Ressources non gérées

Les administrateurs Resource Management peuvent modifier les licences utilisateur dans leur compte. 

Les ressources non gérées sont des comptes d’utilisateurs créés pour les utilisateurs auxquels le travail est attribué via la fonctionnalité Smartsheet Suivi de la charge de travail et qui n’ont pas encore de compte Resource Management. Ces comptes sont gratuits et sont créés pour : 

1. le créateur de la feuille de plan de projet ;
2. les utilisateurs Smartsheet qui se voient attribuer du travail dans la feuille ;
3. Les utilisateurs sous licence avec lesquels la feuille est partagée au niveau Éditeur ou supérieur lorsqu’ils ouvrent le panneau Resource Management.

Capacités des ressources non gérées dans Resource Management

Profils des ressources non gérées

Les ressources non gérées ne peuvent pas se connecter à Resource Management. Elles ont des profils que les utilisateurs sous licence complète peuvent voir. Leur profil contient les éléments suivants :

• L’onglet Aujourd’hui
• Leurs coordonnées
• Tout travail qui leur est attribué via la fonctionnalité Suivi de la charge de travail.

Les ressources non gérées sont répertoriées dans le portefeuille des personnes. Les affectations des ressources non gérées apparaissent dans le planning des personnes. Les ressources non gérées ne peuvent pas suivre le temps et approuver le temps et les dépenses, ne s’affichent pas dans la vue des capacités ou les rapports, et ne peuvent pas se voir attribuer une compétence, une discipline, un taux de facturation, etc. Mettez à niveau la ressource non gérée vers un utilisateur sous licence afin d’utiliser toutes les capacités de Resource Management. 

Projets dont des ressources non gérées sont propriétaires

Les projets appartenant à des ressources non gérées apparaissent dans le portefeuille de projets et le planning de projet. Vous pouvez voir le nom, le type (toujours Confirmé) et les dates de début et de fin du projet. Tous les autres champs sont vides. Les utilisateurs sous licence disposant des autorisations applicables peuvent modifier les paramètres d’un projet. Vous pouvez utiliser des filtres, mais uniquement avec le nom, le type et les dates de début et de fin, ou tout autre paramètre de projet ajouté par un utilisateur sous licence. Vous ne pouvez pas appliquer de modifications en masse à des projets appartenant à des ressources non gérées. 

Mettre à niveau une ressource non gérée

La mise à niveau d’une ressource non gérée vers un utilisateur sous licence est bénéfique, car l’utilisateur peut se connecter à Resource Management et utiliser les capacités disponibles en fonction de son autorisation de partage. Les utilisateurs sous licence peuvent :

• suivre et approuver le temps et les dépenses ;
• apparaître dans la vue des capacités ;
• être inclus dans les résultats des rapports ;
• avoir des rôles, des disciplines et des compétences.

Il existe deux façons de mettre à niveau le compte d’une ressource non gérée. 

Option 1 : 

1. Accédez à Paramètres > Paramètres du compte.
2. Sélectionnez Personnes.

3. Dans la section Ressource non gérée, sélectionnez Changer en géré ou Convertir en utilisateur sous licence. 

   Si une ressource non gérée est mise à niveau vers une ressource gérée, elle ne peut pas accéder à la carte des priorités et le planning de la charge de travail.

Option 2 :

1. Accédez au profil de la ressource non gérée que vous souhaitez mettre à niveau.
2. Sélectionnez Modifier le profil.

3. Modifiez les champs réservés aux utilisateurs sous licence et aux ressources gérées. Vous pouvez modifier le taux de facturation, l’utilisation, les approbations, la discipline, le rôle, etc.

   Une bannière apparaîtra lors de l’enregistrement de vos modifications pour vous informer que la ressource non gérée sera mise à niveau vers un utilisateur sous licence. 

4. Enregistrez vos modifications. 

Rétrograder une ressource non gérée

Si vous devez rétrograder un utilisateur en ressource non gérée :

1. Accédez à Paramètres > Paramètres du compte.
2. Sélectionnez Personnes.
3. Dans la section Utilisateur sous licence, sélectionnez Changer en géré ou Changer en Non gérée. 

Ses informations de profil avancées restent enregistrées dans Resource Management au cas où vous souhaiteriez effectuer une mise à niveau, mais elles ne seront pas appliquées à son profil. Une fois que vous rétrogradez un utilisateur en ressource non gérée, vous ne pourrez plus :

• suivre ou approuver le temps et les dépenses ; 
• filtrer par rôle/discipline/compétence ;
• calculer les capacités de l’utilisateur ;
• voir l’utilisateur dans les rapports.