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Panoramica: Flussi di lavoro automatizzati
Con Smartsheet, puoi creare rapidamente flussi di lavoro per automatizzare i compiti manuali e ripetitivi che dominano la tua giornata. Inizia con i modelli di flusso di lavoro guidati per impostare rapidamente e facilmente la tua prima automazione per raccogliere aggiornamenti, tenere traccia delle date di scadenza e altro ancora.
Idee di flusso di lavoro
La galleria di modelli di flusso di lavoro rende facile creare flussi di lavoro per azioni comuni. La galleria include suggerimenti su quando utilizzare il flusso di lavoro e come personalizzare ogni modello.
Ecco alcuni esempi:
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Usa questa opzione |
Per fare questo |
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Avverti qualcuno quando vengono soddisfatti i criteri specificati |
Fai sapere a qualcuno che gli hai assegnato un’attività o cambiato una data |
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Ricorda a qualcuno in una data specifica |
Ricordare alle parti interessate l'avvicinarsi delle date critiche |
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Richiedi un aggiornamento ogni settimana |
Raccogliere rapporti di stato settimanali e mantenere i progetti aggiornati |
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Sposta una riga in un altro foglio quando sono soddisfatti i criteri specificati |
Sposta automaticamente le righe in un altro foglio quando qualcosa cambia, come quando un'attività viene completata, uno stato viene aggiornato, o a un team viene assegnata una nuova attività. |
Questi esempi sono solo un punto di partenza; puoi personalizzare ogni modello per soddisfare i tuoi scenari di flusso di lavoro.
Creare un flusso di lavoro automatizzato
Per creare o gestire dei flussi di lavoro devi essere un utente con licenza. Puoi creare avvisi e promemoria per te stesso se sei un visualizzatore o un editor del foglio. Se vuoi creare o modificare un flusso di lavoro che avvisa o richiede un'azione da altre persone, o fa qualcosa in Smartsheet (come spostare una riga o registrare una data), hai bisogno di autorizzazioni di condivisione a livello di amministratore sul foglio.
Con il foglio aperto:
- Seleziona Automazione > Crea flusso di lavoro dal modellonell'angolo in alto a sinistra del foglio.
- Seleziona un modello di flusso di lavoro dalla galleria e poi seleziona Usa modello. Per questo esempio, seleziona Ricordare a qualcuno una data specifica.
- Il blocco trigger definisce quando il flusso di lavoro viene eseguito. Puoi inviare promemoria su un programma, come ogni venerdì, o basato su una data nel tuo foglio, come tre giorni prima della data di scadenza. Puoi anche cambiare il trigger per rispondere ai cambiamenti nel tuo foglio, come quando una riga viene aggiunta o cambiata.
- Definisci chi dovrebbe ricevere il promemoria nel blocco "avvisa qualcuno". Se vuoi, puoi personalizzare l'oggetto e il corpo del messaggio, inclusa l'aggiunta di campi al messaggio usando i segnaposto {{nome del campo}} o selezionando quali colonne mostrare in fondo al messaggio.
- La maggior parte dei flussi di lavoro ha bisogno solo di un trigger e di un'azione, ma è possibile aggiungere una condizione per perfezionare i promemoria. Per esempio, puoi impostare una condizione per inviare promemoria solo per i compiti che non sono ancora stati completati. Potresti anche aggiungere ulteriori azioni al flusso di lavoro, come registrare una data in una colonna di data per mostrare quando l'avviso è stato inviato.
- Seleziona Salva nell'angolo in alto a destra del generatore di flussi di lavoro.
Ora hai un flusso di lavoro che ricorda automaticamente alle persone quando gli elementi sono in scadenza.
Puoi anche creare un flusso di lavoro da zero:
- Seleziona Automazione > Crea flusso di lavoro, quindi configura il tuo blocco di trigger, scegli le tue azioni e aggiungi qualsiasi condizione/percorso di condizione.