Best practice e risoluzione dei problemi del Connettore Jira per Smartsheet

Per creare o modificare un flusso di lavoro con il Connettore Salesforce di Smartsheet:

• Devi disporre delle autorizzazioni di Editor o superiori su ogni foglio mappato
• Devi essere in grado di accedere a Salesforce e ai record per cui desideri creare un flusso di lavoro
• Se il tuo Amministratore di sistema attiva l’impostazione Restrict Users (Limita utenti) nel Connettore Salesforce, devi avere anche il ruolo Utente Salesforce in Smartsheet.
• Il Connettore Salesforce di Smartsheet deve essere un’applicazione Premium disponibile sul piano, quindi il collegamento iniziale all’ambiente Salesforce deve essere già stato stabilito.

Il Connettore Salesforce di Smartsheet è disponibile come offerta Premium. Per informazioni sui prezzi, contatta il nostro team di vendita.

Se hai acquistato il Connettore Salesforce di Smartsheet nel tuo piano, accedi e inizia a creare flussi di lavoro tra Smartsheet e Salesforce.

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Questo articolo fornisce una guida completa sull'ottimizzazione dei flussi di lavoro digitali, concentrandosi sulle best practice per garantire processi senza soluzione di continuità e soluzioni di risoluzione dei problemi per potenziali sfide.

Individuazione e correzione degli errori di sincronizzazione

Puoi utilizzare le risorse seguenti per individuare e risolvere gli errori dei flussi di lavoro:

• Cronologia di esecuzione: vai a questa pagina per vedere un conteggio del numero degli errori di sincronizzazione per un flusso di lavoro e il messaggio di errore con i dettagli del problema. 
• Report degli errori: quando si verifica un problema, il proprietario del flusso di lavoro e la persona che ha modificato il campo o la riga del flusso di lavoro che ha causato il problema ricevono un’e-mail.
• Colonna dell'errore di sincronizzazione: controlla questa colonna in Smartsheet per leggere il messaggio sulle righe che hanno un problema di sincronizzazione.

Run history

Dopo aver creato un flusso di lavoro, puoi andare alla pagina Run History per vedere la cronologia delle sincronizzazioni ed eventuali errori che si sono verificati. Puoi accedere a Run History selezionando l’indicatore di data/ora nella data di esecuzione del tuo flusso di lavoro. 

Nella tua Cronologia di esecuzione, incontrerai diversi tipi di esecuzione:

• Sincronizzazione con Smartsheet: rappresenta le esecuzioni del flusso di lavoro che acquisiscono le modifiche da Salesforce e le sincronizzano con Smartsheet.
• Sincronizzazione con Salesforce: riguarda le esecuzioni del flusso di lavoro in cui le modifiche di Smartsheet sono sincronizzate con Salesforce.
• Filtered Row Finder: esecuzione del flusso di lavoro per modifiche apportate a eventuali problemi da filtrare in base alla configurazione del tuo flusso di lavoro. È un'attività in background che opera ogni 2 ore. I problemi filtrati verranno aggiunti nella gerarchia Filtrati da connettore, non sincronizzato nel foglio. Per informazioni più approfondite, consulta Filtrato per connettore, non sincronizzato.

Ricerca righe filtrate funziona solo per flusso di lavoro automatizzato tipi e funziona anche senza filtri specificati nella configurazione.

Best practice

Salva e aggiorna spesso

Per ridurre al minimo gli errori di sincronizzazione quando gli utenti lavorano su entrambi i sistemi, salva le modifiche e aggiorna i tuoi fogli se cambi qualcosa. Il salvataggio e l’aggiornamento frequenti garantiranno agli altri di vedere le tue modifiche. 

Blocca le colonne per evitare errori

Evita di alterare i dati nel campo obbligatorio Record ID all'interno di Smartsheet. Per mantenere l'accuratezza e l'integrità dei dati in questa colonna, il Proprietario del foglio o un altro utente con diritti di Amministratore deve Bloccare o sbloccare la colonna e le righe come la colonna ID record. 

Imposta le colonne a discesa come a selezione singola

Potresti vedere degli errori nei dati quando esegui la sincronizzazione tra Salesforce e i fogli con elenchi a discesa a selezione multipla. Imposta le colonne a selezione multipla come colonne a selezione singola quando configuri le mappature.

Visualizzare le modifiche

Puoi utilizzare la funzione Visualizza cronologia in Smartsheet per tenere traccia delle modifiche apportate a una cella. Per i fogli con dati sincronizzati tra Smartsheet e Salesforce, la modifica sarà attribuita alla persona che ha configurato il flusso di lavoro. Ciò aiuta a identificare il flusso di lavoro di un particolare utente, soprattutto se si verificano modifiche impreviste nel foglio.

Verificare le autorizzazioni del foglio su colonne inaspettatamente vuote

Se una colonna appare vuota in un foglio che hai mappato nel tuo flusso di lavoro, la colonna potrebbe essere bloccata. Il Proprietario del foglio (o un altro Amministratore) deve concederti le autorizzazioni di Amministratore sul foglio.

Ricerca mappa per campi per modificare facilmente i campi degli oggetti correlati in Smartsheet

Per modificare un campo di sola lettura all'interno di Smartsheet, è consigliabile mappare la versione Ricerca per... di un campo oggetto correlato. Questo metodo è particolarmente utile per attività come aggiornare il proprietario di un record Salesforce direttamente da Smartsheet, eliminando la necessità di copiare e incollare manualmente un ID utente. Ad esempio, puoi mappare il campo ID proprietario (Ricerca per nome utente completo) per sincronizzare il campo Nome completo dall'oggetto Utente. Si noti che l'oggetto User viene spesso associato ad altri oggetti, ad esempio Account e Opportunità.

Esegui il push dei dati da Smartsheet a Salesforce o Service Cloud solo per righe specifiche

Prendi in considerazione l'aggiunta di una colonna come Aggiorna record in Salesforce al tuo foglio per un maggiore controllo sulle righe specifiche che inviano i dati a Salesforce. Quindi, all'interno del flusso di lavoro Smartsheet Salesforce Connector, stabilisci un Filtro del foglio nel flusso di lavoro Smartsheet Salesforce Connector per sincronizzare solo le righe con l'opzione "Aggiorna record in Salesforce" selezionata.