Creare flussi di lavoro con il Connettore Jira di Smartsheet

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Il Connettore Jira di Smartsheet è disponibile come offerta Premium. Se hai acquistato il Connettore Jira di Smartsheet nel tuo piano, accedi e inizia a creare flussi di lavoro tra Smartsheet e Jira.

Accedi al Connettore Jira di Smartsheet

Per iniziare

Prima di creare il tuo primo flusso di lavoro tra un foglio in Smartsheet e Jira, entrambe le applicazioni devono stabilire una connessione. Assicurati che un amministratore del tuo account abbia eseguito la configurazione iniziale della connessione. 

Prerequisiti

Per creare flussi di lavoro nel Connettore Jira di Smartsheet, devi disporre delle seguenti autorizzazioni: 

• Devi essere un Utente con licenza Smartsheet.
• Devi possedere un account Jira. Devi essere in grado di accedere a Jira.
• Se l’Amministratore di sistema attiva l’impostazione Restrict Users (Limita utenti) nel Connettore Jira, devi avere anche il ruolo Smartsheet Jira Connector User (Utente Connettore Jira in Smartsheet). Questo ruolo può essere assegnato nel Centro dell’Amministratore Smartsheet o direttamente nell’interfaccia del Connettore Jira.

Crea un flusso di lavoro

Una volta stabilite le autorizzazioni e la connessione iniziale all’ambiente Jira, gli utenti possono creare flussi di lavoro per sincronizzare le informazioni tra Jira e Smartsheet. 

Con il Connettore Jira di Smartsheet puoi indirizzare le informazioni in una sola direzione (da Jira a Smartsheet o da Smartsheet a Jira) o in due direzioni, aggiornando istantaneamente i problemi in entrambe le applicazioni.

Puoi eseguire la sincronizzazione con un foglio esistente oppure creare un nuovo foglio per avviare un progetto Smartsheet utilizzando i problemi in Jira.

Sebbene ti sia richiesto solo di disporre delle autorizzazioni Editor o superiori sul foglio di destinazione, ti consigliamo di avere almeno i livelli di autorizzazione Amministratore, in quanto potresti dover aggiungere nuove colonne al foglio durante il processo di creazione del flusso di lavoro.

Passaggio 1: iniziare la procedura guidata del flusso di lavoro

1. Accedi al Connettore Jira di Smartsheet.
    
2. Seleziona Add Workflow (Aggiungi flusso di lavoro) per iniziare la procedura guidata del flusso di lavoro.
    

Passaggio 2: configurare le impostazioni

1. Scegli la direzione desiderata per il flusso di lavoro, non potrai modificarla una volta salvato il flusso di lavoro. Ciò determina se il flusso di lavoro è manuale o automatico.

Per rendere bidirezionale o sincronizzabile qualsiasi campo tra Smartsheet e Jira, scegli Keep issues automatically updated in both Smartsheet and JIRA (Mantieni aggiornati automaticamente i problemi sia in Smartsheet che in JIRA). Con questa impostazione puoi decidere in seguito di rendere un campo specifico bidirezionale o di assegnargli solo una sincronizzazione unidirezionale.

2. Seleziona il foglio con cui desideri sincronizzare i dati Jira o Crea un nuovo foglio... - Non potrai modificarlo una volta salvato il flusso di lavoro.

Puoi creare solo un flusso di lavoro del Connettore a foglio.

3. Seleziona il/i progetto/i Jira che desideri sincronizzare con il foglio. Non potrai modificare questa impostazione dopo aver salvato il flusso di lavoro.

Puoi selezionare fino a 25 progetti singoli o All projects on the server (Tutti i progetti sul server).

4. Seleziona Continua.

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Passaggio 3: mappare i campi 

Smartsheet mappa i campi da Jira alle colonne. I campi Jira che puoi selezionare dipendono da quelli disponibili nel progetto selezionato per il flusso di lavoro. Quando imposti la mappatura dei campi, puoi specificare la direzione del flusso dei dati.

Completa le mappature in questa pagina, elimina o aggiungi campi Jira e colonne Smartsheet come desiderato e seleziona Continua al termine. 

Aspetti da considerare

• Devi specificare una colonna Smartsheet su cui mappare i campi Jira. La colonna Smartsheet non può essere vuota.
• Devi includere la Issue Key (Issue Key) e la Colonna Error (Errore), che mappano automaticamente il campo e confluiscono solo da Jira a Smartsheet. Se utilizzi un foglio esistente, il sistema aggiungerà una nuova Issue Key e una nuova Colonna Error, ma puoi mappare questi campi alle colonne esistenti. La Issue Key funge da identificatore principale del problema di Jira e deve essere mappato alla colonna principale del foglio per la corretta creazione della riga madre e della gerarchia. L’eliminazione di una di queste colonne dal tuo foglio Smartsheet interromperà il flusso di lavoro e attiverà un codice di errore durante la successiva sincronizzazione dei dati.
• Determinati campi di Jira verranno visualizzati solo con l’opzione di mappatura unidirezionale: Issue Key, Jira Link (Collegamento Jira), Issue Link (Collegamento problema), Created Date (Data di creazione), ecc. Questi campi sono di sola lettura da Jira, pertanto non possono essere scritti in Smartsheet. Puoi visualizzare solo campi Jira specifici a seconda delle autorizzazioni dell’account Jira. 
• Se selezioni una nuova colonna in Smartsheet durante la creazione di una mappatura, il tipo di colonna dipenderà dal campo mappato (ad esempio, una Data da Jira sarà mappata a una colonna Data di Smartsheet) e il tipo è mostrato tra parentesi. 
• Il campo Reporter in Jira mostra le opzioni Indirizzo e-mail Reporter e Nome visualizzato reporter nella procedura guidata del flusso di lavoro.
• Il campo Assignee (Assegnatario) in Jira mostra le opzioni Assignee e Assignee Display Name (Nome visualizzato assegnatario) nella procedura guidata del flusso di lavoro.
• Per utilizzare il campo Assignee in Jira con una colonna Elenco contatti in Smartsheet, assicurati che l’e-mail dell’utente sia la stessa in Smartsheet e nel login Jira.

Puoi mappare i campi Time to Resolution (Tempo alla risoluzione) e Time to First Response (Tempo alla prima risposta) di Jira, anche se ciò richiede le seguenti considerazioni:

1. Time to First Response e Time to Resolution sono suddivisi in sottocategorie (come ad esempio Earliest Duration Goal (Obiettivo prima durata), Earliest Duration (Prima durata) e Ongoing Duration Goal (Obiettivo continuo durata)), in modo che ciascuna sottocategoria debba essere mappata sulla rispettiva colonna nel foglio.
2. I dati di questi campi vengono visualizzati in minuti come numeri interi.
3. Earliest Duration di Time to Resolution e Longest Duration (Durata più lunga) saranno compilati solo quando il problema Jira viene risolto almeno una volta.
4. La Ongoing Duration di Time to Resolution sarà compilata solo quando il problema è risolto.

Passaggio 4: filtri opzionali

La creazione di filtri è un modo facoltativo ma utile per controllare i dati sincronizzati tra Smartsheet e Jira. Se non desideri filtrare i dati, seleziona Continua nelle pagine JIRA Filters (Filtri JIRA) e Sheet Filters (Filtri del foglio) e vai al Passaggio 5. 

Puoi scegliere tra filtri Jira e filtri del foglio in base alle tue esigenze di dati. Usa i filtri Jira per importare informazioni Jira specifiche in Smartsheet, come i problemi legati a un assegnatario specifico. Scegli la sincronizzazione dei filtri del foglio con Jira se desideri solo righe Smartsheet specifiche, come quelle con una casella di spunta selezionata.

Filtri Jira

Se stai sincronizzando solo un progetto Jira, definisci i filtri selezionando aggiungi filtro, il campo Jira in base al quale filtrare e i criteri di filtro. Tutti i filtri impostati in questo modo avranno una relazione AND. 

Puoi impostare i filtri Jira con una query Custom JQL (JQL personalizzata) se stai sincronizzando più progetti Jira. Ciò consente di utilizzare entrambi gli operatori AND e OR.

Un filtro JQL non valido disabilita il flusso di lavoro. Se hai problemi con una query JQL nel flusso di lavoro, provare a verificare che sia valido in Jira.

Filtri del foglio

Definisci i filtri del foglio selezionando aggiungi filtro, le colonne Smartsheet in base a cui filtrare e i criteri di filtro. Tutti i filtri aggiunti avranno una relazione AND.

I criteri di filtro disponibili per la scelta dipendono dalle colonne presenti nel foglio. Se vuoi filtrare le opzioni non elencate, aggiungi prima la nuova colonna al foglio.

Passaggio 5: definire gruppi di righe (facoltativo)

Per impostazione predefinita, i flussi di lavoro del Connettore Jira manterranno le tue relazioni Story, Task (Attività) e Subtask (Attività secondaria) da Jira. Ad esempio, i problemi secondari di Story saranno visualizzati nel foglio sotto Story come righe figlie. Per disabilitare questa opzione, deseleziona Maintain Jira hierarchy grouping: Story, Task, Subtask, etc. (Mantieni gerarchia di raggruppamento JIRA Story, Attività, Attività secondaria, ecc.)

Come passaggio facoltativo, puoi aggiungere righe e sottogruppi in base ai campi Jira o ai valori Colonna principale nel foglio. Per aggiungere un raggruppamento di righe, seleziona aggiungi gruppo e seleziona il campo Jira in base al quale desideri eseguire il raggruppamento oppure, in Add Custom Group (Aggiungi gruppo personalizzato), elenca il valore Colonna Principale in base al quale desideri eseguire il raggruppamento.

Se la gerarchia Jira è mantenuta nel flusso di lavoro, i problemi figli saranno ancora ordinati sotto il problema principale.

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Quando definisci gruppi di righe personalizzati dalla Colonna Principale del foglio, puoi utilizzare un valore esistente nella Colonna principale o creare un nuovo valore per creare un nuovo raggruppamento di righe madre. Se il tuo gruppo di righe personalizzato non è collocato all’interno di una gerarchia esistente, la nuova riga madre sarà visualizzata nella parte inferiore del foglio.

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Quando definisci gruppi di righe, tieni presente quanto segue:

• Se il campo Issue Key è mappato su una colonna che non è la Colonna principale nel foglio, non sarai in grado di creare nuovi problemi in Jira da Smartsheet mentre Raggruppamento righe è abilitato. Puoi comunque creare nuovi problemi in Jira e sincronizzarli con Smartsheet.
• I problemi senza valore di raggruppamento impostato in Jira saranno mostrati in una gerarchia di nome Campo [Gruppo] non impostato.  

Passaggio 6: salvare il flusso di lavoro

Il campo Update Summary (Riepilogo aggiornamenti) nella pagina Salva mostra il numero di campi da aggiornare in Jira e Smartsheet. Se il conteggio di Update Summary appare inaspettatamente alto o basso, torna indietro per aggiungere o rimuovere i filtri a seconda delle necessità.

1. Etichetta il tuo flusso di lavoro sotto Nome del flusso di lavoro una volta soddisfatto del conteggio di Riepilogo aggiornamenti. Ciò ti aiuterà a localizzarlo rapidamente in un secondo momento nella dashboard del Connettore Jira.
2. Per convertire nuove righe in Smartsheet in elementi in Jira, seleziona la casella accanto a Sync new rows created in Smartsheet to JIRA (Sincronizza nuove righe create in Smartsheet con JIRA).
3. Infine, dopo tutte le regolazioni, clicca su Save Workflow (Salva flusso di lavoro).

Dopo aver salvato il flusso di lavoro, non puoi modificare nessuno dei valori nella pagina Impostazioni, come la direzione del flusso di lavoro, il foglio da sincronizzare o i progetti Jira inclusi in questo flusso di lavoro.

Dopo aver salvato il flusso di lavoro, si apre la dashboard, e il flusso di lavoro viene eseguito automaticamente e aggiorna i record in base alle impostazioni di configurazione del flusso di lavoro stesso. Una sincronizzazione bidirezionale continua a essere eseguita automaticamente a meno che non sia disabilitata o eliminata. È necessario eseguire manualmente il flusso di lavoro per aggiornare una configurazione di sincronizzazione unidirezionale.

Modifica flussi di lavoro

Puoi sempre modificare il flusso di lavoro creato. Gli Amministratori Jira di Smartsheet possono disabilitare o eliminare qualsiasi flusso di lavoro organizzativo, ma non modificarlo.

Per modificare il flusso di lavoro, seleziona l’icona a forma di ingranaggio a sinistra del nome del flusso di lavoro e seleziona uno dei seguenti elementi: 

• Modifica flusso di lavoro: torna alla procedura guidata del flusso di lavoro per apportare modifiche al flusso di lavoro (non è possibile modificare la direzione del flusso di lavoro, i fogli sincronizzati o i progetti Jira inclusi)
• Rename Workflow (Rinomina flusso di lavoro): permette di modificare il nome del flusso di lavoro
• Disable/Enable Workflow (Disattiva/attiva flusso di lavoro): interrompe o avvia l’automazione del flusso di lavoro
• Delete Workflow (Elimina flusso di lavoro): elimina completamente il flusso di lavoro (non è possibile recuperare i flussi di lavoro eliminati)

Filtered out by Connector—not synced (Filtrato dal Connettore - non sincronizzato)

Se una riga del foglio non viene sincronizzata con Jira, a causa delle condizioni del filtro nel flusso di lavoro o perché il problema non esiste più in Jira, la riga viene automaticamente spostata nella sezione Filtered out by Connector—not synced (Filtrato dal Connettore - non sincronizzato del foglio. Anche se una riga non è più sincronizzata, potrebbe contenere dati essenziali della colonna, allegati o commenti. Pertanto, Smartsheet non elimina le righe da questo foglio. Invece, crea questa sezione Filtered out by Connector—not synced per conservare le informazioni filtrate dal connettore. 

Non è possibile disattivare la funzionalità Filtered out by Connector—not synced: protegge dalla perdita di dati dovuta a flussi di lavoro accidentali o altre modifiche. Se sei sicuro di non aver bisogno degli elementi elencati nella riga Filtered out by Connector—not synced, puoi eliminare le righe dal foglio. Le righe in questione non saranno restituite al foglio fino a che non soddisfano i criteri di filtro impostati nel flusso di lavoro del Connettore.

Ad esempio, nell’immagine riportata di seguito è in corso il filtraggio di quattro righe figlie (non essendo sincronizzate) dal Connettore.

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Se una riga è stata spostata in Filtered out by Connector—not synced ma comincia a corrispondere nuovamente ai criteri di filtro, ricomincerà automaticamente la sincronizzazione e verrà spostata dalla sezione Filtered out by Connector—not synced del foglio alla sezione del foglio corretta (in base ai raggruppamenti di righe, ecc.).