Resource Management - Rapports avancés

Filtres d'approbation dans les rapports

Utilisez des filtres basés sur l'approbation pour afficher les entrées de temps en fonction de leur approbateur ou du statut d'approbation associé. Par exemple, utilisez un rapport sur le temps et les frais regroupé par membre d'équipe et filtré par statut d'approbation pour afficher les heures non soumises pour chaque membre d'équipe à travers l'organisation.

• Approuvé par : le nom des administrateurs Resource Management qui approuvent le temps apparaîtra dans ce filtre afin que vous puissiez filtrer le temps que des personnes spécifiques ont approuvé.
• Statut d'approbation : vous pouvez filtrer les entrées de temps qui apparaissent dans votre rapport en filtrant par temps approuvé, en attente d'approbation ou non soumis.

Vous pouvez également regrouper les données des rapports par statut d'approbation et par approbateur.

Les données des rapports peuvent être exportées de deux manières : depuis le menu Exporter ou en cliquant sur Demander les données sous-jacentes.

Depuis le menu Exporter :

1. Créez un rapport.
2. En haut à droite du rapport, sélectionnez Exporter. 
3. Sélectionnez le format de votre fichier. 

Par e-mail :

Les liens CSV envoyés par e-mail ne sont pas soumis à la limite de taille de rapport de Resource Management. Ainsi, vous pouvez exporter de grands ensembles de données dans d’autres outils pour effectuer une analyse avancée.

L’option Demander les données sous-jacentes n’est pas disponible pour les rapports d’utilisation. 

1. Créez un rapport.
2. À côté d’Exécuter le rapport, sélectionnez Demander les données sous-jacentes.

Lorsque le fichier CSV est prêt, vous recevrez une notification par e-mail (y compris un lien pour télécharger le fichier CSV) envoyée à l’adresse e-mail associée à votre compte Resource Management. Selon la portée du rapport et la charge du système, la réception de l’e-mail peut prendre jusqu’à 24 heures.

Sélectionner Exporter le rapport de données sous-jacentes vous donne un rapport contenant tous les attributs liés aux personnes, projets et affectations. Sélectionner Exporter ce rapport au format CSV vous donne un CSV avec les mêmes données affichées dans la Gestion des ressources.

Lorsque vous exportez un rapport sommaire au format CSV, l'ordre des colonnes peut changer, et tous les filtres appliqués apparaîtront également dans le CSV.

Rapports avancés

Si votre organisation dispose d’un forfait Affaire ou Entreprise et utilise l’authentification Smartsheet, vous pouvez analyser et partager les données de vos rapports avec Smartsheet en créant des rapports avancés. Les rapports avancés vous permettent de conserver vos données dans l’écosystème Smartsheet afin d’exécuter des analyses avancées et de manipuler les données. Une fois les données de vos rapports dans Smartsheet, vous pouvez utiliser Bridge, Data Shuttle, Data Mesh, ainsi que d’autres fonctionnalités avancées de Smartsheet.

Si vous avez un plan Smartsheet Business ou Enterprise et utilisez l'authentification Smartsheet, vous pouvez créer des rapports avancés pour analyser et partager davantage les données dans Smartsheet. Vous pouvez également utiliser l'application Pivot avec vos données une fois qu'elles sont dans Smartsheet.

Créez d’abord votre rapport, puis exportez les données dans un fichier .csv.

Exporter vos données

1. Avec le rapport ouvert, en haut à droite, sélectionnez Exporter> Exporter les données sous-jacentes au format CSV.
2. Téléchargez le fichier depuis la gestion des ressources et enregistrez-le à un endroit où vous pouvez le retrouver.

Rapports à envisager pour les tableaux croisés dynamiques

Voici quelques rapports pratiques qui vous donneront de bonnes informations lorsque vous créerez un tableau croisé dynamique avec les données obtenues.

Vue d’ensemble du budget du client et du projet

• Vue : Budget > Montants
• Calendrier : Derniers et prochains 90 jours
• Grouper d'abord par : Client
• Grouper ensuite par : Projet
• Afficher : Type de projet > Confirmé

Utilisation facturable du mois dernier

• Vue : Temps et frais > Montants et heures
• Calendrier : Mois dernier
• Grouper d'abord par : Discipline
• Grouper ensuite par : Membre de l'équipe
• Afficher : Type de projet > Confirmé

L’utilisation est le pourcentage du total des heures consacrées au travail facturable.

1. Calculez le total des heures disponibles, le total des jours travaillés pour le mois dernier multiplié par les heures de la journée de travail de chaque personne. 
2. Calculez le total des heures facturables. 
3. Calculez le pourcentage.

Rapport sur le budget d’un projet individuel

• Vue : Temps et frais
• Période : Plage de dates personnalisée
  • Date de début : Premier jour du projet
  • Date de fin : Dernier jour du projet
• Grouper d'abord par : Phase
• Grouper ensuite par : Membre d'équipe
• Afficher :
  • Projet : Nom du projet
  • Client : Nom du client

Vous pouvez utiliser des champs personnalisés pour les personnes ou les projets.

• Personnes : Ajoutez des propriétés, y compris des compétences, des certifications, des gestionnaires et la structure organisationnelle

• Projets : Ajoutez des critères spécifiques à l'entreprise pour spécifier des propriétés telles que l'éditeur de portefeuille, la priorité du projet, la probabilité de clôture, l'unité commerciale, les ID de projet et l'emplacement

Vous pouvez ajouter plusieurs champs personnalisés aux projets et aux personnes et les utiliser comme filtres sur le planning, la page du portefeuille de projets ou les rapports.

Lors de l'intégration de la gestion des ressources avec d'autres outils ou systèmes commerciaux, utilisez les mêmes balises ou identifiants que les champs personnalisés.

Créez un champ personnalisé

1. Ouvrez les Paramètres du compte.
   1. Dans la gestion des ressources dans Smartsheet, sélectionnez le menu kebab dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Paramètres.
   2. Dans la gestion des ressources autonome, sélectionnez Paramètres > Paramètres du compte.
2. À gauche, sélectionnez Champs personnalisés de projet ou Champs personnalisés de personnes.
3. Sélectionnez Ajouter, et entrez les informations suivantes :
   • Nom du champ : Le nom d'affichage et les filtres du champ personnalisé
   • Description du champ : Instructions pour ce champ personnalisé (facultatif)
   • Type de champ : Sélectionnez Champ de texte, Menu déroulant ou Menu déroulant à choix multiples. Le menu déroulant et le menu déroulant à choix multiples vous permettent de spécifier les options qui s'afficheront.
   • Valeur par défaut : La valeur qui se pré-remplit dans ce champ pour les nouveaux projets ou personnes. Sélectionnez Appliquer la valeur par défaut aux utilisateurs/projets existants pour que cette valeur soit utilisée dans les affectations existantes.
   • Comment ce champ est-il utilisé ? : Déterminez si vous souhaitez cette valeur :
     • Que cette valeur soit visible sur le projet ou la page personnelle
     • Disponible en tant qu'option de filtre dans l'ensemble du compte et en tant qu'option d'affichage sur la vue des personnes dans le planning.
     • Uniquement modifié par les administrateurs (uniquement pour les champs personnalisés des personnes) 

4. Sélectionnez Enregistrer pour créer le champ personnalisé. 

   Le nouveau champ apparaît sur tous les projets ou personnes ayant les valeurs par défaut, le cas échéant. 

Mettre à jour un champ personnalisé

Vous pouvez mettre à jour un champ personnalisé à tout moment. Sélectionnez le champ personnalisé, apportez des modifications et enregistrez-les. La mise à jour apparaît dans tous les projets et personnes utilisant le champ.

Cependant, si vous supprimez un champ personnalisé, le projet ou la personne conserve cette valeur dans ses paramètres. Tant qu’au moins un projet ou une personne a une valeur liée à ses paramètres, l’option apparaît toujours dans les options de filtrage du planning et dans les rapports.

Les administrateurs Resource Management et les éditeurs de portefeuille peuvent modifier les champs personnalisés dans les paramètres du projet ou les paramètres de profil, selon le cas.

Filtrer par champs personnalisés 

Vous pouvez utiliser un champ personnalisé comme filtre dans les rapports pour afficher des éléments spécifiques dans un ensemble de données. 

Par exemple, vous pouvez filtrer les projets prioritaires ou les projets appartenant à un éditeur de portefeuille particulier. Vous pouvez également appliquer les deux filtres pour n'afficher que les projets prioritaires appartenant à cet éditeur de portefeuille. 

Vous ne voyez que les filtres disponibles dans les données que vous avez regroupées.

Seules les personnes dotées d’une connexion valide à Resource Management et de l’autorisation de partage appropriée peuvent afficher les rapports partagés.

1. En haut à droite du rapport, sélectionnez Partager. 
2. Copiez et collez l’URL de la fenêtre contextuelle dans un message adressé aux membres de votre équipe. Votre équipe peut utiliser ce lien pour accéder au rapport.

Pour supprimer un rapport, passez la souris sur son nom, puis sélectionnez l’icône Supprimer.

Rapports avancés

Si votre organisation dispose d’un forfait Affaire ou Entreprise et utilise l’authentification Smartsheet, vous pouvez analyser et partager les données de vos rapports avec Smartsheet and créant des rapports avancés. Vous devez également être un utilisateur sous licence (ancien modèle de collaboration) ou un membre (modèle d’abonnement utilisateur) dans Smartsheet.

Vous pouvez partager les feuilles, rapports, tableaux de bord ou espaces de travail Smartsheet avec les collaborateurs nécessaires, y compris les utilisateurs de votre forfait Smartsheet qui n’ont pas de licence Resource Management.