L'espace de travail de Brandfolder permet aux utilisateurs de créer rapidement des grilles Smartsheet pour des projets créatifs qui peuvent être regroupés dans des rapports au niveau des programmes et des portefeuilles.
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Brandfolder Espace de travail s'intègre étroitement à Smartsheet. L'automatisation robuste de Smartsheet peut générer des notifications supplémentaires, des flux d'approbation, et plus encore à partir des détails des tâches. Les utilisateurs peuvent effectuer des mises à jour et de nouvelles tâches dans Smartsheet et voir les tâches mises à jour dans Brandfolder.
Configurer l’intégration
Les membres de l'équipe Workspace peuvent facilement s'authentifier et se connecter à Smartsheet depuis Brandfolder :
- Dans l'espace de travail, sélectionnez Ouvrir dans Smartsheet à côté de l'onglet des paramètres.
- Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît, sélectionnez Autoriser.
- Sélectionnez l'espace de travail Smartsheet que vous souhaitez connecter à votre espace de travail Brandfolder.
- Sélectionnez Connecter.
Lorsque vos espaces de travail sont connectés, Connecter à Smartsheet change en Ouvrir dans Smartsheet, et le sélectionner vous amène à la feuille que Brandfolder a créée dans votre espace de travail Smartsheet. Si d'autres membres de l'équipe connectent leurs comptes Smartsheet, ils obtiennent accès à cette feuille.
Mettre à jour les tâches dans Smartsheet
Après la configuration initiale, les utilisateurs peuvent mettre à jour une tâche dans Smartsheet en procédant comme suit :
- Modifier la valeur d'une cellule et enregistrer les modifications.
- Accédez à votre espace de travail Brandfolder pour voir les modifications reflétées.
Les modifications sont effectuées tant qu'elles sont dans un format acceptable pour la tâche de l'espace de travail.
Les modifications rejetées rétablissent la valeur de ce champ dans Smartsheet à la valeur de la tâche de l'espace de travail Brandfolder après quelques secondes. Si les champs requis (par exemple, section) ne sont pas remplis ou si les champs sont remplis incorrectement, vous devez remplir cette valeur ou réviser l'entrée à une valeur acceptée. Une fois corrigées, ces lignes se synchronisent avec Brandfolder.
Un exemple de changement incompatible serait d'entrer une valeur textuelle dans la colonne de date dans Smartsheet plutôt que de choisir une date via le sélecteur de date.
Créer de nouvelles tâches dans Smartsheet
- Remplissez une nouvelle ligne dans Smartsheet, y compris les sections qui sont des champs obligatoires. Si ce n'est pas rempli ou rempli incorrectement, vous devez remplir cette valeur ou réviser l'entrée pour une valeur acceptée.
- Une fois rempli correctement, ces lignes se synchronisent avec Brandfolder.
Vous pouvez rencontrer des délais entre la création d'une nouvelle ligne et la visualisation de cette tâche dans le Brandfolder. Un bon indicateur que la tâche a été créée avec succès est lorsque la valeur du lien d'actif se remplit dans la ligne Smartsheet.
Mettre à jour les colonnes
Les colonnes suivantes sont incluses dans la feuille générée à partir d'un espace de travail :
- Nom: Nom de l'actif/tâche
- Section: champ obligatoire pré-rempli avec des noms de section dans un menu déroulant pour choisir la section dans laquelle une tâche doit se trouver
- Statut: champ pré-rempli avec des sélections déroulantes de en cours, non commencé ou terminé
- Priorité: champ pré-rempli avec des sélections déroulantes de haute, moyenne ou basse priorité
Assigné à: champ pré-rempli avec des sélections déroulantes d'utilisateurs valides dans le Brandfolder connecté.
Les utilisateurs sans compte Brandfolder peuvent être ajoutés, mais ils ne seront pas comptés comme assignés dans Brandfolder.
- Date d'échéance: champ avec type de colonne comme sélection de date
- Type de fichier: champ de texte ouvert
- Dimensions: champ de texte ouvert
- Description: champ de texte ouvert
- Lien d'actif: Une colonne en lecture seule qui lie à l'actif, automatiquement remplie pour l'utilisateur après la création de la tâche.
Supprimer les données
- Les tâches (ligne entière) supprimées dans Smartsheet ne suppriment ni ne retirent les tâches dans Brandfolder.
- Les tâches supprimées ou retirées d'un espace de travail dans Brandfolder ne suppriment pas la ligne correspondante (tâche) dans Smartsheet.