Demand Management and Project Intake

Smartsheet Control Center provides a simple interface to collect and respond to requests for new projects.

Smartsheet Control Center: Configurazione di un foglio di immissione

Un foglio di immissione, ti consente di raccogliere i dati profilo di immissione e gestire la creazione del progetto. Questa è una parte del tuo Blueprint, insieme alla cartella di origine Blueprint, il foglio di riepilogo e altri documenti correlati. Va memorizzata nella cartella Amministratore, in modo da consentirti di regolare chi vi abbia accesso.

Ruolo del foglio di immissione in un Blueprint.

Un foglio di immissione utilizza i dati raccolti per compilare la sezione Riepilogo (o i dati profilo) dei fogli di progetto in modo automatico.

Il foglio di immissione standardizza e limita l’accesso ai dati profilo per ciascun progetto. Il blocco degli elementi come Budget e Data di scadenza progetto previene la modifica di importanti punti dati da parte dei membri del team.

NOTA: Non devi bloccare tutti i campi, puoi inoltre consentire l’immissione manuale dei dati durante la creazione del progetto.

Un nuovo progetto che estrae i dati profilo da un foglio di immissione
A new project pulling profile data from an Intake Sheet

 

Un foglio di immissione contribuisce a gestire la richiesta. Ecco un esempio di un flusso di lavoro tipico:

  • Il tuo team invia le proposte o le richieste per nuovi progetti attraverso un modulo (vedi: Raccolta di informazioni con un modulo)
  • I Manager quindi rivedono e approvano o rifiutano ciascun progetto, tutto da un solo foglio
  • È quindi possibile creare i progetti approvati in Control Center

Creazione e configurazione del foglio di immissione

Innanzitutto, apri Smartsheet:

  1. Clicca sulla scheda Home.
  2. Individua il workspace Amministratore nel pannello di sinistra.
  3. Clicca con il tasto destro del mouse sul workspace Amministratore e clicca su Crea nuovo > Griglia.
  4. Nella finestra Denomina il foglio, digita il nome del foglio di immissione e clicca su OK.

Quindi, passerai alla configurazione del foglio di immissione con colonne specifiche. Crea le colonne riportate di seguito nel foglio di immissione.

NOTA: La maggior parte delle colonne riportate di seguito sono consigliate, tuttavia opzionali, è richiesta solo la colonna del nome progetto. Per ulteriori informazioni sulla creazione di colonne nei fogli e sull’utilizzo di diversi tipi di colonne, consulta Utilizzo del tipo di colonna migliore per i tuoi dati.

Nome progetto (obbligatorio)

Inserisci un nome per ciascun progetto in questa colonna.

Ad esempio, se stai aprendo un negozio, il nome potrebbe essere la posizione del negozio in questione. Quando crei un progetto, queste sono le informazioni che saranno utilizzate come nome per l’intero progetto. Va inserito nella Colonna principale del Riepilogo.

Approvazione (opzionale)

Una colonna Approvazione limita i progetti che possono essere creati in Control Center. Quando utilizzi lo stato Richiedi approvazione, è possibile creare solo progetti approvati. Senza la colonna Approvazione, è possibile eseguire il provisioning di qualsiasi progetto sul foglio di immissione.

Utilizza una casella di spunta o un elenco a discesa per il tipo di colonna e aggiorna la colonna quando ciascun progetto viene approvato. In questo modo, è possibile creare solo i progetti approvati in Control Center.

Progetto creato (opzionale)

Una colonna Progetto creato limita il progetto a un’istanza singola. I progetti contrassegnati come creati non saranno visualizzati come opzione durante la creazione di un nuovo progetto.

Utilizza una casella di spunta o un elenco a discesa per il tipo di colonna e aggiorna la colonna quando ciascun progetto viene approvato. In questo modo si contribuisce a prevenire progetti duplicati.

Collegamento progetto (opzionale)

Se hai scelto Mostra altre opzioni di immissione sulla schermata Impostazioni immissione del Generatore Blueprint, visualizzerai l’opzione per aggiungere un collegamento progetto. Questo è una scorciatoia per lo stesso progetto inserito nel foglio immissione.

Dati profilo di immissione (opzionale)

Altre colonne possono compilare automaticamente i dati profilo di immissione durante la creazione di un progetto. Attribuisci a queste colonne il medesimo nome di quello assegnato nei dati profilo.

SUGGERIMENTO: Configuralo come colonna Elenco dei contatti se i dati profilo saranno utilizzati per l’impostazione delle autorizzazioni-

Esempio di foglio di immissione
Example of Intake Sheet

Best practice per ottimizzare il processo di immissione

  • Per le parti interessate che approvano i progetti: Limitare la condivisione di autorizzazioni di livello Editor.
  • Per semplificare agli utenti le richieste di progetti senza richiedere accesso al foglio di immissione, crea un Modulo Smartsheet. Le informazioni dettagliate sulla creazione dei moduli sono disponibili in Raccolta delle informazioni con un modulo.
  • Crea un avviso per notificare agli addetti all’approvazione del progetto quando è stata inviata la richiesta di un nuovo progetto. Consulta Automazione del lavoro con avvisi e azioni.
  • Aggiungi altre colonne per monitorare i processi di approvazione multifase. Per creare il progetto, sarà necessaria solo l’approvazione finale.
  • Creazione dei filtri del foglio (consulta: Crea un filtro per mostrare o nascondere i dati) e i report (consulta: Report sui dati da più fogli) per individuare rapidamente i progetti e agire su di loro più rapidamente.