Feuille d’archivage

La Feuille d’archivage est essentielle pour une gestion et un stockage efficaces des données. Il est essentiel de maintenir un espace de travail organisé pour s’assurer que les données terminées ou historiques gardent vos feuilles actives nettes. Cette approche améliore les performances et la convivialité de vos projets en cours et préserve des enregistrements historiques précieux qui peuvent être essentiels pour l’analyse, les audits ou le XXX futurs.

La création d’une Feuille d’archivage dédiée vous permet de stocker et d’organiser systématiquement les données qui ne sont plus activement nécessaires, mais qui ont toujours de la valeur. En nommant la feuille de manière appropriée, par exemple Archive de projet ou Données historiques, vous créez un référentiel clair et ciblé pour ces informations.

Il est essentiel d’organiser la façon dont les données sont transférées vers la Feuille d’archivage. Cette étape permet d’éviter l’encombrement de vos feuilles actives et garantit que les données historiques sont stockées systématiquement. L’établissement d’une méthode de transfert, que ce soit manuellement ou par l’automatisation, garantit que les données sont déplacées efficacement et avec précision. De plus, la configuration de filtres et de vues dans la Feuille d’archivage aide à organiser les données, ce qui facilite la recherche et la récupération des informations selon les besoins.

La mise en œuvre de pratiques d’archivage régulières évite que vos feuilles actives ne soient surchargées et garantit que les données sont gérées efficacement. L’établissement d’un calendrier de routine pour l’archivage, par exemple mensuel ou trimestriel, permet d’organiser et de tenir à jour votre espace de travail.

Pour automatiser le processus d’archivage en Smartsheet, procédez comme suit :

1. Configurer votre Feuille d’archivage

• Créer une Feuille d’archivage :
  • Accédez à votre espace de travail et cliquez sur XXX > Feuille .
  • Nommez la feuille de manière appropriée (par exemple, Archives de projet ou Données historiques).
  • Configurez des colonnes dans la Feuille d’archivage qui correspondent aux colonnes de vos feuilles actives afin d’assurer la cohérence.

2. Définir les critères d’archivage

• La détermination des critères de sélection
  • Décidez des conditions qui déclencheront l’archivage des données (par exemple, les tâches marquées comme terminées, les dates de fin du projet, etc.).
• Configurer les Colonnes pour le statut :
  • Assurez-vous que votre feuille active comporte une colonne (par exemple, un XXX ou une liste déroulante) qui suit le statut ou l’achèvement des tâches.

3. Créer un flux de travail automatisé

• Automatisation
  • Dans votre feuille active, accédez à Automatisation > Créer un Flux de travail .
• Définir le déclencheur :
  • Choisissez un déclencheur pour l’automatisation (par exemple, lorsqu’une ligne est modifiée ou lorsqu’une valeur spécifique est saisie dans une colonne).
• Définir les conditions :
  • Ajoutez des conditions pour filtrer les lignes en fonction de vos critères d’archivage (par exemple, archivez uniquement les lignes dont le statut est « Terminé »).
• Définir l’action :
  • Choisissez l’action Déplacer la ligne ou Copier la ligne et sélectionnez votre Feuille d’archivage comme destination.
  • Configurez l’action pour vous assurer que les données sont transférées avec précision.

4. Configurer le transfert de données

• établir la correspondance entre les colonnes
  • Assurez-vous que les colonnes de votre Feuille d’archivage correspondent à celles de la feuille active afin d’éviter les incohérences de données.
• Vérifier l’exactitude des données :
  • Vérifiez que les données transférées correspondent aux données sources et conservent leur intégrité.

5. Configurer l’archivage régulier

• Automatisation du planning :
  • Configurez un planning pour que le flux de travail d’automatisation s’exécute périodiquement (par exemple, tous les jours ou toutes les semaines) si vous souhaitez archiver automatiquement les données en fonction des intervalles de temps.
• AUTOMATISATION DES TESTS
  • Exécutez des tests pour confirmer que l’automatisation fonctionne comme prévu et que les données sont correctement archivées.

En suivant ces étapes, vous établirez une approche systématique et automatisée de l’archivage des données, améliorant ainsi vos pratiques globales de gestion des données.