Présentation de l’Outil de création de documents : Générer des documents à partir de données de ligne

Pour générer des documents à l’aide de données de lignes, vous allez préparer votre feuille, créer un PDF à remplir, puis faire correspondre les lignes de votre feuille à votre PDF à remplir.  Une fois que vous avez créé votre correspondance, vous pouvez l’utiliser à tout moment pour générer des documents personnalisés. 

Apprendre à créer une correspondance. 

Utilisez des filtres pour trouver les lignes prêtes pour la génération de documents. Consultez Créer un nouveau filtre pour afficher ou masquer les données pour plus d’informations.

Pour générer des documents :

1. Sélectionnez les lignes avec lesquelles vous souhaitez générer des documents. Chaque ligne représente un seul document.
2. Cliquez avec le bouton droit sur une ligne en surbrillance, puis sélectionnez Générer des documents... La fenêtre de l’outil de création de documents s’ouvrira dans le même onglet du navigateur. Les correspondances enregistrées s’affichent à droite. 
3. Faites glisser votre colonne Nom de fichier vers le champ Nom du document de sortie en haut de l’écran.  Si vous laissez ce champ vide, vos documents hériteront du nom du modèle PDF et il sera difficile de les différencier. Apprenez comment générer des noms de fichiers personnalisés pour vos documents générés par l’outil de création de documents.
4. Sur l’une des correspondances enregistrées, sélectionnez la liste déroulante Générer.
   Si vos documents sont générés à partir d’une feuille, vous pouvez sélectionner soit Télécharger, soit Joindre aux lignes ; S’ils sont générés à partir d’un rapport, sélectionnez Télécharger. 
5. Vérifiez vos documents pour vous assurer que les données s’affichent comme prévu. Vous devrez peut-être modifier la correspondance si les données ne sont pas remplies correctement. Sélectionnez l’icône Crayon à côté de la correspondance pour la vérifier et la modifier si nécessaire.

Informations supplémentaires

Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous générez des documents :

• Vous n’avez pas obtenu toutes les lignes que vous vouliez utiliser ? Sélectionnez Retour à la feuille dans l’angle supérieur gauche de la fenêtre de l’outil, puis terminez le processus de création du document. 
• Si vous générez un nouveau document pour une ligne en utilisant la même correspondance que celle utilisée précédemment, le nouveau document sera chargé en tant que nouvelle version de la pièce jointe existante. Pour plus d’informations, consultez Garder à jour les pièces jointes des fichiers dans le temps, afin d’obtenir des informations sur les versions des pièces jointes.
• Le nom du fichier PDF généré héritera du nom du document chargé, et non de celui de la correspondance. Vous pouvez générer un nom de fichier unique pour chaque document. 
• Vous pouvez faire correspondre des images dans des cellules à des champs d’image dans un PDF, mais assurez-vous que le champ du PDF est un champ d’image, sinon vous obtiendrez le nom du fichier d’image lorsque vous générerez le document. 
• Vous pouvez générer des documents jusqu’à un maximum de 100 lignes à la fois.
• Si votre document comporte plusieurs champs qui utilisent les mêmes données, reliez les champs dans le PDF et faites correspondre la première instance. Les champs restants seront remplis automatiquement lorsque vous générerez le document. 
• Si possible, ne limitez pas les types de données dans votre PDF. Par exemple, les champs de texte permettent aux personnes de saisir des dates dans n’importe quel format. Si vous limitez le champ et que quelqu’un saisit ses données dans le mauvais format, les données ne seront pas synchronisées entre le PDF et Smartsheet.