Monitoraggio del carico di lavoro in Smartsheet

Il monitoraggio dei carichi di lavoro è disponibile per gli utenti con un piano Smartsheet Business o Aziendale. È inoltre disponibile per gli utenti che dispongono di un account Resource Management che hanno attivato Autenticazione Smartsheet per Resource Management.

Se disponi di un piano Resource Management e usi il monitoraggio dei carichi di lavoro, i dati del tuo progetto sono visibili in Resource Management agli amministratori e agli altri utenti con accesso a livello di account. 

Nei fogli di progetto puoi abilitare il monitoraggio del carico di lavoro, che calcolerà la disponibilità delle risorse assegnate a lavorare sul progetto. Puoi calcolare la disponibilità da tutte le assegnazioni sui progetti in cui è attivo il monitoraggio del carico di lavoro. Una best practice consiste nell’attivare il monitoraggio del carico di lavoro per tutto il lavoro da svolgere, in modo che i project manager possano avere un quadro più accurato della disponibilità di una persona. Ogni foglio del piano del progetto contiene una colonna con la percentuale (%) di allocazione. Questa colonna può specificare la quantità di tempo che una persona può dedicare all’assegnazione del progetto. 

L’opzione per monitorare il carico di lavoro del team appare quando:

• Partendo da un foglio vuoto, aggiungi due colonne di tipo data e una colonna di tipo contatti
• Parti da una visualizzazione Gantt, da un modello di foglio di progetto o da un modello di assistente di progetto, subito dopo aver aperto il foglio
• Apri un foglio esistente con dati che includono due colonne di tipo data e una colonna di tipo contatti

Selezionando Provalo sul suggerimento, si apre il pannello Resource Management per avviare il monitoraggio del carico di lavoro. Selezionando Chiudi sul suggerimento, lo chiudi e non verrà più visualizzato sui i tuoi fogli per 3 giorni. Selezionando la casella Non mostrare di nuovo e poi Chiudi, rimuovi definitivamente il suggerimento da tutti i fogli. 

Brandfolder Image

Un foglio di progetto generalmente contiene colonne per data di inizio, data di fine, durata, % di completamento e predecessori. Tuttavia, Smartsheet configurerà automaticamente le colonne aggiuntive necessarie per trasformare un foglio in un foglio di progetto utilizzando Resource Management in background, se accetti di configurare il monitoraggio carico di lavoro. 

Mappa di calore del carico di lavoro

Dopo aver attivato il monitoraggio del carico di lavoro per il progetto nel pannello Resource Management, il pannello mostrerà una mappa di calore del carico di lavoro che evidenzia le sovrassegnazioni. La mappa di calore del carico di lavoro consente di identificare problemi legati al personale. Una barra rossa indica quando ci sono sovrassegnazioni nelle risorse, e richiede di intraprendere azioni per risolvere eventuali problemi di personale.

Brandfolder Image

Colori della mappa di calore del carico di lavoro

Programmazione del carico di lavoro

Puoi espandere la mappa di calore del carico di lavoro in una programmazione del carico di lavoro a schermo intero per vedere in dettaglio le sovrassegnazioni. Qui vedrai quali altri progetti stanno contribuendo alla sovrassegnazione e potrai modificare l’assegnazione del progetto per risolvere il problema, o collaborare con proprietari di altri progetti per modificare le assegnazioni relative ai loro progetti. Puoi modificare solo le assegnazioni sulla programmazione del carico di lavoro relativa al foglio che hai aperto. 

Devi salvare il foglio prima che le modifiche di assegnazione nella griglia si riflettano nella programmazione del carico di lavoro. Tuttavia, quando apporti modifiche alle assegnazioni nella programmazione del carico di lavoro, tali modifiche verranno sincronizzate automaticamente con la griglia. Tuttavia, non è necessario salvare la programmazione del carico di lavoro, poiché le modifiche alle assegnazioni vengono immediatamente sincronizzate al salvataggio.

Brandfolder Image

Colori della programmazione del carico di lavoro

Configurare la mappa di calore e la programmazione del carico di lavoro 

1. Apri il foglio del piano di progetto
2. Seleziona l’icona del pannello Resource Management
3. Abilita il monitoraggio del carico di lavoro sul foglio di progetto
4. Esamina la mappa di calore del carico di lavoro per vedere le persone assegnate al lavoro nel piano di progetto e per assicurarti che nessuno sia sovraccarico.

Gli indicatori di sovrassegnazione hanno maggiori probabilità di comparire quando il monitoraggio del carico di lavoro è attivato per altri progetti su cui stanno lavorando le risorse. Altri project manager dovrebbero attivare il monitoraggio del carico di lavoro per i loro progetti. Ciò migliora la visibilità su tutte le risorse di lavoro che hanno a disposizione.

5. Espandi la mappa di calore del carico di lavoro nella programmazione del carico di lavoro a schermo intero per vedere quali altri progetti occupano tempo e contribuiscono alla sovrassegnazione.
6. Modifica le assegnazioni del progetto sulla programmazione del carico di lavoro o nel foglio di progetto per risolvere la sovrassegnazione. Assicurati di lavorare con altri project manager in modo che adattino le assegnazioni ai loro progetti quando necessario.
7. Rivedi regolarmente la mappa di calore del carico di lavoro per identificare altri problemi legati al personale durante il ciclo di vita del progetto. 

Al momento non è possibile tenere traccia del carico di lavoro per i collaboratori esterni gratuiti. Ti consigliamo di renderli utenti senza licenza nel Centro dell’Amministratore per tenere traccia del loro carico di lavoro.

Disattivare il tracciamento del carico di lavoro

Nel pannello Resource Management, seleziona il menu a tre punti, quindi seleziona Disattiva tracciamento del carico di lavoro. I dati di tracciamento del carico di lavoro saranno archiviati e non saranno più visibili. 

I progetti archiviati sono nascosti dalla programmazione del carico di lavoro. Se disponi di un account Resource Management, accedi al tuo account Resource Management per visualizzare i progetti archiviati nella programmazione Resource Management. 

Se decidi di eliminare un foglio, assicurati di aver disattivato il tracciamento del carico di lavoro. Di conseguenza, le assegnazioni di quel foglio non verranno visualizzate nella programmazione del carico di lavoro di alcun progetto. 

Alternare tra più account Resource Management

Se disponi di più account Resource Management, se necessario, puoi passare il progetto a un account diverso. 

1. Seleziona il menu a tre punti. Seleziona Disattiva tracciamento del carico di lavoro
2. Nel pannello Resource Management, seleziona Traccia carico di lavoro.
3. Seleziona l’account che desideri utilizzare per il progetto. 

Esegui l’upgrade alle funzionalità Resource Management

Le funzionalità Resource Management di Smartsheet forniscono profili migliorati ed estesi per acquisire competenze, ruolo, disciplina, disponibilità part-time e altro ancora di una persona. Queste informazioni consentono a Resource Management di elaborare raccomandazioni sul personale basate sulle competenze, pianificare i programmi delle persone e altro ancora.

Per ulteriori informazioni su come acquistare Resource Management di Smartsheet, contatta il team dell’account o contatta il team di assistenza.

Resource Management crea automaticamente profili utente (Risorse non gestite) quando vengono assegnati a un progetto che utilizza il tracciamento dei carico di lavoro. Resource Management lavora dietro le quinte per potenziare il tracciamento del carico di lavoro. Se scegli di eseguire l’upgrade alle funzionalità Resource Management, questi dati saranno disponibili automaticamente. Per saperne di più sui profili Risorse non gestite.  

Se stai già utilizzando Resource Management di Smartsheet, i dati del tracciamento del carico di lavoro si sincronizzano automaticamente con l’istanza di Resource Management. 

Attiva il tracciamento del carico di lavoro durante la prova gratuita di Smartsheet

Se non hai un account Smartsheet ma vuoi esplorare il tracciamento del carico di lavoro, puoi avviare una prova gratuita di Smartsheet. Per attivare il tracciamento del carico di lavoro una volta avviato il periodo di prova: 

1. Seleziona l’icona del tuo profilo, quindi seleziona Gestione utenti. 

   L’opzione Gestione utenti è disponibile solo per la persona che ha iniziato il periodo di prova gratuita. 

2. Seleziona Aggiungi utente. 
3. Nella finestra Account Setup (Configurazione account), inserisci il nome dell’account.
4. Salva le modifiche. 
5. Ora l’icona Resource Management appare sotto la barra giusta. Seleziona l’icona per iniziare il tracciamento del carico di lavoro.