モデルを使用しているプランにのみ適用されます。モデル タイプがわからない場合はプランのモデルを確認する方法をご確認ください。

新しいユーザーに移行する

次の手順を行い、新しいユーザーが必要なすべての機能にアクセスできるようにします。

ステップ 1: ライセンスなしの新しいユーザーを追加する

  1. 管理センターにサインインし、画面の左上にあるメニューアイコンを選択します。

  2. [ユーザーとグループ] > [ユーザーの役割とレポート]の順に移動します。

  3. 左上の[ユーザーの追加]を選択します。

  4. 表示される [ユーザーの追加] ウィンドウに、新しいユーザーのメール アドレスを入力します。

    [ライセンス ユーザー] がオフになっていることを確認します。このユーザーには後でライセンスが付与されます。

  5. [招待] を選択します。

    そのユーザーには、アカウントへの参加のための招待メールが送信されます。招待が承諾されたら、ステップ 2 に進みます。

ステップ 2: 既存のライセンスを削除する (ユーザーは削除しない)

新しいユーザーがライセンスなしユーザーとしての招待を承諾したら、置き換え先のユーザーからライセンスを削除します。

ライセンス削除実行中に、シートの所有者権限をこのユーザーから別のユーザーに移行する必要があります。

[ユーザー管理] ウィンドウで、以下を実行します。

  1. 削除するユーザー アカウントの行にマウス カーソルを合わせます。

  2. 行の右側にあるものを選択します。  Edit user button in Admin Center

  3. [ライセンス ユーザー] をオフにします。[所有者権限の移行とライセンスの削除] ダイアログ ボックスが表示されます。

  4. [アイテムを移行せずにライセンスを削除] オプションを選択します。

  5. [移行および削除] を選択します。

Transfer Owner permissions and remove license window

ステップ 3: 新しいユーザーにライセンスを付与する

ライセンスが利用可能になったので、プラン内の新しいユーザーにそのライセンスを付与することができます。[ユーザー管理] ウィンドウで、以下を実行します。

  1. プランに追加した新しいユーザーを見つけます。

  2. そのユーザーのアカウントの行にマウス カーソルを合わせて、選択します。  Edit user button in Admin Center

  3. [ライセンス ユーザー] をオンにして、[保存] を選択します。

ライセンスがあれば、新しいユーザーはプラン移行元のユーザーからシートの所有者権限を引き継ぐことができます。

ステップ 4: すべての Smartsheet アイテムの所有者権限を新しいユーザーに移行する

元のユーザーが、管理するワークスペース内のアイテムの所有者権限を持っている場合、それらのアイテムはワークスペースから自動的に削除され、アイテム レベルでワークスペースの共同作業者と共有されます。これが発生しないようにするには、続行する前に、新しいユーザーがワークスペースで管理者レベルの権限を付与されるようにします。

[ユーザー管理] ウィンドウで、以下を実行します。

  1. プランから移行するユーザーの行にマウス カーソルを合わせます。

  2. 選択します  Group management kebab menu

  3. [所有者権限の移行…] を選択します。

  4. 新しい所有者のメール アドレスを入力し、[移行] を選択します。

これで、所有者権限が新しいユーザーへ移行されました。

ステップ 5: その他のアイテムを新しいユーザーと共有して移行を完了する

シート アクセス レポートをダウンロードし、新しいユーザーがプランから削除するユーザーと同じアイテムを共有されていることを確認します。

[ユーザー管理] ウィンドウで、以下を実行します。

  1. [その他のアクション] > [シート アクセス] の順に選択します。シート アクセス レポートへのリンクが記載された電子メールが届きます。レポートのサイズによっては、電子メールが届くまでに数分かかる場合があります。

  2. Excel でシート アクセス レポートを開き、削除するユーザーのメール アドレスでフィルターを適用します。

  3. シート アクセス レポートには、シート所有者のメール アドレスも記載されます。各ユーザーに連絡して、プラン内の新しいユーザーのメール アドレスを使用してシートを共有するように依頼します。

これで、新しいユーザーの設定が完了しました。必要に応じて、以前のユーザーをプランから削除できます。ユーザー管理の詳細をご確認ください。