Smartsheet per Jira: Creazione e modifica di flussi di lavoro sincronizzazione

Puoi utilizzare Smartsheet per Jira per monitorare e gestire i problemi Jira in Smartsheet. Quando un amministratore ha stabilito una connessione tra Smartsheet e Jira (Server cloud o server con self-hosting), potrai monitorare gli elementi di lavoro, monitorare l'avanzamento ed effettuare gli aggiornamenti tra i due servizi.

La sincronizzazione dei flussi di lavoro ti consente di condividere le informazioni tra i due sistemi. Sarai in grado di specificare le istruzioni di sincronizzazione quando imposti mappatura dei campi per i flussi di lavoro.

In questo articolo:


Creazione di flussi di lavoro: Come iniziare

Installazione di Smartsheet per Jira

Dopo aver acquistato l'integrazione, un amministratore Smartsheet per Jira (un tipo di account unico per l'integrazione) o un utente Amministratore di sistema Smartsheet e Amministratore Jira deve installarlo utilizzando la rispettiva istanza Jira:

Autorizzazioni richieste per utilizzare l'integrazione

Per creare flussi di lavoro in Smartsheet per Jira, devi disporre di tutti i seguenti tipi di account:

  • Utente con licenza Smartsheet: i tuoi amministratori di sistema Smartsheet ti possono fornire una licenza. Per ulteriori informazioni, consulta Gestione degli utenti.
  • Utente Jira: i tuoi amministratori di sistema Smartsheet ti possono rendere un utente Jira. Per ulteriori informazioni, consulta Gestione degli utenti.
  • Account in Jira: devi essere in grado di accedere all'applicazione Jira. Contatta l'Amministratore Jira della tua organizzazione per informazioni dettagliate.

Accesso a Smartsheet per Jira

Dopo aver installato e configurato Smartsheet per Jira, utilizzerai la seguente URL per creare e sincronizzare i flussi di lavoro con l'integrazione:
https://connectors.smartsheet.com/c/Jira 


Lavorare con i flussi di lavoro di sincronizzazione

Crea flusso di lavoro in Smartsheet per Jira per sincronizzare i problemi tra Jira e Smartsheet. Con Smartsheet per Jira, hai la possibilità di indirizzare le informazioni in una sola direzione (da Jira a Smartsheet o da Smartsheet a Jira) o in due direzioni, aggiornando istantaneamente i problemi in entrambe le applicazioni.

Puoi eseguire la sincronizzazione con un foglio esistente, oppure creare un nuovo foglio per avviare un progetto Smartsheet utilizzando i problemi in Jira.

Creazione di un nuovo flusso di lavoro

  1. Accedi a Smartsheet per Jira (https://connectors.smartsheet.com/c/Jira).
     
  2. Dal pannello di controllo Smartsheet per Jira (menu in alto a sinistra > Pannello di controllo), clicca su Aggiungi flusso di lavoro per avviare la procedura guidata del flusso di lavoro.

    nuovo flusso di lavoro
  3. Scegli la direzione desiderata del flusso di lavoro.

    IMPORTANTE: Non potrai apportare questa modifica in seguito. Se cambi idea, dovrai creare un nuovo flusso di lavoro.
     
  4. Seleziona un foglio che da associare ai progetti Jira (o clicca su Crea un nuovo foglio) e seleziona un progetto Jira di associarvi.

    NOTE:
    • Se selezioni un foglio esistente, saranno aggiunti al foglio una chiave per il problema e la colonna Errore, poiché si tratta di colonne richieste per il funzionamento del connettore.
    • Tieni presente che puoi selezionare svariati progetti Jira da includere nel tuo flusso di lavoro. Se selezioni più progetti, potrai esclusivamente filtri Jira con Jira Query Language (JQL). Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo della guida JQL Jira.
       
  5. Clicca su Continua per seguire i passaggi rimanenti nella procedura guidata.
     
  6. Per informazioni sulla configurazione di campi e filtri, consulta la sezione di questo articolo dedicata a Mappatura e filtri dei campi.

Modifica o eliminazione di un flusso di lavoro

Una volta creato un flusso di lavoro, puoi modificare i campi inclusi, cambiare la direzione di mappatura per i campi, aggiornare o modificare un filtro o cancellare completamente un flusso di lavoro:

  1. Inizia dal pannello di controllo Smartsheet per Jira (menu in alto a sinistra > Pannello di controllo).
  2. Nella colonna Nome, individua il nome del flusso di lavoro e clicca su ImpostazioniImpostazioni flusso di lavoroaccanto al nome del flusso di lavoro. 
  3. Seleziona l'azione da eseguire.

 


Utilizzo di mappatura e filtri dei campi

Quando utilizzi Smartsheet per Jira, la mappatura e i filtri dei campi consentono di controllare i dati vengono scambiati e le modalità di spostamento tra due sistemi.

Mappatura campi

I campi di Jira sono mappati sulle colonne in Smartsheet. I campi Jira selezionabili dipendono da quelli disponibili nel progetto selezionato per il flusso di lavoro. Quando imposti la mappatura dei campi, è possibile specificare la direzione di flusso dei dati.
Ecco alcune cose da tenere a mente quando configuri la mappatura:

  • Chiave problema e Colonna errori sono richiesti e saranno aggiunte alle mappature dei campi dei flussi di lavoro per impostazione predefinita. Non possono essere rimossi nel flusso di lavoro e possono spostarsi solo da Jira a Smartsheet, anche se è possibile selezionare le colonne su cui sono mappati. Se elimini una di queste colonne dal tuo foglio Smartsheet, Jira restituirà un codice di errore alla prossima sincronizzazione dei dati. (Per ulteriori informazioni, consulta Individuazione e correzione degli errori del flusso di lavoro).

    NOTA: La Chiave problema è l'identificativo principale per i problemi in JIRA. Senza questo valore richiesto, il connector Smartsheet per Jira non può scrivere le modifiche su tale problema in Jira.

     
  • Alcuni campi di Jira verranno visualizzati solo con l'opzione di mappatura unidirezionale (Chiave problema, collegamento Jira, Collegamento problema, Data di creazione, ecc.). Questi campi sono di sola lettura di Jira, pertanto non possono essere scritti in Smartsheet.
  • I campi devono essere sulla scherma Crea problema nell'applicazione Jira di apparire come opzioni nella procedura guidata del flusso di lavoro. Ulteriori informazioni sulle schermate in Jira sono disponibili nell'articolo della documentazione Atlassian dedicato alla Definizione di una schermata:
  • Devi sempre specificare una colonna Smartsheet su cui mappare i campi. Questi campi non possono essere vuoti.
  • Quando crei nuove colonne in un flusso di lavoro, il tipo di colonna creato nel foglio varia a seconda del tipo di campo mappato (ad esempio, un valore di data da Jira sarà mappato sulla colonna Data).

    NOTA: La colonna mappata nella procedura guidata del flusso di lavoro mostra il tipo di colonna nel foglio tra parentesi.
     
  • Il campo Reporter in Jira viene visualizzato come le opzioni Indirizzo e-mail Reporter e Nome visualizzato nella procedura guidata del flusso di lavoro.
  • Il campo Assegnatario in Jira viene visualizzato come le opzioni “Assegnatario” e “Nome visualizzato assegnatario” nella procedura guidata del flusso di lavoro.

 

  • Per utilizzare il campo Assegnatario in Jira con una colonna Elenco dei contatti in Smartsheet, assicurati che l'e-mail dell'utente sia lo stesso in Smartsheet come il login dell'utente Jira. (Per ulteriori informazioni sui tipi di colonna, consulta il l'articolo Tipi di colonna nel Centro assistenza).
  • I seguenti campi Jira saranno aggiunti automaticamente quando si crea un nuovo flusso di lavoro. Durante la creazione di un flusso di lavoro da uno Smartsheet esistente, le colonne già presenti con corrispondenti nomi di campo vengono mappati automaticamente nella procedura guidata del flusso di lavoro. I campi sono: (Tipo di problema, Riepilogo, Indirizzo e-mail reporter, Descrizione, Priorità, Assegnatario)

Mappatura dei campi dei tempi di risoluzione e della prima risposta

È inoltre possibile mappare i campi Tempo alla risoluzione e Tempo alla prima risposta di Jira, per sfruttare le informazioni del Contratto del livello di servizio (SLA) in Smartsheet. Utilizza questi dati per avere un quadro più preciso sulle metriche SLA.

Durante la mappatura di tali campi, tieni presente quanto segue:

  • “Tempo alla prima risposta” e “Tempo alla risoluzione” sono suddivisi in sottocategorie (come ad esempio Obiettivo prima durata, Prima durata e Obiettivo continuo durata), in modo che ciascuna sottocategoria debba essere mappata sul la propria colonna nel foglio.
  • I dati da questi campi saranno mappato sul foglio come un intero minuti.
  • Obiettivi di mappatura (prima, continua e più lunga) consentono di sincronizzare il SLA impostato in Jira per usufruire delle formule e delle Smartsheet.
  • La prima durata di Tempo alla risoluzione e Durata più lunga saranno compilati solo quando il problema Jira viene risolto almeno una volta.
  • La Durata in corso di Tempo alla risoluzione sarà compilato solo quando il problema è risolto.

Filtri Jira

Utilizza i filtri per un migliore controllo del volume e del tipo di problemi con cui lavori, Utilizza un filtro, ad esempio, per visualizzare i problemi Jira assegnati a determinate persone o di un certo tipo o per indirizzare solo alcune righe da Smartsheet a Jira.

Ad esempio, un filtro potrebbe essere utilizzato per visualizzare i problemi Jira assegnati a determinate persone, di un certo tipo, o per sincronizzare solo alcune righe da Smartsheet a Jira.

Puoi utilizzare uno dei due metodi per definire i criteri nei filtri Jira nel tuo flusso di lavoro:

  1. Jira Query Language (JQL): anche se JQL richiede la comprensione della programmazione informatica, puoi applicare una logica di filtraggio più avanzata, ad esempio, utilizzando operatori AND e OR con più criteri.

    NOTA: Se il filtro JQL non è valido, il flusso di lavoro sarà disabilitato. Se hai problemi con una query JQL nel flusso di lavoro, provare a verificare che sia valido in Jira.
     
  2. Procedura guidata del flusso di lavoro: se crei più filtri utilizzando la procedura guidata del flusso di lavoro, tieni presenti che i criteri di filtro utilizzano sempre un operatore AND per i filtri successivi. Noti inoltre che i criteri e gli operatori saranno specifici per i progetti Jira utilizzati nel flusso di lavoro:
    • I criteri di filtro visualizzati per impostazione predefinita dipendono dai tipi di progetto Jira mappato. È possibile aggiungere altri criteri cliccando su aggiungi campo nella parte inferiore della pagina dei filtri.
    • Gli operatori di filtro variano a seconda del tipo di campo (ad esempio, i campi di testo disporranno di operatori appropriati per il testo).

Per Jira Cloud, alcuni campi non saranno utilizzabili quando si filtrano i problemi Jira in connector Jira. Per ulteriori informazioni, consulta il nostro articolo Smartsheet per Jira: Importanti variazioni sulla privacy di Jira Cloud.

Filtri del foglio

Ecco alcuni aspetti da aspettarsi quando si creano filtri del foglio:

  • Se crei più filtri utilizzando la procedura guidata del flusso di lavoro, tieni presenti che i criteri di filtro utilizzano sempre un operatore AND per i filtri successivi.
  • I criteri di filtro disponibili da scegliere dipendono dalle colonne presenti nel foglio. Per il filtro su altre opzioni non elencate, devi prima di aggiungere la nuova colonna da filtrare al foglio.
  • Gli operatori di filtro variano a seconda del tipo di campo (ad esempio, i campi di testo disporranno di operatori appropriati per il testo, ad esempio "è vuoto" o "contiene").

Procedure consigliate per lavorare con i dati Jira in Smartsheet

Salvataggio e aggiornamento frequenti

Poiché lavori tra due sistemi, le opportunità di errori di sincronizzazione aumentano di pari passo al numero di persone che collaborano. Per ridurre al minimo il rischio di problemi di sincronizzazione, salva le modifiche e aggiorna i fogli non appena apporti aggiornamenti. Il salvataggio e l'aggiornamento frequenti assicureranno che gli altri vedano le modifiche e che tali modifiche siano sincronizzate per Jira e Smartsheet in base ai flussi di lavoro configurati.

Blocco delle colonne per evitare errori

I dati nel campo Chiave problema (campo obbligatorio) non devono essere modificati in Smartsheet. Per assicurare l'integrità dei dati in questa colonna, il proprietario del foglio o qualcuno con condivisione al foglio con privilegi di amministratore dovrebbe bloccare la colonna Chiave problema. Per ulteriori informazioni, consulta Blocco e sblocco di colonne e righe nel Centro assistenza Smartsheet.

Visualizzazione delle modifiche

Puoi utilizzare il comando Visualizza cronologia per visualizzare un record delle modifiche apportate a una cella. Per i fogli che includono dati condivisi tra Smartsheet e Jira, il nome dell'utente associato alla modifica sarà sempre quello dell'utente che ha creato il flusso di lavoro.

Per ulteriori informazioni sul monitoraggio delle modifiche in Smartsheet, consultaVisualizzazione della cronologia cella nel Centro assistenza Smartsheet.

Indirizzamento dei dati da Smartsheet a Jira solo per righe specifiche

Per offrirti un maggiore controllo sulle righe che indirizzano esplicitamente i dati a Jira, crea un Aggiornamento problema nella colonna Jira nel foglio in Smartsheet e un filtro nella flusso di lavoro Jira per Smartsheet:

  1. In Smartsheet, nel foglio che intendi connettere ai progetti Jira, crea una nuova colonna, seleziona il tipo di Casella di spunta e il nome della colonna "Aggiorna problema in Jira".
     
  2. Accedi alla pagina Smartsheet per Jira e segui le istruzioni per creare un flusso di lavoro, specificando un flusso di lavoro bidirezionale nella procedura guidata del flusso di lavoro(oppure clicca su ImpostazioniImpostazioni flusso di lavoro > Modifica flusso di lavoro su un flusso di lavoro bidirezionale già creato per aprire la procedura guidata del flusso di lavoro).
     
  3. Aggiungi un filtro che sincronizza solo le righe dal foglio con la colonna Aggiorna problema in Jira selezionata.

Alla successiva sincronizzazione di foglio e progetti Jira, i dati saranno reindirizzati a Jira solo per le righe per le quali la casella di spunta Aggiorna problema in Jira è selezionata.


Individuazione e correzione degli errori del flusso di lavoro

Diverse le risorse sono disponibili per contribuire a rilevare e risolvere i errori durante la creazione e l'esecuzione dei flussi di lavoro. Questa risorse includono:

  • La pagina Cronologia flusso di lavoro in Smartsheet per Jira. (Per ulteriori informazioni su come utilizzarlo, consulta "Revisione della cronologia del flusso di lavoro" riportato di seguito).
     
  • Rapporti di errore: Quando si verificano problemi, i rapporti degli errori sono inviati tramite e-mail al proprietario del flusso di lavoro e all'utente che ha modificato il problema/la riga nel flusso di lavoro che ha causato il problema.
     
  • La colonna Errore sincronizzazione in Smartsheet (una colonna di questo tipo dovrebbe essere presente in ogni foglio associato a progetti Jira).

    Durante la modifica o la visualizzazione del foglio, puoi tenere traccia di eventuali errori di sincronizzazione del flusso di lavoro con la colonna Errore sincronizzazione.

Revisione della cronologia del flusso di lavoro

Per accedere alla pagina Cronologia esecuzione:

  1. Clicca su Pannello di controllo dal menu (in alto a sinistra) per visualizzare i flussi di lavoro.

    Pannello di controllo connector

  2. Clicca su indicazione di data e ora in Data esecuzione per visualizzare la pagina Cronologia esecuzione di un flusso di lavoro.

  3. Puoi quindi cliccare sull'indicazione di data e ora in Ultima esecuzione di una specifica istanza di esecuzione per visualizzare eventuali messaggi di errore.
    Ultima esecuzione

Tipi di sincronizzazione nella cronologia di esecuzione del flusso di lavoro del connector JIRA

  • Sincronizzazione con Smartsheet: Esecuzioni del flusso di lavoro da Jira che sono state sincronizzate con Smartsheet
  • Sincronizzazione con JIRA: Esecuzioni del flusso di lavoro per le modifiche da Smartsheet che sono state sincronizzate con JIRA
  • Ricerca righe filtrate: Esecuzioni del flusso di lavoro per le modifiche apportate a tutti i problemi che dovrebbero essere filtrati in base alla configurazione del flusso di lavoro. Ricerca righe filtrate è un processo in background che viene eseguito ogni 2 ore. I problemi filtrati verranno aggiunti nella gerarchia Filtrati da connettore, non sincronizzato nel foglio. Vedi Come utilizzare "Filtrato da connettore, non sincronizzato" per maggiori informazioni.

NOTA: il processo Ricerca righe filtrate verrà eseguito solo con i tipi di flusso di lavoro automatizzato. Questo processo verrà eseguito anche se non sono stati specificati filtri nel flusso di lavoro.


Risoluzione dei problemi degli errori del flusso di lavoro

Ordinamento manuale delle righe

A causa del processo di ricerca righe filtrate eseguito per i tipi di flusso di lavoro automatizzati, il riordino manuale dei problemi sincronizzati da Jira non sarà rispettato. I problemi torneranno automaticamente al loro stato originale (ordinati in modo crescente per Chiave problema) quando viene eseguito il processo di ricerca righe filtrate. Per ordinare i problemi sincronizzati con un flusso di lavoro automatizzato, è possibile utilizzare l'opzione Raggruppamento righe nel flusso di lavoro.

Il processo Ricerca righe filtrate non funziona per i flussi di lavoro manuali, Quindi puoi ordinare manualmente le righe nel tuo foglio se utilizzi questo tipo di flusso di lavoro.

Errore: Impossibile impostare campo ''. Non è sulla schermata appropriata, oppure è sconosciuto. 

Riceverai questo errore se il valore di campo che stai tentando di impostare non è presente nella schermata Modifica in Jira (in Jira è possibile specificare i campi visualizzati sulla schermata Modifica). Affinché un campo sia modificabile da Smartsheet per Jira, quel campo deve essere configurato in modo che sia presente nella schermata Modifica in Jira.

Per risolvere questo problema, effettua una delle operazioni riportate di seguito:

  • Opzione 1: Configura la schermata Modifica in Jira e aggiungi il campo specificato sulla schermata. Per ulteriori informazioni sulle schermate Jira, inclusi i passaggi per modificare la configurazione, consulta Definizione di una schermata nella documentazione Jira.

    -O-
     
  • Opzione 2: Mappa il campo specificato in una sola direzione, in modo che la freccia sui campi della mappa Jira al passaggio delle colonne del foglio punti da Jira a Smartsheet. Nota che perché questo creerà una mappa a senso unico, eventuali revisioni apportate ai campi in Smartsheet non saranno riscritte in Jira.

Impossibile salvare il problema in Jira

Devi disporre di autorizzazioni in scrittura ai progetti Jira connessi per salvarvi i dati.

I dati non sono rimosso da un foglio dopo gli aggiornamenti dei filtri

Smartsheet sarà dati non elimina che già estratti da Jira, perché ciascuna riga potrebbe contenere importanti dati della colonna, allegati o commenti.

Quando i problemi Jira nel foglio non soddisfano più i criteri di filtro del flusso di lavoro, Smartsheet crea una sezione "Filtrato per connettore, non sincronizzato" nella parte superiore del foglio per conservare le informazioni filtrate dal connettore. Le righe “filtrate” non sono sincronizzate fino a quando non soddisfano di nuovo i criteri di filtro e queste righe possono essere eliminate se il team non ha più bisogno che siano incluse nel foglio.

Vedi l'articolo Come utilizzare "Filtrato per connettore, non sincronizzato" per saperne di più.

Si è verificato un errore durante l'aggiornamento della colonna errore in Smartsheet

Riceverai un errore se la colonna Errore sincronizzazione viene rimossa dal foglio collegato in Smartsheet. Per risolvere il problema, assicurarsi che il foglio includa una colonna Errore sincronizzazione. Se necessario, puoi modificare il flusso di lavoro per mappare la colonna Errore sincronizzazione di nuovo sul foglio. Per informazioni dettagliate, prendi visione della sezione di cui sopra dedicata alla modifica dei flussi di lavoro.

Quando mappi la colonna Errore sincronizzazione di nuovo sul flusso di lavoro, sarà ricreata a destra di tutte le altre colonne nel foglio.