Blocchi e percorsi: Anatomia di un flusso di lavoro automatizzato

La costruzione di un flusso di lavoro automatizzato è simile a quella di un diagramma di flusso. Partendo da un blocco iniziale, bisogna mettere insieme i trigger, le condizioni e le azioni in uno o più blocchi finali.

Nel generatore di flussi di lavoro:

1. Seleziona il pulsante Aggiungi Elemento Da usare per Blocco di attivazione La data e l’ora specificate, la configurazione di ricorrenza o le attività del foglio che mettono in moto il flusso di lavoro automatico. Blocco di condizione Usato per filtrare quali righe sono incluse nelle azioni del flusso di lavoro sullo stesso percorso Blocco di azione Il tipo di automazione (avviso, approvazione, richiesta e altri) che vuoi far partire dopo il trigger e le condizioni precedenti. Qui puoi trovare ulteriori dettagli sui diversi tipi di automazione disponibili. Percorso di condizione Una linea che collega i blocchi e rappresenta le diverse strade che il tuo flusso di lavoro può intraprendere a seconda delle condizioni che hai impostato. Il tuo flusso di lavoro può includere un solo percorso, dal trigger all’azione, o anche vari percorsi che indicano azioni diverse basate su condizioni precedenti.

   Migliori prassi del flusso di lavoro automatizzato

   Quando imposti il tuo flusso di lavoro, tieni presente quanto segue:

   • Digita un nome per il tuo flusso di lavoro, nell’angolo in basso a sinistra del generatore di flussi di lavoro
   • Assicurati di aver salvato il flusso di lavoro (cliccando su salva nell’angolo in basso a destra) dopo averlo impostato o aver apportato eventuali modifiche. Puoi tornare al flusso di lavoro e apportare modifiche in qualunque momento.
   • Un foglio può comprendere fino a 150 flussi di lavoro.
   • Ciascun flusso di lavoro può comprendere fino a 100 blocchi. Questi includono i blocchi di trigger, azione e condizione.
   • Ciascun flusso di lavoro può comprendere fino a 30 blocchi di azione.
   • I blocchi di condizione possono includere fino a 20 istruzioni condizionali (20 righe all’interno del blocco).
   • I link agli allegati inclusi nelle email con i Flussi di lavoro automatizzati scadono dopo 14 giorni.
   • Imposta il trigger in modo che avvenga un'ora prima che l'azione abbia luogo. Ciò garantirà che eventuali problemi tecnici non impediscano l'esecuzione dell'azione in tempo.
   • Per evitare che si generino richieste di approvazione all’infinito, le celle che contengono formule incrociate tra fogli o link alle celle non attiveranno alcuna automazione che vada automaticamente a modificare il foglio (Sposta riga, Copia riga, Blocca riga, Sblocca riga, Richiesta di approvazione, Registra una data, Assegna persone, Cambia cella, Cancella cella). Per aggirare questo problema, valuta l’idea di usare l’automazione temporizzata o i flussi di lavoro ricorrenti.
   • Quanti più flussi di lavoro attivi hai in un foglio, tanto più lenti saranno gli stessi. Per migliorare le performance, combina i flussi di lavoro che dovrebbero essere attivati insieme e disattiva i vecchi flussi di lavoro non più necessari.
   • Diversamente dalle formule, i flussi di lavoro impiegano alcuni secondi ad essere processati. Le email, le richieste di aggiornamento/approvazione, le automazioni di spostamento righe su fogli di grandi dimensioni, oltre ai flussi di lavoro più vecchi che non sono stati modificati di recente potrebbero impiegare alcuni minuti ad essere completati.