Intégration Workspace + Smartsheet

Dossier De Marques Espace de travail s'intègre également étroitement à Smartsheet. L'automatisation robuste de Smartsheet peut également être utilisée pour générer des notifications supplémentaires, des flux d'approbation et plus encore à partir des détails des tâches. Les utilisateurs peuvent effectuer des mises à jour et de nouvelles tâches dans Smartsheet et les tâches seront mises à jour dans Brandfolder.

Configuration de l'intégration

1. Les membres de l'équipe Workspace peuvent facilement s'authentifier et se connecter à Smartsheet depuis Brandfolder en cliquant sur Ouvert à Smartsheet qui se trouve en regard de l'onglet paramètres. 

2. Une fois authentifié, vous serez amené à la feuille que Brandfolder a créée. Cette fiche sera associée à l'espace de travail et les autres membres de l'équipe y auront accès s'ils connectent leurs comptes Smartsheet. 

Mise à jour des tâches dans Smartsheet

Après la configuration initiale, les utilisateurs peuvent mettre à jour une tâche dans Smartsheet en procédant comme suit :

1. Modifier la valeur d'une cellule et enregistrer les modifications dans Smartsheet.

2. Accédez à votre espace de travail Brandfolder pour voir les modifications reflétées. 

Les modifications seront apportées tant qu'elles sont dans un format acceptable pour la tâche Espace de travail. Les modifications rejetées rétabliront simplement la valeur de ce champ dans Smartsheet à la valeur de la tâche Espace de travail Brandfolder après quelques secondes. Si les champs obligatoires (par exemple, la section) ne sont pas remplis ou si les champs ne sont pas remplis correctement, vous devez remplir cette valeur ou modifier l'entrée pour qu'elle corresponde à une valeur acceptée. Une fois corrigées, ces lignes seront synchronisées avec Brandfolder.

Un exemple de modification incompatible serait d'entrer une valeur de texte dans la colonne de date de Smartsheet, plutôt que de choisir une date via le sélecteur de dates.

Création de nouvelles tâches dans Smartsheet

1. Remplir une nouvelle ligne dans Smartsheet, y compris les sections qui est un champ obligatoire. Si vous n'avez pas renseigné ou si vous avez mal renseigné, vous devez renseigner cette valeur ou modifier l'entrée pour qu'elle soit acceptée.

2. Une fois remplies correctement, ces lignes seront synchronisées avec Brandfolder. 

Vous pouvez rencontrer un certain délai entre la création d'une nouvelle ligne et l'affichage de cette tâche dans Brandfolder. Un bon indicateur de la réussite de la création de la tâche est lorsque la valeur du lien d'actif est renseignée dans la ligne Smartsheet. 

Mise à jour des colonnes 

Les colonnes suivantes sont incluses dans une feuille générée à partir d'un espace de travail :

• Nom : Nom de l'actif/de la tâche
• Section : champ obligatoire pré-renseigné avec les noms de section dans une liste déroulante pour choisir la section pour une tâche à exécuter
• Statut : champ pré-rempli avec des sélections déroulantes en cours, non démarré ou terminé
• Priorité : champ pré-rempli avec des sélections déroulantes de priorité élevée, moyenne ou faible
• Destinataire : champ pré-rempli avec des sélections déroulantes d'utilisateurs valides dans le dossier Brandfolder connecté. Remarque : il est possible d'ajouter des utilisateurs qui n'ont pas de compte Brandfolder, mais ils ne seront pas ajoutés en tant que destinataire dans Brandfolder
• Date d'échéance : champ avec le type de colonne comme date de sélection
• Type de fichier : ouvrir le champ de texte
• Dimensions : champ de texte ouvert
• Description : champ de texte ouvert
• Lien vers l'équipement : colonne en lecture seule qui établit un lien vers l'équipement et qui est automatiquement renseignée pour l'utilisateur après la création de la tâche.

Suppression de données

• Les tâches (ligne entière) supprimées dans Smartsheet non supprimer ou supprimer des tâches dans Brandfolder.
• Les tâches supprimées ou supprimées d'un espace de travail dans Brandfolder non supprimer la ligne correspondante (tâche) dans Smartsheet.