Condividere asset

La condivisione intuitiva, affidabile e sicura è il cuore della piattaforma Brandfolder. Brandfolder offre alcune opzioni per la condivisione delle risorse al fine di creare una collaborazione più efficace tra team e partner, ridurre al minimo la proliferazione asset e massimizzare le risorse aziendali.

Condivisione di risorse individuali

Esistono due modi per condividere singole risorse tramite un link di condivisione, internamente o esternamente.

Condivisione dal asset modale

Apri la modalità asset per il asset desideri condividere e seleziona l'opzione Condividi in basso a destra.

Le raccolte menzionate in questo articolo fanno riferimento a una funzionalità Brandfolder. Per le raccolte in Smartsheet, vedi la panoramica delle raccolte nei workspace.

Condivisione dal Brandfolder o dalla raccolta

La seconda opzione per condividere un singolo asset è disponibile al livello Brandfolder o Raccolta. Passa il cursore del mouse sulla asset e fai clic sui puntini di sospensione nell'angolo in alto a destra, fai clic sull'opzione Condividi dal menu a discesa.

Condivisione di risorse in blocco

All'interno della modalità asset seleziona le risorse che ti interessa condividere utilizzando le caselle di controllo sui riquadri asset.

Una volta selezionate le risorse, sarà visualizzata la barra degli strumenti blu per la gestione collettiva nella parte inferiore della pagina. Da questa barra degli strumenti seleziona l'opzione Condividi (è sempre utile notare il # di risorse selezionate nell'angolo in basso a sinistra).

Modifica delle opzioni di collegamento di condivisione

Una volta selezionati i asset che desideri condividere, verrà visualizzata una nuova modalità di condivisione con alcune opzioni personalizzabili.

Da questa modalità puoi modificare quanto segue:

• Rendi privato il link: solo gli utenti con un accesso Brandfolder o una password semplice (se abilitata) potranno vedere le risorse condivise. Questo nasconderà l'opzione Richiedi indirizzo e-mail per accedere. L'attivazione dell'opzione privata funzionerà anche per la condivisione delle risorse internamente (tra Brandfolder utenti).
• Disabilita funzionalità di download (modalità di sola visualizzazione): gli utenti saranno in grado di visualizzare il contenuto solo all'interno del link di condivisione, non possono scaricare o condividere risorse. Brandfolder o Collezioni di sola visualizzazione consentono agli Ospiti di richiedere l'accesso per scaricare i file.
• Link di scadenza: imposta una data di scadenza per il link di condivisione. Una volta superata la data di scadenza, il link non sarà accessibile.
• Inviami una notifica degli aggiornamenti per condividere il link: le notifiche avviseranno il Creatore del link di condivisione quando qualcuno ha visualizzato il link di condivisione o scaricato risorse dal link di condivisione. Queste notifiche vengono inviate all'autore tramite il centro notifiche Brandfolder e via e-mail. Gli aggiornamenti del centro notifiche sono in tempo reale in base all'attività del link di condivisione. Le notifiche e-mail verranno inviate su base oraria.
• Abilita visualizzazione Galleria: la visualizzazione Galleria crea un'esperienza di condivisione elegante e coerente con il brand.Non verranno visualizzate informazioni aggiuntive come sezioni, asset nome e dettagli asset. Invece, tutti i tuoi allegati appariranno semplicemente e se il tuo link di condivisione consente di scaricare, puoi passare il mouse sopra il asset e selezionare il pulsante di download. Se il link di condivisione è privato, non puoi attivare la visualizzazione Galleria. Hai anche la possibilità di caricare un logo che apparirà nella parte superiore di un link di condivisione della vista galleria.

Ci sono alcune impostazioni di condivisione aggiuntive che gli amministratori sono in grado di regolare andando su settings > impostazioni generali > scheda avanzata. 

Come ulteriore controllo di sicurezza, gli amministratori possono limitare la condivisione solo a Brandfolder utenti abilitando Limita condivisione agli utenti di questo Brandfolder . 

Gli amministratori possono creare i propri link di condivisione come privati abilitando per impostazione predefinita Rendi privati i link di condivisione. Tieni presente che gli utenti che condividono i link possono riportare il link al pubblico, se lo desiderano.

Gli amministratori possono impostare un periodo di tempo predefinito per la scadenza dei link di condivisione abilitando la scadenza di nuovi link di condivisione in un periodo di tempo predefinito. 

Gli amministratori possono anche richiedere a un utente di inserire un indirizzo e-mail per accedere al link di condivisione abilitando Richiedi ID per le condivisioni pubbliche. L'indirizzo e-mail inserito serve a monitorare gli utenti solo in Insights e non deve essere associato a un account Brandfolder. 

Rimozione di risorse dai link condivisi

Gli utenti che dispongono delle autorizzazioni di modifica per un determinato link di condivisione possono rimuovere le risorse da tale link di condivisione dopo che è stato creato. I seguenti utenti hanno accesso alle autorizzazioni di modifica sui collegamenti condivisi: utenti che dispongono di autorizzazioni di amministratore sulle risorse che sono state condivise e guest o collaboratori che hanno creato il link di condivisione.

1. Per rimuovere le risorse da un link di condivisione, accedi innanzitutto all'URL del link di condivisione.
2. Una volta sulla pagina URL del link di condivisione, seleziona le risorse da rimuovere.
3. Una volta selezionate le risorse, viene visualizzata una barra nella parte inferiore dello schermo. La barra includerà un pulsante Rimuovi da Condividi link . Seleziona il pulsante. 

4. Verrà visualizzato un nuovo modale per verificare la rimozione degli asset selezionati. Seleziona Rimuovi risorse.

5. Nell'angolo in alto a destra dello schermo, vedrai una notifica come quella qui sotto che ti informa che le tue risorse sono state rimosse con successo dal link di condivisione!

Errore durante l’aggiunta degli asset a link di condivisione.

Gli stessi utenti che hanno la possibilità di rimuovere le risorse da un link di condivisione possono aggiungere risorse anche dopo che è stato creato un link di condivisione.

1. Seleziona le risorse da aggiungere al link di condivisione già creato. Una volta selezionate le risorse, verrà visualizzata la barra degli strumenti in blocco.
2. Seleziona Aggiungi per condividere link nella barra degli strumenti collettiva.
3. Apparirà un nuovo modale. Nella barra di ricerca dei collegamenti di condivisione è possibile utilizzare quanto segue per individuare un collegamento di condivisione creato in precedenza:

• URL del link di condivisione (corrispondenza esatta)
• Il nome del link di condivisione (contiene)
• Il creatore del link di condivisione (contiene in base all'e-mail

Gli amministratori possono attivare Visualizza solo linkcondivisi creati per restringere la ricerca. 

4. I risultati della ricerca possono essere visualizzati in anteprima sul lato destro della modale selezionando il link di condivisione desiderato nell'elenco. Se è presente un solo risultato di ricerca, il link di condivisione verrà visualizzato automaticamente in anteprima.

5. Fai clic sul pulsante Aggiungi per condividere link . Le risorse verranno aggiunte al link di condivisione e un popup che indica che le risorse sono state aggiunte correttamente al link di condivisione apparirà nell'angolo in alto a destra.

Condividi informazioni sui link visibili agli editor

Dopo che è stato creato un link di condivisione, un editor può visualizzare il link di condivisione e vedere due pannelli di informazioni sul link di condivisione lungo il lato destro.

Nell’e-mail sono incluse le seguenti informazioni:

• Il Brandfolder da cui vengono condivisi gli asset.
• Il numero di risorse nascoste (risorse non pubblicate, scadute o non approvate).
• Numero di asset visualizzati.
• Accesso (pubblico o privato).
• Data di creazione
• Data di scadenza
• Creato da
• Notifiche: può essere attivato o disattivato. Se attivato, riceverai notifiche per quando gli utenti visualizzano il link di condivisione.

Il secondo pannello è dedicato all'attività di condivisione dei link. Mostrerà chi ha visualizzato il link di condivisione visualizzando il proprio indirizzo e-mail, la data di visualizzazione e l'ora.

Gestione dei link condivisi in blocco

Gli amministratori hanno la possibilità di gestire i propri link di condivisione dall'area di gestione collettiva accedendo a Impostazioni > Gestione collettiva > Condividi link.

All'interno della pagina dei link di condivisione ci sono alcune azioni che gli amministratori possono intraprendere.

• Possono visualizzare informazioni di base su ciascun link di condivisione, ad esempio il nome, il destinatario, il numero di risorse, le impostazioni di accesso, quando è stato creato, quando scadrà e se richiede un indirizzo e-mail per essere visualizzato.
• Gli amministratori possono anche selezionare Modifica per apportare modifiche alle impostazioni configurate sul loro link di condivisione.
• Gli amministratori possono eliminare un singolo link di condivisione selezionando l'icona del cestino.
• È inoltre possibile eliminare i collegamenti in blocco selezionando le caselle di controllo a sinistra di ciascun collegamento. Per selezionare solo alcuni link di condivisione da eliminare, usa Maiusc+clic. Una volta selezionati i link di condivisione da eliminare, fare clic sul pulsante Elimina .