シートの変更を Slack チャンネルに通知

Smartsheet で追跡されたプロジェクトの新たな展開を、自動チャンネル通知を使って Slack でチャットしながらチームに知らせましょう。Smartsheet を使って Slack のユーザーに自動的に通知を送信できます。たとえば、チームに関連するタスクがブロックされた場合などに使用できます。

また通知、更新リクエスト、および承認リクエストをダイレクト メッセージで受け取ることも可能です。 これにより、Slack を離れることなくプロジェクトの予算を承認できます。

本記事の内容:


はじめに

自動化されたワークフローの作成

Slack でアラートやリクエストを受信するには、Smartsheet のシートにて自動化されたワークフローの受信者として設定されている必要があります。自動化されたワークフローの作成方法については、「自動化されたワークフローで時間の節約と作業の高速化を実現」をご覧ください。

Slack アプリから直接、統合機能をインストール

Slack チャンネルにて通知を受信するには、Slack 管理者に Smartsheet Integration with Slack をインストールしてもらう必要があります。アプリを Slack にインストールする方法については、Slack のヘルプ記事をご覧ください。

インストールには Slack のデスクトップ アプリ (Slack のブラウザー アプリとは別) が必要です。

     


    アラートやリクエストをダイレクト メッセージとして受け取る

    次のとおり 2 つのアプリを接続すると、Smartsheet のアラート (通知、更新リクエスト、および承認リクエスト) を Slack のダイレクト メッセージとして受け取ることができます。

    Slack アプリを開いた状態で:

    1. 左パネルにて [App] をクリックします。
    2. 画面上部の検索バーに「Smartsheet」と入力し、Smartsheet ボットを選択します。

      注: Slack integration with Smartsheet を使用するには、こちらの Slack のヘルプ記事に記載されているステップにてこのボットを使用できるよう、所属している組織/団体の Slack 管理者にリクエストを申請する必要がある場合もあります。
       
    3. ボットに任意のメッセージを入力し、会話を始めます。ボットから、所属している組織/団体名を尋ねられます。メッセージが表示されたら、[Allow Access (アクセスを許可)] を選択します。

      Smartsheet のサインインと許可ページが表示されます。
       
    4. Smartsheet のアカウントにサインインし、[許可] をクリックします。

    成功を知らせるページが表示され、ボットより「You’re all set up! (設定が完了しました!)」というメッセージが届いたら、Smartsheet からの更新リクエスト、承認リクエスト、通知、およびリマインダーに対してアクションをとれるようになります。 

    またボットへのダイレクト メッセージで「help」と入力すれば、操作方法を確認できます。

    Smartsheet 通知の登録解除

    Slack でのアラートやアクション メッセージの受信を停止する方法は、以下のとおり 2 種類あります。

    Slack にて (デスクトップまたはモバイル):

    • Smartsheet ボットへのダイレクト メッセージで「unregister」と入力します。
    • 登録が解除され、今後はダイレクト メッセージが送信されない旨のメッセージが、ボットに表示されます。

    Smartsheet にて:

    1. Smartsheet の画面右上にあるプロファイル画像をクリックします。
    2. [アプリ & 統合] を選択します。
    3. お使いの Smartsheet アカウントと接続されている統合がすべて表示されます。
    4. そのなかから Slack の統合を見つけ、[取り消し] をクリックします。

    アクセスを取り消すと、Slack には通知が届かなくなります。


    Slack でのアラートやリクエストの表示例

    追加または更新された行数が 1 行か複数行かによって、アラートに含まれる情報が異なります。 

    更新リクエストおよび承認リクエストはダイレクト メッセージとしてのみ送信されます。

    1 行の場合

    1 行に対する通知

    1 つの行を基にアラートやリクエストが送信されると、このように表示されます。

    • 変更の種類 (新しい行、更新された行) を赤いコード ブロック文字列で表示
    • プライマリ列 
    • 行の左端のセルから順に最大 4 つのセルが表示される
    • グリッドの記号画像が文字列の値として表示される (画像の代わりに画像のファイル名が表示される)

    シート名をクリックすると、Smartsheet の該当する行にジャンプします。

    複数行の場合

    複数行に対する通知

    複数の行を基にしたアラートやリクエストの場合、そのサマリーが表示されます。

    • 通知のみ: 変更の種類 (新しい行、更新された行)
    • そのアラートやリクエストに関係する行数

    シート名をクリックすると、Smartsheet のシートにジャンプします。


    Slack にてアラートやリクエストが受信できない場合

    Slack にて、ダイレクト メッセージとして、またはチャンネルにて、アラートやリクエストを受信できない場合にチェックすべき項目を以下に紹介します。

    Slack 通知が有効であることを確認

    Slack 通知が無効になっているというメッセージが届く場合、または [新しいルール] ウィンドウに Slack 通知を設定するオプションがまったく表示されない場合は、Smartsheet で通知配信設定を変更する必要があります。 アカウント レベルとシート レベルの配信設定の変更が必要な場合があります。

    アカウント レベルの権限を変更すると、アカウント内のすべてのシートにその権限が適用されます

    必ずアカウント レベルとシート レベルの両方を、有効なメール アドレスを持っているすべてのユーザーとサード パーティ統合に通知を送信するよう設定してください。

    アカウント レベルの有効化:

    所属する組織/団体が Slack 通知を無効にしている場合、以下のいずれかの状態になります。

    • Slack 通知を設定するオプションがまったく表示されない
      -または- 
    • 所属している組織/団体の Slack 通知をシステム管理者が無効にしている旨のエラー メッセージが表示される

    この権限設定を変更するには、ご利用のプランのシステム管理者である必要があります。システム管理者がユーザーのアカウント全体に対する権限を変更する方法の詳細は、「ユーザーの管理」をご覧ください。

    アカウントから通知を受け取れるユーザーを変更するには。

    1. システム管理者の資格情報で Smartsheet にサインインします。
    2. Smartsheet 画面右上の [アカウント プロファイル] アイコンをクリックし、[アカウント管理] を選択します。
    3. [アカウント設定] を選択し、[自動化の権限] の隣の [編集] をクリックします。
    4. [任意のメール アドレスおよびサード パーティ統合] を選択し、[OK] をクリックします。

    エンタープライズ アカウントをご利用の場合、[Slack] の隣のチェックボックスをオンにして、Slack 通知を有効にする必要がある場合があります。

    シート レベルの有効化:

    シートの Slack 通知が無効にされている場合、Slack に関連する通知を作成や編集する際に、このエラーが表示されます。

    Slack 無効化

    この権限設定を変更するには、シートの所有者であるか、または管理者レベルの共有権限が必要です。ユーザーの共有権限の変更についての詳細は、「シート、レポート、およびダッシュボードの共有」をご覧ください。

    シートから通知を受け取れるユーザーを変更するには。

    1. [自動化] (Smartsheet 画面左上) > [ワークフローの管理] の順にクリックします。
    2. 自動化の管理画面が表示されるので、右上にある [設定]ガント チャート設定(ギア アイコン) をクリックします。
    3. [任意のメール アドレスおよびサード パーティ統合] を選択し、[OK] をクリックします。
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