Resource Management - Intégrations et API

L’API Resource Management vous permet de récupérer et d’ajouter des données à la base de données de Resource Management.

L’utilisation de notre API nécessite qu’un membre de votre équipe écrive le code pour réaliser l’intégration, ou vous pouvez engager quelqu’un pour réaliser l’intégration à votre place.

Vous cherchez des détails techniques ? Consultez notre documentation sur l’API.

Pour plus d’informations sur d’autres moyens d’obtenir des données dans ou hors de Resource Management, voir ci-dessous pour plus de détails :

• Zapier

• Exporter vers QuickBooks

• Abonnements au calendrier

L'API met en œuvre des opérations HTTP REST standard que vous pouvez appeler pour créer, lire, mettre à jour et supprimer des ressources de gestion des ressources.

Le site de documentation de l site de documentation de l'API comprend la documentation suivante et plus encore.

• Articles de démarrage.

• Guides détaillant l'utilisation des ressources et des intégrations du produit.

• Documentation de référence sur les opérations spécifiées à l'aide d'OpenAPI. Vous pouvez éventuellement télécharger la documentation de référence sous la forme d'un fichier de spécification OpenAPI (OAS) en JSON (.json) ou YAML (.yaml). 

Nous serons ravis de répondre aux questions sur les options d’intégration. Si vous souhaitez une assistance plus concrète, contactez votre chargé de clientèle pour que notre équipe de consultants vous aide à construire quelque chose.

Si vous bénéficiez d'un plan d'essai, vous pouvez contacter le service d'assistance pour demander un accès.

Si vous êtes un administrateur de ressourcement et que vous ne voyez pas le jeton dans l'onglet Developer API, contactez le propriétaire de votre compte. Le propriétaire du compte contrôle l'accès au jeton.

Les abonnements aux calendriers sont synchronisés de façon unilatérale, de Resource Management vers votre calendrier. Les modifications que vous apportez à votre calendrier ne seront pas répercutées dans Resource Management.

L’URL d’abonnement remplit automatiquement le calendrier avec vos affectations à partir de sept jours en arrière jusqu’à trente jours dans le futur.

Les affectations s’affichent dans votre calendrier sous forme d’événements privés, qui durent toute la journée et ne bloquent pas de temps sur votre calendrier. Les événements du calendrier comprennent les informations suivantes provenant de Resource Management :

• Nom du projet
• Nom de la phase
• Nom de l’affectation (élément de travail)
• Dates d’affectation
• Nom du client
• Allocation
• Description de l’affectation
• Nombre de sous-tâches d’affectation (terminées, restantes et totales)

Activer les abonnements au calendrier

REMARQUE : vous devez être administrateur Resource Management pour activer les abonnements au calendrier.

1. Sélectionnez le bouton Paramètres dans le coin supérieur droit.

2. Sélectionnez Paramètres du compte dans la liste déroulante.

3. Faites défiler jusqu’au bas de la page Paramètres du compte pour trouver l’option permettant d’activer ou de désactiver les abonnements au calendrier. 

Une fois qu’un administrateur Resource Management a activé les abonnements au calendrier pour le compte, les membres de l’équipe peuvent activer les abonnements au calendrier individuellement.

1. Sélectionnez le bouton Paramètres dans le coin supérieur droit.

2. Sélectionnez Mes préférences dans la liste déroulante. 

3. Cliquez sur le bouton Activer pour générer une URL d’abonnement au calendrier.

Les membres de l’équipe peuvent utiliser cette URL pour synchroniser automatiquement leurs affectations Resource Management avec leurs solutions de calendrier, tels que Google Agenda, Outlook.com ou Apple iCloud. L’URL est publique. Si vous partagez ce lien avec une autre personne, celle-ci peut voir vos affectations Resource Management. Si vous pensez avoir accidentellement partagé ce lien avec une personne qui ne devrait pas y avoir accès, vous pouvez facilement générer un nouveau lien en cliquant sur le bouton Réinitialiser l’URL. Si vous réinitialisez votre URL, vous devez reconnecter votre solution favorite à la nouvelle URL.

Ajout de votre abonnement à votre calendrier favori

Pour ajouter votre abonnement au calendrier Resource Management à votre calendrier personnel, copiez l’URL de votre abonnement et suivez les étapes décrites ci-dessous de votre solution de calendrier.

• Google Agenda (Remarque : l’affichage des modifications dans votre Google Agenda peut prendre jusqu’à 12 heures)
• iCloud (calendrier Apple)
• Outlook

Si vous souhaitez utiliser des données de Resource Management dans QuickBooks, vous devez d'abord créer un rapport puis l'exporter.

Cette procédure est uniquement pour un bureau PC.

Créer un rapport

Créez un rapport contenant les données que vous souhaitez exporter. Par exemple, vous pouvez créer un rapport appelé Facturation d'octobre. Personnalisez vos paramètres selon vos besoins. Vous pouvez créer et exporter des rapports sur les projets, les phases, les congés ou toute autre donnée que vous souhaitez utiliser dans QuickBooks.

1. Dans la navigation en haut, sélectionnez Rapports. 
2. En haut à droite, sélectionnez Nouveau rapport.
3. Dans le panneau de gauche, appliquez les paramètres suivants :
   • Vue : Temps et frais > Heures
   • Période : Plage de dates personnalisée
     • Date de début : 1er octobre 
     • Date de fin : 31 octobre
   • Grouper d’abord par : Projet (montre tous les projets dans cette période)
   • Grouper ensuite par : Membre de l’équipe (montre toutes les heures travaillées par toutes les personnes de votre entreprise dans cette période)
4. Sélectionnez Exécuter le rapport.

Enregistrez les rapports sur votre page personnelle ou votre page de rapports pour y accéder facilement à l’avenir. En haut à droite, sélectionnez Enregistrer et choisissez l'emplacement.

Exporter vos données

1. Avec le rapport ouvert, en haut à droite, sélectionnez Exporter > Exporter les entrées de temps pour QuickBooks. 
   Cela enregistre un fichier .IIF, le fichier spécifique à QuickBooks, contenant toutes vos données de Resource Management. 
2. Téléchargez le fichier depuis Resource Management et enregistrez-le à un endroit où vous pouvez le retrouver.

Ouvrir QuickBooks

1. Assurez-vous que vos employés avec des taux de facturation attachés sont dans QuickBooks. Cela est probablement déjà configuré si vous utilisez QuickBooks pour la comptabilité et la paie.
2. Ouvrez QuickBooks. 
3. Accédez à Fichier > Utilitaires > Importer > Importer le fichier .IIF et parcourez votre fichier .IIF enregistré.
4. Sélectionnez le projet que vous souhaitez facturer. Sélectionnez Créer une facture au bas de la page. 

Votre facture doit reprendre les taux de facturation définis dans QuickBooks et les aligner sur les heures enregistrées dans Resource Management.

Mappage des données QuickBooks

Vous n’aurez pas besoin de formater le fichier .IFF que vous téléchargez à partir de Resource Management pour l’importer dans QuickBooks. Cependant, assurez-vous que les données correspondent entre QuickBooks et Resource Management, et que vous comprenez le mappage.

L’orthographe et l’espacement de tous vos éléments doivent être exactement les mêmes dans les deux systèmes.

Les données QuickBooks sont mappées à Resource Management comme suit :

• QuickBooks : client = Resource Management : client
• QuickBooks : tâche = Resource Management : projet
• QuickBooks : employé = Resource Management : personne
• QuickBooks : élément de service ou élément = Resource Management : catégorie de tâche
• QuickBooks : remarques ou description = Resource Management : remarques
• QuickBooks : tarif = Resource Management : taux de facturation

Il existe de nombreuses solutions d'intégration. Voici une analyse des capacités, des difficultés de mise en œuvre et des coûts de chaque méthode.

Les administrateurs de ressources peuvent mettre en place des intégrations avec l'API de gestion des ressources.

Exportations

Utilisez cette option lorsque vous souhaitez extraire des données de la gestion des ressources. Exporter au format CSV pour extraire les données dans Excel ou un autre tableur.

Apprenez à exporter des données à partir de rapports.

Zapier

Zapier offre un sous-ensemble de l'API complète par le biais d'une interface pointer-cliquer facile à utiliser. L’utilisation de Zapier ne nécessite pas qu’un ingénieur en logiciels écrive un code personnalisé pour votre intégration, ce qui peut être moins coûteux et plus rapide à exécuter que l’utilisation de l’API. Zapier ne permet pas les intégrations robustes possibles avec notre API, mais il est idéal pour les actions simples entre les outils, comme la création d'un projet ou l'ajout d'un devoir.

L'application que vous essayez d'intégrer n'est peut-être pas connectée à la plateforme Zapier. Consultez le site web de Zapier avant de vous engager dans ce type d'intégration. En outre, selon votre utilisation, vous aurez peut-être besoin d’un abonnement mensuel au service Zapier.

API

Il s’agit de la solution la plus robuste, la plus flexible et la plus difficile à mettre en œuvre. Cette option offre la plus grande capacité d'intégration mais nécessite des compétences en développement web pour la mettre en œuvre efficacement.

Comparer les méthodes d’intégration

Ce tableau donne un bref aperçu et compare les capacités de chaque méthode d'intégration au site web.

• Complet : toutes les caractéristiques et fonctionnalités sont disponibles
• Partiel : Offre un sous-ensemble de fonctionnalités complètes. Voir la documentation complète pour plus de détails.
• En lecture seule : Ne peut que consulter les enregistrements