概要: 自動化されたワークフロー

適用対象

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Smartsheet を使用すると、ワークフローを簡単に作成して、時間の取られる反復的な手作業を自動化することができます。 ガイド付きのワークフロー テンプレートを使用すれば、初めてでも簡単に自動化を設定して、更新情報の収集や期日の確認などを自動化することができます。

ワークフローのアイデア

ワークフロー テンプレート ギャラリーでは、一般的なアクションのワークフローを簡単に作成することができます。 このギャラリーでは、ワークフローを使用する際のヒントや、各テンプレートをカスタマイズする方法を紹介しています。

その例をいくつかご紹介します。

ワークフロー テンプレートの使用例

使用目的

指定の条件に一致した場合にユーザーにアラートを送信

タスクを割り当てたことや、日付を変更したことを相手に伝える

指定の日付にユーザーにリマインダーを送信

重要な日が近づいてきたら関係者に知らせる 

毎週更新をリクエスト

週次ステータス レポートを収集し、プロジェクトの最新情報を把握する

指定の条件に一致した場合に別のシートに行を移動

何かが変更された場合 (例: タスクの完了、ステータスの更新、チームへの新しいタスクの割り当て) に、行を別のシートに自動的に移動する

これらの例は、あくまでも出発点に過ぎません。 実際のシナリオに合わせて、テンプレートをカスタマイズしましょう。

自動化されたワークフローの作成

ワークフローを作成または管理するには、ライセンス ユーザーである必要があります。 シートの閲覧者や編集者であれば、自分用のアラートやリマインダーを作成することができます。 他のユーザーにアラートを送信したりアクションをリクエストしたりするワークフローを作成または変更する場合、もしくは Smartsheet で何かの操作 (行の移動や日付の記録など) を実施する場合は、そのシートに対する管理者レベルの共有権限が必要です。

シートを開いている状態で、以下を実行します。

  1. シート左上で、[自動化] > [テンプレートからワークフローを作成] の順に選択します。
  2. ギャラリーからワークフローのテンプレートを選択し、次に [テンプレートを使用] を選択します。 この例では、[指定の日付にユーザーにリマインダーを送信] を選択します。 
  3. トリガー ブロックは、ワークフローがいつ実行されるかを定義します。 リマインダーは、毎週金曜日のように定期的に送信することも、期日の 3 日前のようにシートの日付に基づいて送信することもできます。 また、行が追加された際や変更された際など、シートの変更に応じて実行されるようにトリガーを変更することもできます。
  4. 誰がリマインダーを受け取るべきかを、「ユーザーにアラート送信」ブロックで定義します。 必要に応じて、{{フィールド名}} プレースホルダーを使ってメッセージにフィールドを追加したり、メッセージの下部に表示する列を選択したりするなど、メッセージの件名や本文をカスタマイズすることができます。 
  5. ほとんどのワークフローでは、トリガーとアクションだけが必要ですが、条件を追加して、より的を絞ったリマインダーにすることもできます。  たとえば、まだ完了していないタスクのみリマインダーを送信するように条件を設定することもできます。 また、ワークフローにその他のアクションを追加することも可能です。そうすることで、「日付」列に日付を記録してアラートがいつ送信されたかを表示することもできます。 
  6. ワークフロー ビルダーの右下で [保存] を選択します。

これで、アイテムが期日を迎えることをユーザーに自動的に知らせるワークフローが作成されました。

また、ワークフローをゼロから作成することもできます。

  • [自動化] > [ワークフローの作成] の順に選択し、次にトリガー ブロックを構成し、アクションを選び、条件パスを追加します。