Monitoraggio del carico di lavoro in Smartsheet

Il monitoraggio del carico di lavoro è disponibile per i membri del programma di accesso anticipato (EAP) che non dispongono di Resource Management. L’EAP verrà presto espanso ad altre organizzazioni.

Nei fogli di progetto puoi abilitare il monitoraggio del carico di lavoro, che calcolerà la disponibilità delle risorse assegnate a lavorare sul progetto. Puoi calcolare la disponibilità da tutte le assegnazioni sui progetti in cui è attivo il monitoraggio del carico di lavoro. Una best practice consiste nell’attivare il monitoraggio del carico di lavoro per tutto il lavoro da svolgere, in modo che i project manager possano avere un quadro più accurato della disponibilità di una persona. Ogni foglio del piano del progetto contiene una colonna con la percentuale (%) di allocazione. Questa colonna può specificare la quantità di tempo che una persona può dedicare all’assegnazione del progetto. 

L’opzione per monitorare il carico di lavoro del team appare quando:

• Partendo da un foglio vuoto, aggiungi due colonne di tipo data e una colonna di tipo contatti
• Parti da una visualizzazione Gantt, da un modello di foglio di progetto o da un modello di assistente di progetto, subito dopo aver aperto il foglio
• Apri un foglio esistente con dati che includono due colonne di tipo data e una colonna di tipo contatti

Selezionando Try it out sul suggerimento, si apre il pannello Resource Management per avviare il monitoraggio del carico di lavoro. Non vedrai più il suggerimento su altri fogli, quindi dovrai accedere direttamente al pannello di Resource Management per abilitare il monitoraggio del carico di lavoro su altri fogli. Se selezioni Not now sul suggerimento, non lo vedrai in alcun foglio per i prossimi 30 giorni. 

Un foglio di progetto generalmente contiene colonne per data di inizio, data di fine, durata, % di completamento e predecessori. Tuttavia, Smartsheet configurerà automaticamente le colonne aggiuntive necessarie per trasformare un foglio in un foglio di progetto utilizzando Resource Management in background, se accetti di configurare il monitoraggio carico di lavoro. 

Mappa di calore del carico di lavoro

Dopo aver attivato il monitoraggio del carico di lavoro per il progetto nel pannello Resource Management, il pannello mostrerà una mappa di calore del carico di lavoro che evidenzia le sovrassegnazioni. La mappa di calore del carico di lavoro consente di identificare problemi legati al personale. Una barra rossa indica quando ci sono sovrassegnazioni nelle risorse, e richiede di intraprendere azioni per risolvere eventuali problemi di personale.

Programmazione del carico di lavoro

Puoi espandere la mappa di calore del carico di lavoro in una programmazione del carico di lavoro a schermo intero per vedere in dettaglio le sovrassegnazioni. Qui vedrai quali altri progetti stanno contribuendo alla sovrassegnazione e potrai modificare l’assegnazione del progetto per risolvere il problema, o collaborare con proprietari di altri progetti per modificare le assegnazioni relative ai loro progetti. Puoi modificare solo le assegnazioni sulla programmazione del carico di lavoro relativa al foglio che hai aperto. 

Devi salvare il foglio prima che le modifiche di assegnazione nella griglia si riflettano nella programmazione del carico di lavoro. Tuttavia, quando apporti modifiche alle assegnazioni nella programmazione del carico di lavoro, tali modifiche verranno sincronizzate automaticamente con la griglia. Tuttavia, non è necessario salvare la programmazione del carico di lavoro, poiché le modifiche alle assegnazioni vengono immediatamente sincronizzate al salvataggio.

Configurare la mappa di calore e la programmazione del carico di lavoro 

1. Apri il foglio del piano di progetto
2. Seleziona l’icona del pannello Resource Management
3. Abilita il monitoraggio del carico di lavoro sul foglio di progetto
4. Esamina la mappa di calore del carico di lavoro per vedere le persone assegnate al lavoro nel piano di progetto e per assicurarti che nessuno sia sovraccarico.

Gli indicatori di sovrassegnazione hanno maggiori probabilità di comparire quando il monitoraggio del carico di lavoro è attivato per altri progetti su cui stanno lavorando le risorse. Altri project manager dovrebbero attivare il monitoraggio del carico di lavoro per i loro progetti. Ciò migliora la visibilità su tutte le risorse di lavoro che hanno a disposizione.

5. Espandi la mappa di calore del carico di lavoro nella programmazione del carico di lavoro a schermo intero per vedere quali altri progetti occupano tempo e contribuiscono alla sovrassegnazione.
6. Modifica le assegnazioni del progetto sulla programmazione del carico di lavoro o nel foglio di progetto per risolvere la sovrassegnazione. Assicurati di lavorare con altri project manager in modo che adattino le assegnazioni ai loro progetti quando necessario.
7. Rivedi regolarmente la mappa di calore del carico di lavoro per identificare altri problemi legati al personale durante il ciclo di vita del progetto. 

Al momento non è possibile tenere traccia del carico di lavoro per i collaboratori esterni gratuiti. Ti consigliamo di renderli utenti senza licenza nel Centro dell’Amministratore per tenere traccia del loro carico di lavoro.