Condividere un report come allegato nell'e-mail

Un modo per condividere le informazioni Smartsheet che hai raggruppato in un report è inviarle come allegato a un messaggio e-mail. Puoi fare questa operazione una volta o puoi stabilire che il report venga inviato automaticamente con una determinata frequenza. Quando scegli questa opzione, il report viene eseguito automaticamente prima di essere inviato, in modo che contenga sempre le informazioni più aggiornate.

Tieni presente che puoi rendere un report disponibile ad altri utenti anche condividendolo o pubblicandolo. Per ulteriori informazioni su queste opzioni, consulta la sezione Articoli correlati alla fine di questo articolo.

Invia il report come allegato

Con l'invio di un report come allegato, i destinatari possono visualizzare il report in formato PDF o Excel, senza dover accedere a Smartsheet.

1. Tenendo aperto il report, clicca su File > Invia come allegato per visualizzare la finestra Invia come allegato.

2. Inserisci nel campo A gli indirizzi e-mail dei destinatari (separa i vari indirizzi e-mail con una virgola).

3. Modifica l'Oggetto e il corpo del Messaggio dell'e-mail, se vuoi personalizzare i contenuti anziché mantenere quelli di default.

4. Seleziona il tipo di allegato nel campo Allega come PDF o Excel.
   
   SUGGERIMENTO: Se scegli l’opzione PDF, clicca sul link opzioni per accedere al menu Impostazioni PDF e alle opzioni di Impostazione PDF.Utilizza le opzioni per definire ulteriormente le proprietà dell’allegato.

5. Fai clic su Invia.

Gli indirizzi e-mail dei destinatari verranno spostati dal campo A alla sezione Inviato a del modulo.

Imposta periodicità

Puoi decidere che il tuo report venga inviato periodicamente in modo automatico in base a un preciso programma. Tieni presente che, quando scegli questa opzione, il report viene eseguito automaticamente prima di essere inviato, in modo che contenga sempre le informazioni più aggiornate.

Per inviare un report come allegato con una periodicità da te specificata:

1. Segui la procedura descritta per aprire la finestra Invia come allegato.
2. All’interno della finestra, accanto a Consegna, clicca sul link Pianifica.
   
   
    
3. Nel modulo Opzioni di Consegna, seleziona la frequenza con cui desideri che avvenga la consegna (Giornaliera, Settimanale, Mensile, Annuale) e specifica le altre opzioni di periodicità.
4. Fai clic su OK.

Una volta impostate, le periodicità vengono visualizzate nel pannello a destra del modulo Invia come allegato. Per modificare o eliminare una periodicità, clicca sulla freccia accanto alla descrizione della ricorrenza.