Utilizza la pianificazione del carico di lavoro direttamente nei fogli per visualizzare chi è disponibile e risolvere le sovrassegnazioni delle risorse.
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Attiva il monitoraggio del carico di lavoro nei tuoi fogli per calcolare la disponibilità delle risorse assegnate ai progetti. Le best practice indicano di abilitare il monitoraggio del carico di lavoro per tutto il lavoro assegnato, in modo che i project manager abbiano un quadro accurato della disponibilità di una persona. Un foglio di progetto generalmente contiene colonne per data di inizio, data di fine, durata, % di completamento e predecessori.
Devi essere un Membro (o un utente Smartsheet con licenza del modello legacy) per attivare e visualizzare il monitoraggio del carico di lavoro. Puoi monitorare il carico di lavoro solo per gli utenti che sono nel tuo piano. Le autorizzazioni degli utenti hanno le seguenti funzionalità:
- Gli utenti con autorizzazioni di Amministratore o superiori possono abilitare il monitoraggio del carico di lavoro.
- Gli utenti con autorizzazioni di Editor e superiori possono visualizzare la mappa di calore del carico di lavoro (in Visualizzazione griglia) e modificare la pianificazione del carico di lavoro.
- Gli utenti con autorizzazioni di Visualizzatore e superiori possono visualizzare la mappa di calore e la programmazione del carico di lavoro.
Se disponi di un account Resource Management, devi attivare l’Autenticazione Smartsheet per utilizzare le funzioni di monitoraggio del carico di lavoro.
Se disponi di un piano Resource Management e usi il monitoraggio del carico di lavoro, i dati del tuo progetto sono visibili in Resource Management agli Amministratori e agli altri utenti con accesso a tutto il piano.
Configura il monitoraggio del carico di lavoro
Dalla Visualizzazione tabella
Puoi impostare il monitoraggio del carico di lavoro da Carichi di lavoro
nella barra degli strumenti o in Impostazioni
nella parte più a destra della barra degli strumenti. Entrambe le esperienze forniscono lo stesso risultato, ma sono leggermente diverse.
Pannello di configurazione del carico di lavoro
- Seleziona Carichi di lavoro
dalla barra degli strumenti. Si apre il pannello di configurazione del carico di lavoro.
- Seleziona le colonne per la mappatura. Fai riferimento alla sezione Colonne del progetto di seguito per le descrizioni delle colonne.
- Seleziona Applica.
Monitoraggio del carico di lavoro dal pannello Impostazioni
- Seleziona Impostazioni
dalla barra degli strumenti. Si apre il pannello Impostazioni.
- Seleziona una colonna Data di inizio e una colonna Data di fine. Questo passaggio serve per poter attivare l’interruttore Carico di lavoro.
- Seleziona le colonne per la mappatura. Fai riferimento alla sezione Colonne del progetto di seguito per le descrizioni delle colonne.
Se disponi di più istanze di Resource Management, verrà visualizzata un’opzione per selezionare quella a cui desideri connettere il foglio.
- Seleziona Applica.
Dalla Visualizzazione griglia
- Apri il pannello Resource Management
. - Seleziona le colonne per la mappatura. Fai riferimento alla sezione Colonne del progetto di seguito per le descrizioni delle colonne.
- Seleziona Traccia carico di lavoro.
Colonne di progetto
Indipendentemente dal metodo di configurazione scelto in precedenza, le colonne del progetto che devi selezionare o creare sono le seguenti:
- Data di inizio e Data di fine sono obbligatorie e devono essere di tipo data.
- Risorsa assegnata è obbligatoria e deve essere una colonna di tipo contatto.
- % di allocazione è una colonna facoltativa e deve essere una colonna di tipo testo/numero. Specifica la quantità di tempo di una persona (o segnaposto) che può essere allocata all’assegnazione del progetto. La colonna di allocazione va da 0% a 100%, per impostazione predefinita è 100% sulle righe con una data di inizio, una data di fine e assegnate a un contatto, ma puoi aggiornarla secondo necessità sul foglio o nella pianificazione del carico di lavoro. Se elimini il valore dell’allocazione, l’attività non viene più visualizzata nella mappa di calore o nella pianificazione del carico di lavoro.
L’allocazione predefinita non viene applicata alle righe madri o alle righe che hanno una formula di colonna nella colonna di allocazione.
- Fase è facoltativa e deve essere una singola colonna di tipo elenco a discesa. Può essere aggiunta durante la configurazione o successivamente, in Impostazioni di progetto. Scopri di più sull’integrazione delle fasi del progetto tra Smartsheet e Resource Management.
Programmazione del carico di lavoro
Dopo aver attivato il monitoraggio del carico di lavoro per il tuo progetto, puoi utilizzare la pianificazione del carico di lavoro per visualizzare in dettaglio le condizioni di sovrallocazione.
Per visualizzare la pianificazione del carico di lavoro:
- Dalla Visualizzazione tabella: seleziona Carichi di lavoro nella barra degli strumenti.
- Dalla Visualizzazione griglia: espandi la mappa di calore del carico di lavoro in una pianificazione del carico di lavoro a schermo intero
Qui puoi vedere quali altri progetti stanno contribuendo alla sovrallocazione e modificare le assegnazioni del progetto per risolvere il problema, o collaborare con proprietari di altri progetti per modificare le assegnazioni relative ai loro progetti. Puoi modificare solo le assegnazioni sulla programmazione del carico di lavoro relativa al foglio che hai aperto. Puoi utilizzare il pulsante Espandi/Comprimi accanto al nome di ogni risorsa per visualizzare la mappa di calore di allocazione delle risorse.
In Visualizzazione griglia, è necessario salvare il foglio prima che le modifiche alle assegnazioni si riflettano nella pianificazione del carico di lavoro. In Visualizzazione tabella, questa operazione viene eseguita automaticamente. In entrambe le visualizzazioni, le modifiche alla pianificazione del carico di lavoro vengono sincronizzate automaticamente con il foglio.
Utilizza il cursore per espandere i dettagli dell’assegnazione per un individuo o usa Espandi tutto per visualizzare ulteriori dettagli dell’assegnazione per tutti.
La visualizzazione della programmazione del carico di lavoro consolida le assegnazioni presenti in tutti i fogli in cui è abilitato il monitoraggio del carico di lavoro e le risorse assegnate sul tuo foglio che hanno assegnazioni anche su altri fogli.
Colori della programmazione del carico di lavoro
| Colore | Significato |
|---|---|
Rosso | Sovrassegnazione |
Grigio medio | Assegnazioni relative ad altri progetti |
Grigio chiaro | Disponibile |
Blu | Assegnazioni relative al foglio di progetto corrente |
Mappa di calore del carico di lavoro
Dopo aver attivato il monitoraggio del carico di lavoro per il tuo progetto, il pannello Resource Management mostra una mappa di calore del carico di lavoro che evidenzia la sovrallocazione.
Devi essere in Visualizzazione griglia per visualizzare la mappa di calore del carico di lavoro.
Una barra rossa indica quando ci sono sovrallocazioni nelle risorse, e richiede di intraprendere azioni per risolvere eventuali problemi di personale.
La disponibilità, la sovrassegnazione e la mappa di calore delle assegnazioni vengono mostrate solo per gli ultimi 60 giorni.
Colori della mappa di calore del carico di lavoro
| Colore | Significato |
|---|---|
Rosso | Sovrassegnazione |
Grigio scuro | Allocazione completa (100%) |
Grigio medio | Allocazione parziale (1-99%) |
Grigio chiaro | Disponibile, allocazione 0% |
Blu | Assegnazioni relative al foglio di progetto corrente |
Disattivare il monitoraggio del carico di lavoro
In Visualizzazione tabella: apri Impostazioni e disattiva Carichi di lavoro.
- In Visualizzazione griglia: nel pannello Resource Management, seleziona il menu con i puntini di sospensione, quindi seleziona Disattiva tracciamento del carico di lavoro.
I progetti archiviati sono nascosti dalla programmazione del carico di lavoro. Se disponi di un account Resource Management, accedi per visualizzare i progetti archiviati nella pianificazione Resource Management.
Eliminare un foglio con monitoraggio del carico di lavoro
Quando elimini un foglio in Smartsheet collegato a un progetto di Resource Management, il progetto in Resource Management viene eliminato o archiviato.
- Se non sono associati inserimenti di ore, il progetto viene eliminato.
- Se sono associati inserimenti di ore, il progetto viene archiviato.
Se elimini il progetto in Resource Management, non vengono apportate modifiche al foglio.
Passare da un account Resource Management a un altro
Se disponi di più account Resource Management, se necessario, puoi trasferire il progetto a un account diverso.
Nella Visualizzazione tabella:
- Seleziona Impostazioni.
- Disattiva Carichi di lavoro.
- Attiva Carichi di lavoro. Segui i passaggi nella sezione Configura il monitoraggio del carico di lavoro e seleziona la nuova organizzazione desiderata quando richiesto.
Nella Visualizzazione griglia:
- Seleziona il menu a tre trattini
. - Seleziona Disattiva tracciamento del carico di lavoro.
- Nel pannello Resource Management, seleziona Traccia carico di lavoro.
- Seleziona l’account che desideri utilizzare per il progetto.
Visualizzare il progetto in Resource Management
Questo vale per gli utenti con un account Resource Management. Per ulteriori informazioni sull’acquisto di Resource Management di Smartsheet, contatta il team dell’account o contatta il team di assistenza.
Gli utenti con una licenza Resource Management che sono in condivisione sul foglio possono visualizzare il progetto in Resource Management. In Visualizzazione griglia, dalla mappa di calore del carico di lavoro, seleziona il nome del progetto per aprirlo in Resource Management. Puoi visualizzare ulteriori informazioni su budget, timeline, posizione e altro.
Il livello di autorizzazione Resource Management determina la quantità di informazioni che puoi visualizzare in Resource Management per il progetto. Per saperne di più, scopri cosa possono fare e visualizzare gli utenti con i loro livelli di autorizzazione.
Esegui l’upgrade alle funzionalità Resource Management
Le funzionalità di Resource Management di Smartsheet forniscono profili migliorati e ampliati per acquisire competenze, ruoli, discipline, disponibilità part-time e altro ancora delle persone. Queste informazioni consentono a Resource Management di elaborare raccomandazioni sul personale basate sulle competenze, pianificare in base alle programmazioni delle persone e altro ancora.
Resource Management crea automaticamente profili utente (Risorse non gestite) quando vengono assegnati a un progetto che utilizza il monitoraggio del carico di lavoro. Resource Management lavora dietro le quinte per potenziare il monitoraggio del carico di lavoro. Se scegli di eseguire l’upgrade alle funzionalità di Resource Management, questi dati diventano disponibili. Scopri di più sui profili Risorse non gestite.
Se stai già utilizzando Resource Management di Smartsheet, i dati del monitoraggio del carico di lavoro si sincronizzano automaticamente con l’istanza di Resource Management.
Attivare il monitoraggio del carico di lavoro durante la prova gratuita di Smartsheet
Se non disponi di un account Smartsheet ma vuoi esplorare il tracciamento del carico di lavoro, puoi avviare una prova gratuita di Smartsheet. Per attivare il tracciamento del carico di lavoro una volta avviato il periodo di prova:
Seleziona l’icona del tuo profilo, quindi seleziona Gestione degli utenti.
L’opzione Gestione degli utenti è disponibile solo per la persona che ha iniziato il periodo di prova gratuita.
- Seleziona Aggiungi utente.
- Nella finestra Configurazione account, inserisci il nome dell’account.
- Salva le modifiche.
- L’icona Resource Management appare ora sotto la barra destra. Seleziona l’icona per iniziare il tracciamento del carico di lavoro.