Creare flussi di lavoro con il Connettore Jira di Smartsheet

Il Connettore Jira per Smartsheet è un prodotto Premium. Per informazioni sui prezzi, contatta il nostro team di vendita. Se hai acquistato il Connettore Jira di Smartsheet nel tuo piano, accedi per creare flussi di lavoro tra Smartsheet e Jira. 

Accedi al Connettore Jira di Smartsheet

Inizia

Prima di creare il tuo primo flusso di lavoro tra un foglio in Smartsheet e Salesforce, entrambe le applicazioni devono stabilire una connessione. Assicurati che un amministratore del tuo piano abbia eseguito la configurazione iniziale della connessione. 

Prerequisiti

Per creare flussi di lavoro nel Connettore Jira di Smartsheet, devi disporre delle seguenti autorizzazioni: 

• Devi essere un utente Smartsheet con autorizzazioni di Editor o superiori su ogni foglio mappato.
• Hai bisogno di un account Jira. Devi essere in grado di accedere a Jira e ai progetti per cui desideri creare un flusso di lavoro.
• Se l’Amministratore di sistema attiva l’impostazione Restrict Users (Limita utenti) nel Connettore Jira, deve assegnarti il ruolo Utente Connettore Jira in Smartsheet. Può assegnare questo ruolo nel Centro dell’Amministratore Smartsheet o nell’interfaccia del Connettore Jira.

Crea un flusso di lavoro

Una volta ottenute le autorizzazioni e stabilita la connessione iniziale all’ambiente Jira, gli utenti possono creare flussi di lavoro per sincronizzare le informazioni tra Jira e Smartsheet. 

Con il Connettore Jira di Smartsheet puoi indirizzare le informazioni in una sola direzione (da Jira a Smartsheet o da Smartsheet a Jira) o in due direzioni, aggiornando istantaneamente i problemi in entrambe le applicazioni.

Puoi eseguire la sincronizzazione con un foglio esistente oppure creare un nuovo foglio per avviare un progetto Smartsheet utilizzando i problemi in Jira.

Sebbene ti sia richiesto solo di disporre delle autorizzazioni Editor o superiori sul foglio di destinazione, ti consigliamo di avere almeno i livelli di autorizzazione Amministratore, in quanto potresti dover aggiungere nuove colonne al foglio durante il processo di creazione del flusso di lavoro.

Passaggio 1 - Inizia la procedura guidata del flusso di lavoro

1. Accedi al Connettore Jira di Smartsheet. 
2. Seleziona Add Workflow (Aggiungi flusso di lavoro) per iniziare la procedura guidata del flusso di lavoro.

Puoi anche accedere al Connettore Jira in Visualizzazione tabella selezionando Integrazioni dei dati > Manage Connectors (Gestisci connettori) > Jira o Integrazioni dei dati > Crea flusso di lavoro. Quindi, seleziona il riquadro Jira nel pannello Integrazioni dati.

Passaggio 2 - Configura le impostazioni

1. Scegli la direzione desiderata per il flusso di lavoro, non potrai modificarla una volta salvato il flusso di lavoro. Ciò determina se il flusso di lavoro è manuale o automatico.

Per rendere bidirezionale o sincronizzabile qualsiasi campo tra Smartsheet e Jira, scegli Keep issues automatically updated (Mantieni aggiornati automaticamente i problemi) sia in Smartsheet che in JIRA. Con questa impostazione puoi decidere in seguito di rendere un campo specifico bidirezionale o di assegnargli solo una sincronizzazione unidirezionale.

2. Seleziona il foglio con cui desideri sincronizzare i dati Jira o Crea un nuovo foglio...  — Non potrai modificarlo una volta salvato il flusso di lavoro.

Puoi creare solo un flusso di lavoro del Connettore per foglio.

3. Seleziona i progetti Jira che desideri sincronizzare sul foglio. Non potrai modificare questa impostazione dopo aver salvato il flusso di lavoro.

4. Seleziona Continua.

   Brandfolder Image

   

Passaggio 3 - Mappa i campi 

Smartsheet mappa i campi da Jira alle colonne. I campi Jira che puoi selezionare dipendono da quelli disponibili nel progetto selezionato per il flusso di lavoro. Quando imposti la mappatura dei campi, puoi specificare la direzione del flusso dei dati.

Completa le mappature in questa pagina, elimina o aggiungi campi Jira e colonne Smartsheet come desiderato e seleziona Continua al termine. 

Aspetti da considerare

• Devi specificare una colonna Smartsheet su cui mappare i campi Jira. La colonna Smartsheet non può essere vuota.
• Devi includere la Issue Key (Chiave problema) e la Colonna Errore, che mappano automaticamente il campo e confluiscono solo da Jira a Smartsheet. Se utilizzi un foglio esistente, il sistema aggiunge una nuova Issue Key (Chiave problema) e una nuova Colonna Errore, ma puoi mappare questi campi alle colonne esistenti. La Issue Key (Chiave problema) funge da identificatore principale del problema di Jira ed è mappata alla colonna principale del foglio per la corretta creazione delle righe madre e della gerarchia. L’eliminazione di una di queste colonne dal tuo foglio Smartsheet interrompe il flusso di lavoro e attiva un codice di errore durante la successiva sincronizzazione dei dati.
• Determinati campi di Jira verranno visualizzati solo con l’opzione di mappatura unidirezionale (Issue Key (Chiave problema), Jira Link (Collegamento Jira), Issue Link (Collegamento problema), Created Date (Data di creazione)). Questi campi sono di sola lettura e provengono da Jira, pertanto non possono essere scritti in Smartsheet. Puoi visualizzare solo campi Jira specifici a seconda delle autorizzazioni dell’account Jira. 
• Se selezioni Nuova colonna in Smartsheet durante la creazione di una mappatura, il tipo di colonna dipenderà dal campo mappato (ad esempio una Data da Jira sarà mappata a una colonna Data di Smartsheet) e il tipo è mostrato tra parentesi. 
• Il campo Reporter in Jira mostra le opzioni Reporter Email Address (Indirizzo e-mail Reporter) e Reporter Display Name (Nome visualizzato reporter) nella procedura guidata del flusso di lavoro.
• Il campo Assignee (Assegnatario) in Jira mostra le opzioni Assignee e Assignee Display Name (Nome visualizzato assegnatario) nella procedura guidata del flusso di lavoro.
• Per utilizzare il campo Assignee in Jira con una colonna Elenco contatti in Smartsheet, assicurati che l’e-mail dell’utente sia la stessa in Smartsheet e nel tuo login Jira.

Puoi mappare i campi Time to Resolution (Tempo alla risoluzione) e Time to First Response (Tempo alla prima risposta) di Jira, anche se ciò richiede le seguenti considerazioni:

1. Time to First Response (Tempo alla prima risposta) e Time to Resolution (Tempo alla risoluzione) sono suddivisi in sottocategorie (come ad esempio Earliest Duration Goal (Obiettivo prima durata), Earliest Duration (Prima durata) e Ongoing Duration Goal (Obiettivo durata in corso)), in modo che ciascuna sottocategoria debba essere mappata sulla rispettiva colonna nel foglio.
2. I dati di questi campi vengono visualizzati in minuti come numeri interi.
3. La Earliest Duration (Prima durata) del tempo alla risoluzione e Longest Duration (Durata più lunga) vengono compilati solo quando il problema Jira viene risolto almeno una volta.
4. La Ongoing Duration (Durata in corso) di Tempo alla risoluzione viene compilato solo quando il problema è risolto.

Passaggio 4 - Filtri opzionali

La creazione di filtri è un modo facoltativo ma utile per controllare i dati sincronizzati tra Smartsheet e Jira. Se non desideri filtrare i dati, seleziona Continua nelle pagine Filtri JIRA e Filtri foglio e vai al passaggio 5. 

In base alle tue esigenze dal punto di vista dei dati, puoi scegliere tra filtri Jira e filtri del foglio. Usa i filtri Jira per importare informazioni Jira specifiche in Smartsheet, come i problemi legati a un assegnatario specifico. Scegli la sincronizzazione dei filtri del foglio con Jira se desideri solo righe Smartsheet specifiche, come quelle con una casella di spunta selezionata.

Filtri JIRA

Se stai sincronizzando solo un progetto Jira, definisci i filtri selezionando Aggiungi filtro, il campo Jira in base al quale filtrare, e i criteri di filtro. Tutti i filtri impostati in questo modo hanno una relazione AND. 

Puoi impostare i filtri Jira con una query JQL personalizzata se stai sincronizzando più progetti Jira. Ciò consente di utilizzare entrambi gli operatori AND e OR.

 Un filtro JQL non valido disabilita il flusso di lavoro. Se hai problemi con una query JQL nel flusso di lavoro, prova a verificare che sia valido in Jira.

Filtri del foglio

Definisci i filtri del foglio selezionando Aggiungi filtro, le colonne Smartsheet in base a cui filtrare e i criteri di filtro. Tutti i filtri aggiunti hanno una relazione AND.

I criteri di filtro disponibili dipendono dalle colonne presenti nel tuo foglio. Se vuoi filtrare le opzioni non elencate, aggiungi prima la nuova colonna al foglio.

Passaggio 5 - Definisci gruppi di righe (facoltativo)

Per impostazione predefinita, i flussi di lavoro del Connettore Jira manterranno le tue relazioni Story, Task (Attività) e Subtask (Attività secondaria) da Jira. Ad esempio, i problemi figli di una story saranno visualizzati nel foglio sotto quella story come righe figlie. Per disabilitare questa opzione, deseleziona Mantieni gerarchia di raggruppamento Story, Task, Subtask, ecc.

Come passaggio facoltativo, puoi aggiungere righe e sottogruppi in base ai campi Jira o ai valori Colonna principale nel foglio. Per aggiungere un raggruppamento di righe, seleziona Add group (Aggiungi gruppo) e seleziona il campo Jira in base al quale desideri eseguire il raggruppamento; oppure, in Add Custom Group (Aggiungi gruppo personalizzato), elenca il valore della colonna principale in base al quale desideri eseguire il raggruppamento.

Se il tuo flusso mantiene la gerarchia di Jira, i problemi figli saranno ancora visualizzati sotto il problema madre.

Brandfolder Image

Quando definisci gruppi di righe personalizzati dalla colonna principale del foglio, puoi utilizzare un valore esistente nella colonna principale o creare un nuovo valore per creare un nuovo raggruppamento di righe madre. Se il tuo gruppo di righe personalizzato non è collocato all’interno di una gerarchia esistente, la nuova riga madre sarà visualizzata nella parte inferiore del foglio.

Brandfolder Image

Quando definisci gruppi di righe, tieni presente quanto segue:

• Se il campo Issue Key (Chiave problema) è mappato su una colonna che non è la colonna principale nel foglio, non sarai in grado di creare nuovi problemi in Jira da Smartsheet mentre il raggruppamento delle righe è abilitato. Puoi comunque creare nuovi problemi in Jira e sincronizzarli con Smartsheet.
• I problemi senza valore di raggruppamento impostato in Jira saranno mostrati in una gerarchia di nome Field [Group] not set (Campo [Gruppo] non impostato).  

Passaggio 6 - Salva il flusso di lavoro

Il campo Update Summary (Riepilogo aggiornamenti) nella pagina Salva mostra il numero di campi da aggiornare in Jira e Smartsheet. Se il conteggio di Update Summary (Riepilogo aggiornamenti) appare inaspettatamente alto o basso, torna indietro per aggiungere o rimuovere i filtri a seconda delle necessità.

1. Una volta che sei soddisfatto del conteggio di Update Summary (Riepilogo aggiornamenti), etichetta il tuo flusso di lavoro in Nome del flusso di lavoro. Ciò ti aiuterà a localizzarlo rapidamente in un secondo momento nella dashboard del Connettore Jira.
2. Per convertire nuove righe in Smartsheet in elementi in Jira, seleziona la casella accanto a Sync new rows created in Smartsheet to Jira (Sincronizza nuove righe create in Smartsheet con Jira).
3. Infine, dopo tutte le regolazioni, seleziona Save Workflow (Salva flusso di lavoro).

Dopo aver salvato il flusso di lavoro, non puoi modificare nessuno dei valori nella pagina Impostazioni, come la direzione del flusso di lavoro, il foglio da sincronizzare o i progetti Jira inclusi in questo flusso di lavoro.

Dopo aver salvato il flusso di lavoro, si apre la dashboard, e il flusso di lavoro viene eseguito automaticamente e aggiorna i record in base alle impostazioni di configurazione del flusso di lavoro stesso. 

Una sincronizzazione bidirezionale continua a essere eseguita automaticamente a meno che non venga disattivata o eliminata. Per aggiornare una configurazione di sincronizzazione unidirezionale è necessario eseguire manualmente il flusso di lavoro.

Modifica flussi di lavoro

Puoi sempre modificare il flusso di lavoro creato. Gli Amministratori Jira di Smartsheet possono disattivare o eliminare qualsiasi flusso di lavoro organizzativo, ma non modificarlo.

Per modificare il flusso di lavoro, seleziona l’icona a forma di ingranaggio a sinistra del nome del flusso di lavoro e seleziona uno dei seguenti elementi: 

• Modifica flusso di lavoro: torna alla procedura guidata del flusso di lavoro per apportare modifiche al flusso di lavoro (non è possibile modificare la direzione del flusso di lavoro, i fogli sincronizzati o i progetti Jira inclusi)
• Rename Workflow (Rinomina flusso di lavoro): permette di modificare il titolo del flusso di lavoro
• Disable/Enable (Disattiva/attiva flusso di lavoro): interrompe o avvia l’automazione del flusso di lavoro
• Delete Workflow (Elimina flusso di lavoro): elimina completamente il flusso di lavoro (non è possibile recuperare i flussi di lavoro eliminati)

Filtrato dal connettore - non sincronizzato

Supponiamo che una riga del foglio non sia più sincronizzata con Jira, o a causa delle condizioni del filtro nel flusso di lavoro o perché il problema non esiste più in Jira. In tal caso, la riga viene spostata automaticamente nella sezione Filtered out by Connector—not synced (Filtrato dal connettore, non sincronizzato) del foglio. 

Anche se una riga non è più sincronizzata, potrebbe contenere dati essenziali della colonna, allegati o commenti. Pertanto, Smartsheet non elimina le righe da questo foglio. Invece, crea questa sezione Filtered out by Connector—not synced (Filtrato per connettore, non sincronizzato) per conservare le informazioni filtrate dal connettore. 

Non è possibile disattivare la funzionalità Filtered out by Connector—not synced (Filtrato dal Connettore - non sincronizzato): protegge dalla perdita di dati dovuta a flussi di lavoro accidentali o altre modifiche. 

Se sei sicuro di non aver bisogno degli elementi elencati nella riga Filtered out by Connector—not synced (Filtrato dal Connettore - non sincronizzato), puoi eliminare le righe dal foglio. Le righe in questione non vengono restituite al foglio fino a che non soddisfano i criteri di filtro impostati nel flusso di lavoro del Connettore.

Ad esempio, nell’immagine riportata di seguito è in corso il filtraggio di quattro righe figlie (non sincronizzate) dal Connettore.

Brandfolder Image

Se una riga è stata spostata in Filtered out by Connector—Not synced (Filtrato dal Connettore - non sincronizzato) ma comincia a corrispondere nuovamente ai criteri di filtro, ricomincerà automaticamente la sincronizzazione e verrà spostata dalla sezione Filtered out by Connector—not synced (Filtrato dal Connettore - non sincronizzato) del foglio alla sezione del foglio corretta (in base ai raggruppamenti di righe).