Collaborer sur une vérification

La collaboration sur des vérifications dépend de l’accès des réviseurs à votre feuille et de la nécessité ou non de leur demander de prendre des décisions d’approbation.

Demande de vérification et d’approbation

Vous pouvez inviter toute personne disposant d’une adresse e-mail valide à examiner vos vérifications (y compris les utilisateurs sans licence ou les personnes extérieures à votre organisation).

Pour demander des commentaires

1. Dans la ligne à laquelle les vérifications à examiner sont jointes, sélectionnez Vérifications  .  
2. Pour ajouter des collaborateurs aux vérifications, sélectionnez  .
3. Dans la fenêtre contextuelle Inviter des vérificateurs, saisissez les noms ou adresses e-mail des personnes invitées à examiner vos vérifications. Vous pouvez également sélectionner une colonne de contact et envoyer la demande de révision à tous les contacts de cette colonne. 
4. Facultatif : Dans les champs Objet et Message, modifiez les textes par défaut. 
5. Sélectionnez Envoyer.

Les personnes auxquelles vous demandez des commentaires reçoivent une demande de révision renvoyant directement à une page de révision externe. Lorsque ces destinataires cliquent sur la demande, ils sont dirigés vers une page de vérification hors de Smartsheet. 

Vous ne pouvez pas demander la vérification de corrections dont les lignes sont verrouillées. 

Recueillir des commentaires sans approbation

Si vous souhaitez obtenir des commentaires plus informels de la part des personnes ayant accès à votre feuille, vous pouvez les @mentionner dans un commentaire de votre vérification. Elles ne peuvent approuver ou exiger des modifications que si vous leur envoyez une demande de révision.

Si vous @mentionnez une personne avec laquelle la feuille n’est pas partagée, vous serez invité à la partager avec elle et à lui accorder les autorisations adéquates. Une fois la feuille partagée, elle aura accès aux commentaires.

Seuls les utilisateurs propriétaires, administrateurs ou disposant d’une autorisation d’édition avec possibilité de partage peuvent partager la feuille. Pour plus d’informations, reportez-vous à Niveaux d’autorisation de partage.

Travailler avec des versions de vérifications

Lorsque vous apportez des modifications à un fichier qui se trouve dans une vérification, vous pouvez charger la version révisée pour garder votre vérification à jour.

Charger une version d’une vérification

La taille du fichier dépend de votre type d’utilisateur. Vous ne connaissez pas la limite de taille des fichiers de vérification que vous souhaitez charger ? Consultez l’article d’aide Joindre des fichiers stockés sur votre ordinateur à une feuille.

1. En haut à gauche de la vue de vérification, sélectionnez Version > Nouvelle version. 
2. Pour trouver et charger le fichier que vous souhaitez vérifier, sélectionnez Charger. Si vous savez où se trouve le fichier, faites-le glisser vers la case Déposer votre fichier ici.

L’indicateur de version indique à présent qu’il existe plusieurs versions de la vérification. Toutes les versions précédentes sont verrouillées.

Voici quelques points à garder à l’esprit au sujet des versions de vérifications :

• Vous pouvez consulter les versions verrouillées, mais pas les annoter ni les commenter
• Les commentaires des versions antérieures peuvent être supprimés par une personne désignée comme administrateur sous licence avec laquelle la feuille est partagée
• Tout utilisateur ayant accès à la feuille peut accéder aux versions antérieures dans le conteneur des vérifications
• Smartsheet annule toutes les demandes et tous les accès extérieurs relatifs aux versions antérieures
• Les réponses aux demandes restent dans la version, ce qui inclut les commentaires et les résultats En attente, Refusé et Approuvé

Supprimer une version de vérification

1. Dans la ligne à laquelle les épreuves à supprimer sont jointes, sélectionnez Vérifications . 
2. Sélectionnez Actions  > Supprimer la dernière version. 
   La suppression d’une version ou d’une vérification n’est pas réversible.

Lorsque vous supprimez la dernière version :

• Le fichier est supprimé
• Tous les commentaires sur la version sont supprimés
• Toutes les demandes de révision en suspens sont annulées
• La version précédente devient active et disponible pour vérification

Terminer une vérification

Vous pouvez marquer des vérifications comme Terminées pour les configurer en lecture seule dans votre feuille et dans la page de révision externe.

Marquer des vérifications comme Terminées

1. Dans la ligne à laquelle les vérifications sont jointes, sélectionnez Vérifications . 
2. Sélectionnez la bascule Révision terminée.
   Vous devez être propriétaire, administrateur ou éditeur de la feuille et disposer d’une licence pour pouvoir marquer une vérification comme Terminée.

Lorsque des vérifications sont terminées : 

• Personne ne peut charger de nouvelles versions ni ajouter ou modifier des commentaires. Les utilisateurs peuvent toujours vérifier les commentaires et télécharger les fichiers pour chaque version.
• Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent supprimer les commentaires. 
• Les propriétaires, administrateurs et éditeurs peuvent renvoyer les vérifications à l’état Non terminée.
  Cela permet à nouveau d’ajouter des commentaires ou de charger des versions supplémentaires des vérifications.

Annuler une demande de révision

Si vous envoyez une demande de révision mais décidez de l’annuler par la suite, procédez comme suit :

1. Dans la ligne à laquelle les vérifications sont jointes, sélectionnez Vérifications .
2. Sélectionnez Actions  > Annuler la vérification.

Lorsque vous annulez une demande de révision, vous ne pouvez plus demander d’approbation. En revanche, les destinataires ont toujours accès aux vérifications.