Les données Brandfolder Insights dans l'intégration Smartsheet permettent aux utilisateurs de manipuler et partager ces données à l'aide d'outils Smartsheet, tels que des rapports et des tableaux de bord.
USM Content
Pour utiliser cette intégration, les utilisateurs doivent activer Insights sur leurs comptes Brandfolder et Smartsheet.
Configurer l’intégration
- Accédez à Salut, *votre nom* dans le coin supérieur droit. Sélectionnez Mon profil.
- Sélectionnez l'onglet Intégrations sur le côté gauche.
- Sélectionnez Se connecter à Smartsheet dans la zone Connecteur de données Smartsheet Insights.
- Un nouveau modal apparaît. Sélectionnez Autoriser afin que Brandfolder puisse accéder à votre compte Smartsheet.
- Sélectionnez un espace de travail Smartsheet dans la liste déroulante pour vous connecter à votre compte Brandfolder. Sélectionnez Connect.
Lorsque la connexion est réussie, un écran apparaît indiquant que vous êtes connecté à Smartsheet
Une fois que vous avez connecté les deux plates-formes, un tableau apparaît et comprend le nom du dossier Brandfolder, l'état de synchronisation des données de chaque dossier Brandfolder, un menu à trois points qui contient les options de réinitialisation des feuilles de données et une bascule de données de synchronisation.
Si la synchronisation est activée, Brandfolder envoie immédiatement les données Insights à Smartsheet. À partir de là, il se met à jour une fois par jour à 5h00 HNR. Si une synchronisation échoue, une notification apparaît dans l'interface utilisateur.
Si quelqu'un ne peut pas accéder à des dossiers de marque spécifiques dans une organisation, il n'est pas répertorié dans le panneau d'intégrations.
Naviguer dans l'intégration à Smartsheet
Après avoir activé la synchronisation des données dans Brandfolder, un dossier nommé Brandfolder Integrations Folder s'affiche dans l'espace de travail Smartsheet que vous avez sélectionné.
Ce dossier contient deux feuilles: une pour les ressources supérieures du Brandfolder et l'autre pour les utilisateurs supérieurs.
Dans la feuille de patrimoine supérieure, vous voyez les données les plus récentes disponibles pour la journée.
Les colonnes de la feuille de patrimoine supérieure comprennent:
- Nom
- Vues
- Partages
- Téléchargements
- Asset link
Sélectionnez l'icône trombone dans chaque rangée pour ouvrir la zone des pièces jointes et afficher un CDN et une URL d'actif. La sélection de celles-ci ouvre l'image dans Brandfolder.
La feuille utilisateur supérieure comprend les éléments suivants :
- Prénom
- Nom
- Lieu
- Vues
- Partages
- Téléchargements
Manipuler des feuilles
Pour une expérience optimale, traitez les feuilles générées comme en lecture seule. Créez un rapport Smartsheet et sélectionnez la feuille d'informations comme feuille source ou feuille dérivée afin que les utilisateurs puissent sélectionner les colonnes à afficher, ajouter une mise en forme ou ajouter des filtres sans modifier la feuille source.
Seuls les Propriétaires et les Admins des feuilles peuvent les modifier. Si quelqu'un doit modifier les feuilles générées, considérez comment la manipulation des feuilles sources impacte la synchronisation des données :
- Dossier par défaut : les utilisateurs peuvent renommer ou déplacer le dossier par défaut créé par l'intégration.
- Nom et emplacement : les utilisateurs peuvent renommer ou déplacer les feuilles créées par l'intégration. Si l'utilisateur supprime une feuille ou perd l'accès Propriétaire ou Admin, la synchronisation échoue.
- Colonnes: Les utilisateurs peuvent supprimer des colonnes d'une feuille. Les colonnes supprimées ne sont pas réajoutées à la synchronisation suivante. Les utilisateurs peuvent ajouter une mise en forme, trier, filtrer, repositionner, renommer, figer ou masquer des colonnes.
- Rangs: Les utilisateurs peuvent supprimer des lignes d'une feuille. Les lignes supprimées ne sont pas réajoutées à la synchronisation suivante. Les utilisateurs peuvent également ajouter une mise en forme, trier, filtrer, résoudre, renommer, figer ou masquer des lignes et ajouter des lignes supplémentaires à la feuille.
- Cellules : à chaque synchronisation, chaque cellule de la feuille affiche les données les plus récentes disponibles. Par conséquent, la modification des données dans une cellule écrase les informations précédentes. Les utilisateurs peuvent ajouter une mise en forme à une cellule, et elle reste intacte entre les synchronisations. Les synchronisations nocturnes ne modifient pas les cellules des lignes ou colonnes ajoutées par l'utilisateur.
- Liens lignes ou cellules : Si un utilisateur génère un lien ligne ou cellule, il n'est pas permanent. Les principaux utilisateurs et fiches de ressources incluent l'activité des 30 derniers jours. Si personne n'a accédé à une ressource au cours des 30 jours précédents ou si un utilisateur n'interagit pas avec un Brandfolder pendant 30 jours, la synchronisation suivante supprime la ligne correspondant à ces données. Lors de la suppression, les liens vers ces données deviennent invalides.
Si vous enregistrez des modifications accidentellement et que vos données deviennent méconnaissables, vous pouvez sélectionner l'option Réinitialiser les feuilles de données dans Brandfolder pour restaurer la version originale. Pour ce faire, confirmez simplement que vous essayez de créer une nouvelle feuille, et la version originale réapparaît dans votre espace de travail Smartsheet.