Feuille d'archive

La feuille d'archive est essentielle pour gérer et stocker les données efficacement. Un espace de travail organisé vous aide à :

• Garder vos feuilles actives propres en séparant les données complètes ou historiques.
• Maintenir la performance de vos projets en cours.
• Préserver des dossiers historiques précieux qui peuvent être nécessaires pour une analyse future, des audits ou la conformité.

Comment créer une feuille d'archive

Avant de créer votre feuille, décidez d'une méthode de transfert, qu'elle soit manuelle ou automatisée. De plus, envisagez de configurer des filtres et des vues dans la feuille pour aider à organiser les données, facilitant ainsi la recherche et la récupération des informations au besoin.

Pour automatiser le processus d'archivage dans Smartsheet, suivez ces étapes :

1. Configurez la feuille d'archive

• Allez dans votre espace de travail et ajoutez une nouvelle feuille. Apprenez comment dans Créer ou renommer une feuille ou un autre élément Smartsheet.
• Nommez votre feuille d'archive de manière appropriée, comme Archive de projet ou Données historiques.
• Configurez des colonnes qui correspondent aux colonnes de vos feuilles actives pour garantir la cohérence.

2. Définissez les critères d'archivage

• Identifiez les conditions qui déclenchent l'archivage des données, telles que les tâches complètes ou les dates de fin de projet.
• Assurez-vous que votre feuille active a une colonne (case à cocher ou liste déroulante) qui suit le statut ou l'achèvement des tâches.

3. Créer des flux de travail automatisés

1. Dans votre feuille active, allez à Automatisations > Créer à partir de zéro.
2. Choisissez un déclencheur pour l'automatisation ; cela définit quand votre flux de travail s'exécute.
3. Ajoutez des conditions pour filtrer les lignes en fonction de vos critères d'archivage, comme n'archiver que les lignes avec le statut Terminé.
4. Choisissez l'action de Déplacer des lignes ou Copier des lignes et sélectionnez votre feuille d'archive comme destination.

En savoir plus dans l'article Automatiser les processus avec des flux de travail.

4. Configurer le transfert de données

• Assurez-vous que les colonnes de votre feuille d'archive s'alignent avec celles de la feuille active pour éviter les incohérences de données.
• Assurez-vous que les données transférées correspondent aux données originales et ont maintenu leur intégrité.

5. Définir un calendrier

• Mettez en place un calendrier de routine pour l'archivage, comme mensuel ou trimestriel. Cela garde votre espace de travail organisé et à jour.
• Effectuez des tests pour vous assurer que l'automatisation fonctionne correctement et que les données sont correctement archivées.

En suivant ces étapes, vous pouvez établir une approche systématique et automatisée pour l'archivage des données, améliorant ainsi vos pratiques de gestion des données.