Resource Management integrations and API

Con l'API Resource Management è possibile recuperare e aggiungere dati al database di Resource Management.

L'utilizzo della nostra API richiede che qualcuno del tuo team scriva il codice per realizzare l'integrazione, oppure puoi assumere qualcuno che faccia l'integrazione per te.

Cerchi dettagli tecnici? Consulta la documentazione sulla nostra API.

Per ulteriori informazioni su altri modi in cui è possibile ottenere dati in o fuori da Resource Management, consulta di seguito per ulteriori dettagli:

• Zapier

• Esporta in QuickBooks

• Iscrizioni calendario

Zapier è uno strumento di terze parti molto diffuso che consente di collegare Resource Management con migliaia di altre applicazioni, facendoti risparmiare tempo e mantenendo i tuoi dati accurati e aggiornati. Zapier ti consente di collegare Resource Management con altri strumenti del flusso di lavoro senza doverti preoccupare di una sola riga di codice.

Resource Management ha diverse azioni e trigger con Zapier. Questi consentono di inviare e ricevere informazioni tra Resource Management e le altre applicazioni. Sfoglia Zapier per vedere cosa puoi mappare tra Resource Management e i flussi di lavoro della tua organizzazione.

Azioni + trigger Zapier

Le azioni vengono utilizzate per scrivere dati in Resource Management. I trigger inviano dati ad altri strumenti quando accade qualcosa in Resource Management.

Alcuni esempi di azioni e trigger:

• Creare un progetto quando un lead viene convertito in Salesforce

• Creare voci di Resource Management relative al tempo nei nuovi fogli presenze Harvest

• Configurare un utente di Resource Management quando aggiungi un nuovo membro del team al tuo strumento CRM

• Inviare una notifica a Slack quando un'assegnazione viene aggiornata

• Creare una bacheca Trello quando viene creato un nuovo progetto

• Aggiornare il tuo calendario Google o Outlook quando sei in organico su quel nuovo progetto

Quando colleghi un'azione con un trigger, ottieni uno "zap". Gli zap possono limitarsi a solo due fasi, ma puoi aggiungere livelli di complessità in base alle tue esigenze.

Abbiamo fornito alcuni modelli di Zap per darti alcune idee, ma rappresentano solo un esempio di ciò che è possibile fare.

Siamo qui per aiutarti. Facci sapere se desideri ulteriori informazioni sull'utilizzo di Zapier e Resource Management per semplificare il tuo flusso di lavoro operativo.

Gli sviluppatori che lavorano con l'API dovranno rivedere la documentazione dell'API per ulteriori informazioni.

Siamo felici di rispondere alle domande sulle opzioni di integrazione. Se desideri maggiore assistenza pratica, contatta il rappresentante del tuo account per parlare con il nostro team di consulenza per aiutarti a costruire qualcosa.

Da sapere

• L'accesso API non è abilitato per le versioni di prova. Contatta il tuo CSM per abilitarlo.
• Il proprietario dell'account può nascondere il token API e scegliere quali Amministratori delle risorse possono visualizzarlo. Contatta il proprietario dell'account per ottenere il token API se non è visualizzato in Impostazioni account. 

Contatta il team di assistenza per un ulteriore supporto.

Gli abbonamenti al calendario sincronizzano i dati un'unica direzione, da Resource Management al calendario. Eventuali modifiche apportate al calendario non si riflettono in Resource Management.

L'URL dell'abbonamento popola automaticamente il calendario con le tue assegnazioni da sette giorni prima della data di inizio ai trenta giorni successivi.

Le assegnazioni popolano il tuo calendario come eventi privati che durano tutto il giorno e non bloccano il tuo calendario in nessun momento. Gli eventi del calendario includono le seguenti informazioni da Resource Management:

• Nome progetto
• Nome fase
• Nome dell'assegnazione (elemento di lavoro)
• Date assegnazione:
• Nome cliente
• Allocazione
• Descrizione dell'assegnazione
• Numero delle sottoattività di assegnazione (completati, rimanenti e totali)

Attivazione degli abbonamenti al calendario

NOTA: è necessario essere un Amministratore delle risorse per abilitare gli abbonamenti al calendario.

1. Seleziona il pulsante Impostazioni nell'angolo in alto a destra.

2. Seleziona Impostazioni account dall'elenco a discesa.

3. Scorri fino alla parte inferiore della pagina Impostazioni account per trovare l'opzione per abilitare o disabilitare gli abbonamenti al calendario. 

Una volta che l'Amministratore delle risorse ha attivato gli abbonamenti al calendario per l'account, i membri del team possono abilitare gli abbonamenti al calendario singolarmente.

1. Seleziona il pulsante Impostazioni nell'angolo in alto a destra.

2. Seleziona Le mie preferenze dall'elenco a discesa. 

3. Fai cli sul pulsante Attiva per generare un URL per l'abbonamento al calendario.

I membri del team possono utilizzare questo URL per sincronizzare automaticamente le assegnazioni di Resource Management ai client di calendario utilizzati, come Google Calendar, Outlook.com o Apple iCloud. L'URL è pubblico. Se condividi questo link con altri, questi possono visualizzare le tue assegnazioni in Resource Management. Se pensi di aver condiviso accidentalmente questo link con qualcuno che non dovrebbe avere accesso, puoi facilmente generare un nuovo link cliccando sul pulsante Reimposta URL. Se reimposti l'URL, devi ricollegare il client preferito al nuovo URL.

Aggiunta dell'abbonamento al calendario al calendario preferito

Per aggiungere il tuo abbonamento al calendario di Resource Management al tuo calendario personale, copia l'URL dell'abbonamento e utilizza i passaggi descritti di seguito per il tuo client di calendario.

• Google Calendar (Nota: potrebbe richiedere fino a 12 ore per la visualizzazione delle modifiche nel tuo Google Calendar)
• iCloud (Apple Calendar)
• Outlook

Crea un report

Crea un report che includa i dati che desideri esportare. Ad esempio, è possibile creare un report chiamato Fatturazione di ottobre; personalizza le tue impostazioni secondo necessità. Puoi creare ed esportare report su progetti, fasi, ferie o qualsiasi altro dato che desideri utilizzare in QuickBooks.

Nella parte superiore della schermata, clicca su Analisi e applica le seguenti impostazioni:

• Visualizzazione: ore 
• Intervallo di tempo: intervallo di date personalizzate (1 ottobre - 31 ottobre)
• Raggruppa prima per: progetto (mostrando tutti i progetti in questo periodo di tempo)
• Quindi raggruppa per: membro del team (mostrando tutte le ore lavorate da tutte le persone della tua azienda entro questo periodo di tempo).

Salva i report sulla tua pagina personale o sulla tua pagina di analisi per accedervi facilmente in futuro.

Esporta i tuoi dati

Seleziona Esporta in alto a destra e seleziona Esporta voci temporali per QuickBooks. In questo modo verrà salvato un file .IIF, il file specifico di QuickBooks contenente tutti i dati di Resource Management. Salva questo file in una posizione facile da trovare.

Apri QuickBooks

1. Apri QuickBooks. Assicurati nel sistema siano presenti tutti i tuoi dipendenti con le relative tariffe di fatturazione. Probabilmente è già impostato se si utilizza QuickBooks per la contabilità e il libro paga.
2. Vai a File > Utilità > Importa > Importa file .IIF
3. Seleziona il progetto che desideri fatturare. Clicca su Crea fattura in basso nella pagina. 
4. La fattura deve estrarre le tariffe delle fatture impostate in QuickBooks e allinearle alle ore registrate in Resource Management.
    

Mappatura dei dati QuickBooks

Il file .IFF scaricato da Resource Management non ha bisogno di ulteriori formattazioni per l'importazione in QuickBooks. Tuttavia, assicurati che i dati tra QuickBooks e Resource Management siano correttamente abbinati e capisci dove i campi dati sono mappati su QuickBooks.

L'ortografia e la spaziatura di tutti i tuoi elementi devono essere esattamente uguali tra i due sistemi.

I dati di QuickBooks sono mappati su Resource Management come segue:

• QuickBooks: cliente = Resource Management: cliente
• QuickBooks: lavoro = Resource Management: progetto
• QuickBooks: dipendente = Resource Management: persone
• QuickBooks: voce di servizio o voce = Resource Management: categoria di attività
• QuickBooks: note o descrizione = Resource Management: note
• QuickBooks: tariffa = Resource Management: tariffa di fatturazione

Esistono diverse soluzioni per le integrazioni. Ecco una ripartizione delle capacità, delle sfide di implementazione e dei costi di ciascun metodo:

Exports

Utilizza questa opzione quando desideri ottenere i dati da Resource Management. Esporta in .CSV per estrarre insiemi di dati in Excel o in un altro programma di fogli di calcolo.

Scopri come esportare i dati dai report.

Zapier

Zapier offre un sottoinsieme dell'API completa attraverso un'interfaccia "punta e clicca" facile da usare. L'utilizzo di Zapier non richiede un ingegnere software per scrivere un codice personalizzato per l'integrazione, quindi può essere meno costosa e più veloce da eseguire rispetto all'utilizzo dell'API. Zapier non consente le solide integrazioni possibili con la nostra API, ma è ideale per azioni semplici tra strumenti come la creazione di un progetto o l'aggiunta di un'assegnazione.

Può darsi che l'applicazione con cui stai cercando di integrarti non sia connessa alla piattaforma Zapier. Controlla il sito web di Zapier prima di intraprendere questo tipo di integrazione. Inoltre, a seconda dell'utilizzo, potrebbe essere necessario un abbonamento mensile al servizio Zapier.

API

È la soluzione più robusta, flessibile e impegnativa da implementare. Questa opzione offre la massima capacità di integrazione, ma richiede competenze di sviluppo web per implementarla efficacemente.

Confronta i metodi di integrazione

Questo diagramma fornisce una breve panoramica e un confronto delle funzionalità di ogni metodo di integrazione rispetto al sito web.

• Completo: caratteristiche e funzionalità tutte disponibili
• Parziale: offre un sottoinsieme di funzionalità complete. Per maggiori dettagli, consulta la documentazione completa.
• Solo lettura: permette di visualizzare solo i record