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Smartsheet Merge Add-on per Documenti Google
Chi può usarlo?
Piani:
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Nel Chrome Web Store sono disponibili per l'installazione alcuni punti di integrazione tra Smartsheet e Google Drive.
Inoltre, sono presenti diversi punti di integrazione con Google che non richiedono installazione. Clicca qui per visualizzare un elenco completo.
- Smartsheet Merge: per l'importazione strategica dei dati di Smartsheet nel tuo Documento Google.
- Smartsheet Sync: per archiviare le risposte ai Moduli Google in un nuovo foglio di Smartsheet.
- Crea nuovi fogli da Google Drive: i nuovi fogli vengono archiviati in Smartsheet, ma viene anche creato un link in Drive per aprirli facilmente da qui.
Inoltre, sono presenti diversi punti di integrazione con Google che non richiedono installazione. Clicca qui per visualizzare un elenco completo.
Utilizzo di Smartsheet Merge Add-on
Smartsheet Merge è un componente aggiuntivo per i Documenti Google che ti consente di creare fatture, lettere tipo, buste o altri documenti a partire dai tuoi dati di Smartsheet. Ad esempio, puoi utilizzare i nomi contenuti nella colonna "Nome cliente" in Smartsheet per personalizzare una lettera tipo creata in Documenti Google per ognuno dei tuoi clienti.- Per cominciare, installa Smartsheet Merge dal Chrome Web Store e concedi a Smartsheet Merge l'autorizzazione ad accedere ai tuoi documenti Google Drive.
- Dopo l'installazione, vieni reindirizzato a un documento in Documenti Google. Puoi inoltre scegliere di aprire un qualsiasi altro documento nel quale desideri eseguire l'unione dei dati di Smartsheet.
- Clicca su Componenti aggiuntivi in alto e seleziona Smartsheet Merge > Start. La barra laterale Smartsheet Merge viene visualizzata a destra del documento.
- Clicca sul pulsante Collega a Smartsheet e segui le istruzioni per autorizzare l'accesso tra l'applicazione e il tuo account Smartsheet.
NOTA: durante questa operazione potrebbe essere visualizzato un messaggio di errore se sei connesso a più account Google. In questo caso, esci da tutti gli account Google in tutte le finestre del browser, chiudi il browser e accedi nuovamente a un solo account Google. - Dopo aver effettuato l'accesso, la pagina si aggiorna e ti chiede di chiudere la finestra e tornare al tuo documento Google con la barra laterale Smartsheet Merge.
- Come puoi notare, la barra laterale Smartsheet Merge è stata aggiornata. Clicca su Seleziona un foglio per scegliere quale foglio del tuo account Smartsheet deve essere utilizzato per l'unione. Puoi utilizzare la casella di Ricerca appena sopra l'elenco dei tuoi fogli per filtrare rapidamente i fogli e trovare quello che desideri.
- Clicca su Seleziona righe nella barra laterale Smartsheet Merge per selezionare le righe per l'unione nel documento. Se selezioni più righe, Smartsheet Merge crea diverse copie del documento Google, ciascuna delle quali è unita ai dati di una riga selezionata.
- Clicca su Inserisci campi unione nella barra laterale Smartsheet Merge.
- I campi unione sono utilizzati da Smartsheet Merge per inserire i tuoi dati di Smartsheet nel documento Google. Posiziona il cursore dove desideri che sia visualizzato il primo tag nel documento, quindi clicca sul nome di una colonna nella barra laterale. In questo modo viene inserito un tag di campo unione che funge da segnaposto per i dati provenienti da Smartsheet. Ripeti questa operazione per ogni colonna di dati per la quale desideri eseguire l'unione nel documento.
Nella barra laterale sono disponibili per la selezione solo le prime 100 colonne del foglio. Puoi creare manualmente un tag di campo unione per qualsiasi colonna digitando all'interno del documento il nome della colonna tra due serie di parentesi graffe, ad esempio {{Nome della colonna}}.
SUGGERIMENTO: Se i nomi o le posizioni delle tue colonne sono stati modificati dopo aver avviato il componente aggiuntivo, clicca su Aggiorna colonne per aggiornare l'elenco nella barra laterale. - Una volta terminata la configurazione del documento, clicca su Esegui unione nella barra laterale Smartsheet Merge. Seleziona le opzioni desiderate tra Crea più documenti Google, Crea più file PDF e/o Combina in un solo file. Se l'ultima opzione è selezionata, tutti i documenti oggetto dell'unione vengono combinati in un unico documento Google/file PDF per stampare più facilmente.
NOTA: Google crea file PDF solo di documenti di dimensioni inferiori a 10 MB. - Personalizza il Formato nome file. Per impostazione predefinita, il nome di ogni file include i dati dalla colonna principale del tuo foglio, ma puoi cliccare su Cambia accanto a Formato nome file per modificarlo come desideri.
- Configura le opzioni aggiuntive:
- Condividi in Google Drive: condivide ciascun documento di unione con l'indirizzo e-mail Gmail o Google Apps valido indicato nella riga. È necessario che una delle prime 100 colonne del foglio contenga l'indirizzo e-mail con il quale deve essere condivisa ogni riga del documento.
- Allega alla riga in Smartsheet: allega alla riga in Smartsheet un link al documento Google o al file PDF creato.
- Carica nella riga in Smartsheet (solo documenti PDF): carica su Smartsheet il file PDF creato e lo allega alla riga.
- Invia tramite e-mail (solo documenti PDF): invia ogni documento PDF come allegato e-mail all'indirizzo valido indicato nella riga. Le e-mail vengono inviate da chiunque stia eseguendo il componente aggiuntivo. È necessario che una delle prime 100 colonne del foglio contenga l'indirizzo e-mail al quale deve essere inviata ogni riga del documento. Clicca su Configura per personalizzare l'oggetto e il corpo del messaggio delle e-mail. Puoi digitare i campi unione nell'oggetto e nel corpo del messaggio per includere determinati valori della riga, esattamente come utilizzi i campi unione all'interno del documento Google.
- Clicca sul pulsante Esegui unione in fondo alla barra laterale. Viene eseguita l'unione e i nuovi documenti vengono inseriti in una cartella il cui nome è creato a partire dal nome del documento corrente all'inizio della procedura di unione.