Gestire gli utenti nel Modello di abbonamento utente
Hai due modi per gestire gli utenti nel Modello di abbonamento utente: rivedere l'utilizzo e determinare chi ha bisogno dell'accesso a pagamento durante i periodi di riconciliazione regolarmente programmati o assegnare direttamente l'accesso a pagamento agli utenti che ne hanno bisogno.
Chi può usarlo?
Piani:
- Pro
- Business
- Enterprise
Autorizzazioni:
- Amministratore di sistema
Scopri se questa funzionalità è inclusa in Smartsheet Regions o Smartsheet Gov.
Questo articolo è valido solo per i piani che utilizzano il Modello di abbonamento utente. Se il tuo piano utilizza il Modello di collaboratore legacy, consulta Gestione utenti per informazioni su come gestire gli utenti per il tuo piano.
Nel Modello di abbonamento utente, gli utenti possono provare Smartsheet prima del pagamento per aggiungerli al piano. L'accesso temporaneo, o provvisorio, è utile in due modi:
- I membri possono condividere facilmente gli asset in base alle esigenze e la persona con cui li condividono dispone di tutte le funzionalità Smartsheet. Non c'è alcun processo di approvazione e l'accesso provvisorio è gratuito.
- A intervalli regolari*, puoi scegliere chi deve ricevere l'accesso a pagamento in base ai dati di utilizzo effettivi.
*I piani annuali hanno un periodo di riconciliazione ogni trimestre; i piani mensili hanno un periodo di riconciliazione più breve ogni mese. Per ulteriori informazioni sull'uso provvisorio, sul Modello di abbonamento utente e su come verificare il modello utilizzato dal tuo piano, consulta l'articolo Panoramica del Modello di abbonamento utente.
Processo di true-up
I Membri provvisori del tuo piano utilizzano tutte le funzioni e le funzionalità del piano per almeno 30 giorni. Riceverai una notifica via e-mail quando sarà il momento del true-up del piano. Avrai un periodo di riconciliazione di 30 giorni ogni tre mesi per i piani annuali.
Durante il periodo di riconciliazione, puoi:
- Aumentare il numero di utenti a pagamento sul piano per coprire l'utilizzo extra per il periodo rimanente del tuo piano. Smartsheet effettuerà automaticamente questa operazione per te alla fine del periodo di riconciliazione.
- Modificare le autorizzazioni degli utenti per rimanere entro i limiti del tuo piano
Se non fai nulla durante il periodo di true-up, ti verrà addebitato l'importo proporzionale per coprire gli utenti pagati aggiuntivi sul piano.
Passaggi del true-up
Ogni periodo di riconciliazione ti consente di rivedere i Membri provvisori e i dati di utilizzo per tutti i Membri prima di impegnarti a pagare per ulteriori utenti a pagamento sul tuo piano. Quando ricevi una notifica via e-mail, controlla se ci sono nuovi Membri provvisori da considerare per il true-up. In caso affermativo, segui questi tre passaggi.
- Rivedi le informazioni e i dati di utilizzo nella pagina Gestisci true-up nel Centro dell'Amministratore.
- Controlla il numero di giorni rimanenti per completare la riconciliazione, il numero di utenti a pagamento aggiuntivi necessari se tutti i Membri provvisori diventano Membri e il costo associato.
- Rivedi l'elenco degli utenti. Utilizza i filtri o il report sui tipi di utente per ottenere le informazioni di cui hai bisogno.
- Decidi cosa vuoi fare.
| Se il ruolo dell'utente è: | Procedi così: |
|---|---|
Corretto così come appare | Non fare nulla. |
Membro provvisorio e l'utente deve diventare Membro | Non fare nulla. Smartsheet modificherà automaticamente il tipo di utente in Membro al termine del periodo di riconciliazione. |
Membro provvisorio e l'utente non deve diventare Membro | Modifica il tipo di utente. Consulta Quali tipi di utente sono disponibili? nella sezione Domande frequenti. |
Membro e l'utente non deve continuare a essere un Membro | Modifica il tipo di utente. Consulta Quali tipi di utente sono disponibili? nella sezione Domande frequenti. |
- Conferma il costo e la data di pagamento.
Per ulteriori informazioni sulla pagina Gestisci true-up e sul processo di true-up, consulta la Panoramica del Modello di abbonamento utente.
Modificare il tipo di utente
Puoi modificare il tipo di utente di un Membro provvisorio o di un Membro. Quando modifichi il tipo di utente di uno o più utenti, il numero di Membri da acquistare e le informazioni di pagamento vengono aggiornati.
Consulta Quali tipi di utente sono disponibili? nella sezione Domande frequenti per ulteriori informazioni sulle opzioni disponibili.
Cambiare un utente esterno in Guest
Solo gli utenti esterni possono diventare Guest.
- Seleziona Cambia tipo di utente, quindi scegli Guest.
- Specifica il livello di autorizzazione da assegnare (Editor - può condividere, Editor - non può condividere o Commentatore), esamina le informazioni, quindi seleziona Cambia.
La modifica di un utente in Guest rimuove l'utente dai gruppi con autorizzazioni di livello superiore.
Cambiare un utente in Visualizzatore
- Seleziona Cambia tipo di utente, quindi scegli Visualizzatore.
- Esamina le informazioni, quindi seleziona Cambia.
La modifica di un utente in Visualizzatore rimuove l'utente dai gruppi con autorizzazioni di livello superiore.
Cambiare un utente su Nessun accesso
- Seleziona Cambia tipo di utente, quindi scegli Nessun accesso.
- Esamina le informazioni, quindi seleziona Cambia.
Gestione utenti
In Gestione utenti puoi effettuare le seguenti azioni in qualsiasi momento:
- Assegnare l'accesso a pagamento a un utente o a un gruppo di utenti
- Rimuovere l'accesso a pagamento per un utente (e rendere l'accesso a pagamento disponibile per l'assegnazione a un altro utente)
- Acquistare un accesso a pagamento aggiuntivo per il resto della durata del contratto
- Modificare le proprietà degli utenti
- Disattivare gli utenti
Le modifiche apportate in Gestione utenti potrebbero non essere visibili nella pagina Gestisci true-up.
Per ulteriori informazioni e procedure, consulta Gestione utenti.
Provisioning automatico dell'utente (UAP)
Il provisioning automatico dell'utente connette automaticamente un utente interno al piano quando effettua il primo accesso. Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo Provisioning automatico dell'utente.
DOMANDE FREQUENTI
Quando devo usare la pagina Gestisci true-up e quando invece Gestione utenti?
Il Centro dell'Amministratore offre due diverse posizioni per gestire gli utenti. L'azione che devi intraprendere determina quale usare.
| Azione | Pagina Gestisci true-up o Gestione utenti | Dettagli |
|---|---|---|
Assegnare l'accesso a pagamento a un utente specifico | Gestione utenti | Usa questa opzione quando un manager ti chiede di aggiungere un nuovo assunto o un team ha bisogno dell'accesso completo. Puoi sempre ricordare ai colleghi che possono condividere con chiunque nell'organizzazione quando ne hanno bisogno; non hanno bisogno di richiederti l'accesso. |
Attivare il provisioning automatico dell'utente (UAP) per il piano | Gestione utenti | Il provisioning automatico dell'utente connette automaticamente un utente interno al piano quando effettua il primo accesso. |
Rivedere e riconciliare gli utenti provvisori | Pagina Gestisci true-up | La riconciliazione è disponibile solo durante il periodo di true-up. Riceverai una notifica via e-mail all'inizio del periodo. |
Controllare il numero di utenti provvisori | Pagina Gestisci true-up | Non è necessario gestire gli utenti provvisori fino al periodo di riconciliazione. Ma puoi esaminare le informazioni, se necessario. |
Rimuovere l'accesso a pagamento per un utente | Gestione utenti (in qualsiasi momento) Pagina Gestisci true-up (durante il true-up) | Puoi rimuovere l'accesso a pagamento di un Membro per renderlo disponibile per un altro utente. Nota: durante il periodo di riconciliazione, è una best practice quella di rimuovere l'accesso a pagamento nella pagina Gestisci true-up. |
Modificare le proprietà degli utenti | Gestione utenti | Puoi modificare il nome dell'utente, i ruoli, l'indirizzo e-mail alternativo e altro ancora. |
Disattivare un utente | Gestione utenti | Se qualcuno lascia l'azienda, puoi disattivarlo. Non è possibile annullare questa azione. |
Perché i nuovi Membri non vengono visualizzati nell'elenco degli utenti nella pagina Gestisci true-up?
Durante il periodo di true-up, le uniche modifiche nella pagina Gestisci true-up sono:
- Modifiche agli utenti che gli Amministratori di sistema apportano nella pagina
- Modifiche al numero totale di utenti a pagamento disponibili per l'assegnazione
Se rimuovi l'accesso a pagamento di un utente nella pagina Gestione utenti, questo non sarà visibile nell'elenco degli utenti, ma il conteggio dei Membri per l'acquisto e il costo associato cambieranno.
Se gestisci gli utenti in Gestione utenti durante il periodo di true-up, le modifiche verranno visualizzate nell'elenco degli utenti al termine del periodo di true-up.
Cosa c'è nella notifica e-mail di true-up? Chi la riceve?
Smartsheet invia una notifica via e-mail a tutti gli Amministratori di sistema associati al piano quando inizia il periodo di riconciliazione. Nell'e-mail sono incluse le seguenti informazioni:
- Numero di Membri provvisori aggiunti durante il precedente periodo di utilizzo
- Intervallo di date del periodo di utilizzo
- Data in cui i Membri provvisori diventeranno Membri (se c'è un costo, questa è la data di fatturazione automatica).
- Eventuali costi associati a Membri provvisori che diventano Membri
Se non ci sono nuovi Membri provvisori per il piano, l'e-mail include solo l'intervallo di date e il fatto che non ci sono Membri provvisori da rivedere.
Perché devo specificare un livello di autorizzazione quando cambio un utente in Guest?
Gli utenti esterni che dispongono del ruolo Guest possono disporre delle autorizzazioni Commentatore o Editor. Affinché Smartsheet modifichi le autorizzazioni al livello giusto, è necessario definire il livello. Editor - può condividere è il livello di autorizzazione predefinito.
What happens to the sharing permissions of a user downgraded from Member to Viewer?
When a user is downgraded from a provisional Member or Member to a Viewer, permissions on all Smartsheet items are changed to match the new User Type (in this case, Viewer).
There is no way to restore the prior permissions on the Smartsheet items in bulk after a user is downgraded from provisional Member or Member to Viewer. Also, changing a user to Guest or Viewer removes the user from groups with higher-level permissions.
To restore permissions the user would need to be re-shared to the individual items and re-added to the groups they were removed from.
Can a user do any editing if they aren't a Member?
A user doesn’t need to be a Member to:
- Submit forms
- Respond to update requests
- Respond to approval requests
What happens to the items a user created after I downgrade that user?
The Smartsheet items keep working, and any users with permissions to those items can continue to access them at that level. The plan owns the Smartsheet items, not the user. See the Asset ownership overview article for more information.