Smartsheet Calendar アプリでチームを統括

Smartsheet Calendar アプリは、Smartsheet データを使用して柔軟で共有可能なカスタム カレンダーを作成できるプレミアム アドオンです。 Calendar アプリでは、次を実行できます:

  • プライマリとセカンダリ カテゴリに応じて異なる色を適用
  • メール送信用または印刷用にカレンダー ビューを簡単にエクスポート
  • 既存のプロジェクト データと同期

Calendar アプリ

この機能を使用できるユーザー

「役割と権限」 Calendar アプリを使ってプランに登録しているユーザーは、カレンダーを作成および所有できます。 Smartsheet アカウントを持つすべてのユーザーが、共有カレンダーにアクセスできます。

「プラン タイプのアイコン」 Calendar アプリは、ビジネス プラン以上に登録している Smartsheet ユーザーが購入可能なプレミアム機能です。 カレンダーを作成および所有するには、ライセンスが必要です。

Smartsheet プレミアム アプリの詳細については、Smartsheet セールス担当者までお問合せください。

このページの内容:

Smartsheet Calendar アプリにログインする
ベーシック カレンダー ビューを作成する
既存のカレンダーを変更する
高度な機能でカレンダーの表示を調整する
カレンダーを共有または公開する


Smartsheet Calendar アプリにログインする

起動ツール」をクリックしてアプリにアクセスします。

起動ツール

起動ツールからアプリにアクセスできない場合は、「起動ツールでプレミアム アプリおよびテンプレートにアクセス」をご覧ください。


ログイン後、[カレンダー ビュー] ページが表示されます。 自分で作成したカレンダーや共有されているカレンダーがこのページに一覧表示されます。 カレンダーを表示するには、名前をクリックします。

ヒント: 検索を絞り込むには、[フィルター] リストを使用 (または、検索バーにカレンダー名を入力) します。

カレンダーがすべて表示されていないと思われる場合は、アプリの右上にある [最新の情報に更新] をクリックしてください。

Calendar アプリを最新の情報に更新

この [カレンダー ビュー] ページに戻るには、アプリ上部の [Smartsheet カレンダー] をクリックします。

ベーシック カレンダー ビューの作成

新しいカレンダー ビューは、[新しいビューの作成] ウィザードで作成します。ウィザードを開始するには、Calendar アプリの左上にある [新規追加] をクリックし、ウィザードの手順に従います。

ステップ 1: [シートの選択]

表示する Smartsheet データを含むシートまたはレポートを選択します。 シートの選択後、[次へ] を選択します。

注: 少なくとも 1 つの「日付」列がシートまたはレポートに含まれている必要があります。

ステップ 2: [ビューの選択]

以下のタイルのいずれかを選択し、カレンダーの既定のビューを選択します。

  • 月ごと
  • 日ごと
  • 週ごと
  • 複数月
  • 四半期
  • 日-月

カレンダーの作成後に異なるビューへ切り替えることが可能です。

ステップ 3: 列のマップ

シートの列をカレンダーの該当フィールドにマップします。

  1. [Smartsheet 列] で、カレンダー ビューに表示するデータが含まれている列を選択します。 [タスク名] の列および [タスク開始日] の列が必要です。


    ヒント: レポートを使用する場合は、列に一貫性のある名前を付けてください。 元のシートの [ドロップダウン リスト] 列を使用すると、データの一貫性をより制御できるため、カレンダーの表示がすっきりします。

    Calendar アプリ ステップ 3: 列のマップ
  2. (任意) カレンダーで表示されるアイテムを指定のコレクションとして表示させるために使用するカテゴリまたはサブカテゴリのグループを [データのグループ化] で選択します。これらのグループはカレンダーの左側に表示され、これによってカレンダーの色の設定が決定します。

    Calendar アプリ ステップ 3: データのグループ化

    [データのグループ化] を使用して特定のマーケティング キャンペーンやホリデー プロモーションに関連するタスクをグループ化できます。

    注: [データのグループ化] でアイテムを選択すると、各カテゴリに割り当てる色を指定できるようになります。
     
  3. 結果を表示する準備ができたら、[追加] をクリックしてカレンダーを作成します。 より高度な機能については、この記事の「高度な機能でカレンダーの表示を調整する」セクションをご覧ください。

既存のカレンダーを変更する

変更を開始する方法は、Calendar アプリで現在表示されている内容によって異なります。

  • カレンダーが表示されている場合は、下向き矢印を選択し、[設定] を選択します。

    Calendar アプリの設定


    -または-
  • [カレンダー ビュー] ページで、編集するカレンダーの行にある設定アイコンを選択します。

    Calendar アプリの編集オプション

注: カレンダーの所有者のみが、構成設定を変更できます。

高度な機能でカレンダーの表示を調整する

ベーシック カレンダーの作成後、さらに使いやすくすることができます。 たとえば、以下を実行できます。

  • その他の列を追加
  • タスクを並べ替える 
  • 日時表示の変更や、カレンダー タイルの設定
  • カレンダーに表示されるロゴを変更
  • 週末を表示/非表示

実行するには、ステップ 3 から開始します。 Calendar アプリ ウィザードの [列のマップ] から開始し、[詳細設定] を選択してステップ 4 ~ 7 を表示します。

Calendar アプリの [詳細設定] ボタン

[詳細設定] ボタンを選択すると、ボタン名が [ベーシック] に変わり、ステップ 4 ~ 7 が表示されます。

[次へ] を選択して、ウィザードのステップ 4 に移動します。

ステップ 4: その他の列

カレンダーに情報を追加するには、[Additional Columns (その他の列)] ページを使用します。

  • 既にマップした列を選択することも可能です。
  • 列データに基づいてタイルを自動的に並べ替えるには、[列の並べ替え] を使用します。

ステップ 5: 日時とデザイン

日付や期間の表示を詳細に設定するには、このページを使用します。 例として、日付形式の設定、データを分割する期間 (列) 数の指定、カレンダー タイルのスタイルの設定が挙げられます。

ステップ 6: その他のオプション

カレンダー名、週の開始曜日、四半期の開始月、週末の表示/非表示、他のユーザーによるカレンダー ビューへのイベントの追加といった詳細を設定するには、このページを使用します。

添付ファイルの許可

他のユーザーがカレンダー タスクにファイルを添付できるようにするには、[添付ファイルの許可] をオンにします。

注: コメントに添付されたファイルは、[添付ファイル/リンク] 列や [カレンダー タスク] に表示されるのではなく、コメントと一緒に表示されます。

コメントの許可

他のユーザーが Calendar アプリ内のタスクにコメントを追加できるようにするには、[コメントの許可] をオンにします。 この設定は、新しいカレンダーの作成時に既定でオンになっています。

カレンダーにコメントを追加すると、カレンダーが参照している元のシート/レポートにも同じコメントが追加されます。

ヒント: カレンダー エントリについてユーザーに通知するには、コメントの @メンション機能を使用します。 詳しくは、「作業の内容について会話しましょう」をご覧ください。

注:

  • カレンダーにコメントを追加するには、元のシートまたはレポートの共有権限レベルが編集者以上である必要があります。 元のアイテムの共有権限レベルが閲覧者であるユーザーは、カレンダー内のコメントを表示できるようになります。
  • コメントに添付されたファイルは、[添付ファイル/リンク] 列や [カレンダー タスク] に表示されるのではなく、コメントと一緒に表示されます。
新しいイベントの許可

元のシートの共有権限が編集者レベルであるユーザーがカレンダー ビューに直接イベントを追加できるようにするには、このチェックボックスをオンにします。

Web フォーム リンク

他のユーザーが情報を送信できるようにするフォームが元のシートに含まれている場合は、フォームへのリンクを [Web フォーム リンク] ボックスに貼り付けることで、カレンダーのドロップダウン メニューからフォームを使用可能にすることができます。 (詳細は、「フォームを使用して情報を収集する」をご覧ください。)

Calendar アプリの [Open Web Form (Web フォームを開く)] コマンド

[454 Calendar (454 カレンダー)] を使用

表示オプションとして 454 カレンダーを使用するには、[454 Calendar (454 カレンダー)] チェックボックスをオンにします ([Default 454 Calendar (既定の 454 カレンダー)] をオンにして既定の表示オプションにすることも可能)。

454 カレンダーでは、暦年が「4 週 - 5 週 - 4 週」形式に基づいて分割されます。 (この形式は、年ごとに売上をより正確に比較するために小売業界で一般的に使用されています)。 カレンダーのレイアウトでは、比較可能な月に同じ日数の土曜日と日曜日が含まれるようになっています。

Calendar アプリの 454 週

ステップ 7: 確認

カレンダーを作成する前に設定を確認するには、このページを使用します。 変更する必要がある場合は、[前へ] ボタンを選択し、変更したいオプションが含まれるページまで移動して必要な調整を行います。

変更内容を確認したら、[追加] または [更新] を選択して、カレンダーを作成/更新します。

カレンダーの共有または公開

共有の設定

  1. [カレンダー ビュー] ページ (アプリの右上にある Smartsheet 画像を選択) で、カレンダーの行にある共有アイコンを選択して [共有] ページを表示します。

    Calendar アプリの [共有] アイコン
  2. [共有] を [オン] にすると、元のシートやレポートに Smartsheet 経由で共有されているユーザー全員が、Calendar アプリでカレンダーを表示できるようになります。

    Calendar アプリの共有
     
  3. (任意): シートやレポートが共有されていないユーザーとカレンダー ビューを共有する場合は、[メール/ドメインの許可] ボックスに該当ユーザーのメールアドレスを入力します。

注: 元のシートまたはレポートの共有権限レベルが編集者であるユーザーは、カレンダー ビューで直接情報を編集できるようになります。

共有されているカレンダー ビューについて他のユーザーに知らせる

カレンダー ビューが共有されているユーザーは、直接リンクからカレンダー ビューにアクセスしたり、Calendar アプリにログインしてカレンダーを表示したりできます。

Smartsheet ダッシュボードやポータルを使用している場合は、カレンダー ビューへのリンクを貼ると他のユーザーにとっても見つけやすくなります。 (Smartsheet ダッシュボードの詳細は、「Smartsheet ダッシュボードまたはポータルの作成と編集」をご覧ください。)

カレンダーの公開

以下の共有オプションで、読み取り専用のカレンダーを公開できます。
 
カレンダーを公開するには、[公開][オン] にし、以下のボックスに表示されている URL をコピーして共有します。

公開済みカレンダーへのアクセスを無効にするには、[公開][オフ] にして、ブラウザーを最新の情報に更新します。 古い URL は無効になります。

共有と 公開

共有できるのは、シートが共有されているユーザー、または [Allow Emails (メールの許可)] ボックスでリストされているユーザーのみです。 共有リンクを使用するには、ログインする必要があります。 公開済みリンクを持つユーザーは誰でもカレンダーにアクセスできます。

カレンダーを作成したら、「Calendar アプリ: カレンダーの操作」で、カレンダーの使用方法について詳細をご確認ください。